用友ERP-U8 应用拓展——基于与五星级酒店住宿业务的结合

何灵芝，杨瑞，李汶静

（西南石油大学，四川 南充637000）

1 引言

ERP-U8 系统是ERP 下针对企业财务分析和管理的专业性决策平台，其优势主要在于财务处理较为全面，工作效率高，在降低企业人工成本的同时提高了工作的规范化程度[1]。我国对ERP-U8 系统的研究大致从2000 年开始，而在西方国家，可追溯至20 世纪七八十年代。结合对相关文献的研究，不难发现对用友系统的研究主要着眼于企业管理水平和将它与其他财务工具进行对比等方面，又或者是对它在本科教育中所起的作用进行分析。

本项目充分考虑了财务管理专业和酒店管理专业的学科特点，将用友ERP-U8 软件与星级酒店住宿业务结合，探索其潜在的对应关系。通过对南充市几所准五星酒店的调研，发现他们的住宿业务管理系统与财务处理系统大多是分离的，即对同一业务要做两次处理，极大地增加了人工成本和财务负担。本文将基于此问题并结合酒店住宿业务对用友ERP-U8系统做出初步结合与设计。

2 用友ERP-U8 与酒店业务的结合

2.1 ERP-U8 功能介绍

用友ERP-U8 是企业资源计划（ERP）下针对企业财务分析和管理的专业性规范软件，主要包括财务子系统和供应链系统[2]，本文基于酒店住房管理系统的性质和功能需要，主要采用供应链系统下的采购管理系统、库存管理系统和销售管理系统。

采购管理系统对采购业务进行管理和控制，包含请购、订单管理、发票管理和结算等功能，除了普通的采购业务外，还可以处理委托代销、库存转储等特殊采购业务。

库存管理系统分为入库（采购、生产和其他）和出库（材料、销售和其他）两个方面。需注意的是，它与存货核算系统有本质上的区别，库存系统主要依据采购订单、销售订单和出入库单对物流信息进行管理和记录，而存货核算系统主要是计算存货成本和控制企业现金流。

销售管理系统管理企业的各项销售业务，包括销售订货、发货、发票管理等[3]。该系统不仅能处理普通销售业务，还能处理特殊销售业务，例如委托代销、折价销售和销售退回。

2.2 当前酒店住宿业务系统的分析

酒店住宿业务系统主要是依托现代计算机技术，提高客房质量和经济效益的管理平台。其本质任务是要使客房服务在更加流程化的同时又与时俱进，愈加贴近消费者与酒店工作人员的需求。因此，研究酒店住宿业务系统应首先明确酒店的客房管理流程。

2.2.1 酒店客房服务流程分析

酒店的客房服务主要涉及预定、入住登记、退房等。当然，现阶段的酒店住宿业务系统大多还包含了个性化信息。以下是酒店发生住宿需求时的基本流程，主要涉及客户、前台人员、楼层管理人员和财务人员：客户需要入住时，前台在呼叫楼层主管核实房态后填写客户信息并办理登记；客户有退房需求时，前台在再次向楼层管理人员确认客户的消费信息和核实客房物品后为其办