业务活动风险视角下的高校科研经费管理探析

2019-05-29吴芳芳

财经界·上旬刊 2019年4期

吴芳芳

关键词：风险高校科研经费管理

一、高校科研经费管理在业务活动中存在的风险

（一）项目立项阶段

预算编制、校内审核、上报预算、预算审核、经费下拨及到账（含配套经费）等过程贯穿整个立项阶段，在这过程中高校会存在以下风险点：（1）预算编制科学、恰当与否。预算管理是高校科研经费管理的起點，也是立项阶段的重点。一些项目负责人缺乏预算编制的经验和专业知识、能力，加上项目执行过程中的不确定性，会导致预算编制不准确。如果预算编制不严格把关，甚至较随意、虚报劳务费用等，就会在项目经费执行过程中留下一定风险隐患;（2）高校的配套经费是否做到及时、到位。通常科研项目立项审批后，高校会提供相应的配套经费，但实际上学校存在配套经费不及时不足额等情况;（3）经费没有按专门的用途使用。当科研经费审核通过下拨到高校后，会存在暂未列支经费的情况。在科研项目实施的过程中，有的学校为日常资金周转需要，会将暂未列支的科研经费挪用。当科研经费实际需要支付时，学校资金又不足，那么财务风险就很大。学校挪用科研经费弥补其他经费不足行为本身就存在风险隐患。

（二）项目实施阶段

科研项目实施阶段的经费管理过程包括：申请经费支出、费用审批、财务审核记账、资产确认等。项目实施阶段，科研经费支出发生节点增加，管理难度加大，需要格外防范风险。根据业务的发生主要存在以下风险点：

（1）审批权限和流程是否完整、科学。高校的科研经费使用审批权限一般涉及老师所在的学院或部门、科研处、资产处、财务处、校领导。高校内部是否有明确的审批权限和流程，是否都严格按照既定审批权限和流程执行，在执行过程中有无流于形式。高校现有的审批权限和流程是否完善、科学，特别是在国家“放管服”改革背景下，如何处理好“管得紧”、“流程多”挫伤科研人员的积极性不利于教师、学校的发展与“放得松”、“接不住”导致风险安全隐患间的矛盾。要想科研经费的合理合规使用，审批权限与审批流程的科学设置是前提。

（2）科研经费使用是否执行预算标准。因为前期科研立项阶段预算编制不合理，所以后期执行过程中会经常出现超支，因此会带来不同程度的项目预算调整。此时，要重点关注预算调整的风险，经费调整是否合理、给予批准的部门如何判定并执行预算调整。

（3）是否存在套取经费、虚列支出。它的表现形式五花八门，例如虚构名单虚列劳务费、咨询费支出、虚假采购业务、多列会议费、差旅费等支出、假发票等。科研劳务费是发给参与课题研究人员的科研费用。如果内部控制执行不严，虚构人员、套取经费的情况就会发生。在科研项目实施过程中，财务管理人员对各类经费支出的审核入账，最多仅限于发票的真实性与合理性。科研实质业务的发生财务人员无从考证，也不属于财务人员管理的范畴。因此，虚列支出与否是项目实施阶段风险管理的重点内容。

（4）科研经费报销入账内容是否与项目相关。非课题组成员的支出、与课题无关的私人交通、器材支出等通过项目来报销，造成科研经费的流失。这也是项目实施阶段很容易出现的漏洞之处。

（5）科研固定资产、耗材的管理。固定资产购置是否符合资产配置标准或纳入预算;固定资产购置程序是否合规、纳入政府采购的是否按程序执行;验收程序是否规范;是否入账，形成账外资产。高校科研用的耗材，一方面，占科研经费的支出越来越大;另一方面，它不属于固定资产，它的采购和验收过程一般不经过学校资产管理部门管控，资产管理部门也无力承担大量的科研耗材验收工作。这些因素使得高校对科研的耗材管理风险加大，采购化整为零、虚编清单的情况就会发生，没有相关耗材出入库的管理，管理混乱，都会留下风险隐患。

（6）与外协单位间的经费往来。与其他单位相互协作完成的项目，科研经费的划转是否按照合作协议的规定执行，如果没有明确的协议条款，就会存在随意性。横向课题利用学校资源对外提供收入，是否通过学校账户进出，遵守相关规定进行财务收支，需要重点关注，以免出现违规行为。

（三）项目结题验收阶段

科研项目结题验收阶段包含经费决算、项目验收、项目结题、项目结账以及后续的绩效评价、成果转化等。这一阶段的风险管理如下：

（1）是否突击使用科研经费。很多项目在结题期末仍然剩余大量余额，要么是因为科研人员在执行的过程中出现了与期初预算偏离的情况，要么根本就没有执行预算。此时，就会出现编制各种名目、集中报销，各种突击花钱的现象。

（2）决算编制合理与否。科研项目的决算报告如果没有执行上级要求编制，就会影响结题验收。在项目结题时，须重点审查科研经费的决算，是否与期初经费预算相符，项目过程中间如有预算调整，是否做到有合理规范的调整手续;财务决算报表是否做到与经费实际支出一致。

（3）课题结题后结余资金的使用管理是否规范。科研项目结题后，一些课题经费却没有结清，结余资金一般会留学校继续使用，但在实际执行过程中，结账手续一拖再拖，往往出现“结题不结账”现象。一些高校对结余资金管理不够重视，也没有按科研经费相应管理办法收回，对结余经费缺乏监管，导致资金使用不善，或挪作他用或长期闲置挂账。

（4）科研项目绩效评价是否缺位。高校需要设置和开展科研项目的绩效评价工作，项目结题以后，审查科研经费的使用效率，考核科研项目所形成的科研成果带来的社会效益。一些高校没有建立科学完善的绩效评价体系，也没有严格按相应的规定进行考核，因此，无法对成绩突出人员进行奖励、违规人员进行惩罚。

二、加强业务活动风险防范的具体措施

（一）科研立项阶段

（1）建立专门的科研经费预算审批小组。其成员应该包括三类人员：科研管理人员、资深科研工作者、财务管理人员。科研项目申请人按其申请立项的实际需求出发，根据申报指南编制项目预算。科研管理人员、资深科研工作者根据国家法律法规，结合历年科研项目的申报情况;财务管理人员从其财务的视角，利用专业优势和科研项目资金管理的经验，对科研项目经费预算的合理合规性进行审查。预算审批小组对经费预算编制拥有否决权，对通过的项目进行全过程预算执行检查。建立预算审批小组，通过三类人员对项目预算的信息交流，既能加强预算控制的意识，又能保证项目编制的科学性，从源头上减少科研项目执行过程中预算调整的可能性。

（2）建立科研项目配套资金的补偿与拨付制度。为鼓励高校教师科研工作的积极性，高校需要制订相关明确的科研经费管理办法、设立奖励措施，从而建立科研项目学校配套资金的补偿与拨付制度。

（3）完善科研信息系统、增加信息透明度。由于高校的科研项目繁多，经费管理难度加大，为保证科研项目经费专款专用，统筹规划好资金，需要整合现有的科研、财务、资产信息管理系统，完善系统功能，打破各部门的“信息孤岛”，实现从申报、拨款、报账、验收等科研项目的过程信息化管理，项目相关人员能够及时了解项目信息，做好资金规划。

（二）项目实施阶段

（1）完善科研经费管理的审批制度、健全部门岗位责任制。高校需要建立一套由学校统一领导，各部门各负其责各司其职的科研管理工作机制。明确科研项目实施、经费支出的审批程序;建立科研经费管理责任制，明确科研、资产、财务等部门的相关职责和内容，进一步明确、细分部门之间信息传递环节。例如，科研拨款的流程管理，从拨款制单到经费下达的每个环节流程都要分工明确，避免服务效率低下。在科研经费规模大、科研项目多、科研管理任务重的高校，可以根据实际情况，在科研部门、财务部门尝试进行服务外包。各部门要负责做好各自负责起草发布的制度文件的宣传、解释、落实工作。各级审批人负责项目经费支出的可行性、真实性，把好签字关。

（2）加强预算管理执行力。高校应当强化科研预算的刚性和约束力，科研项目立项后，财务部门根据科研计划书中的项目预算，通过财务系统进行各项额度控制，无法超支，做到严格执行预算标准。项目负责人可以通过信息平台及时掌握项目各项经费支出的具体数额，合理安排科研资金支出。科研管理部门要及时监督预算的执行情况，督促项目负责人合理统筹安排资金。专门的科研经费预算审批小组对项目进行全过程预算执行检查，确实需要调整的，必须要有完整的预算调整手续。

（3）优化控制措施，加强监管。利用信息系统，加强发票真假验证、大额发票防重认证;实行公务卡结算，减少或避免现金结算;通过实行合同归口管理，规范条款，从而减少或控制虚列支出风险的发生。劳务费等人员发放通过银行卡，打入每个发放名单的账户;严格执行相关差旅费、会议费等国家、学校文件制度，实行事前审批、公务卡结算等制度，防止各种超标现象。内部审计等监管人员加强对各类原始凭证单据的内容相关性审查。项目负责人要严格制定合作协议，与合作单位明确往来的内容以及相应权限、责任，高校内部监管人员要审查他们的关联交易。

（4）放管结合，加强资产管理。《中华人民共和国政府采购法实施条例》的发布，规范了行政资金的采购，高校采购属于“政府采购法”规范的内容，科研采购也同样被要求遵守政府采购法的规定。但事实上，科研项目的采购有其及时性、高标准性、不确定性的特殊之处，会与政府采购产生一定的矛盾。政府采购预算指标要在上一年上报，以备下一年采购，但一些科研项目在预算周期内无法确定最终是否立项，造成无法在年底前上报政府采购预算进而影响第二年的采购，最终会推迟、耽误科研的实施进程。因此，建议国家在科研物资采购方面采取“抓大放小，放管结合”，超过一定金额的大额采购执行政府采购，小于一定金额的由科研人员自行采购，重点在“放”上。高校需要健全资产管理制度，促使“放”的落实，事中事后监管要跟上。执行政府采购的，严格按照相关规定做好采购、验收、入账工作。科研耗材的管理，条件成熟的高校可以上线耗材采购信息系统，将学校科研所需的常用耗材的优质供应商纳入采购信息系统，同时连接财务系统端口，有经费预算余额的才可以购买，做到事前预算控制，事后统一定期与供应商结算。科研项目用的试剂、材料等存货，项目组需要做好出入库登记，资产管理部门不定期核查。

（三）项目结题验收阶段

一是加强经费决算控制。科研管理部门、财务部门要对项目负责人最终编制完成的决算报告加强审核，确保决算正确完整;二是加强科研审计工作。内部审计要重点关注突击的大批量经费支出，找出问题并及时要求整改;项目决算有无按预算执行，预算调整的是否有合理明确的调整审批手续;三是要完善科研项目结余资金管理办法，明确其使用的年限和使用的方向，从而切实提高结余资金使用的安全性、效益性;四是建立科研经费绩效考核制度。结题后要对项目经费使用结果开展绩效评价工作，科学合理设置衡量经费使用效率的指标，如论文成果、知识产权等;五是要建立健全科研经费信息公开制度。在高校内部公开项目结构，预算的批复、调整，经费支出、外拨，以及审计、绩效考核结果等科研相关事项，增加信息透明度。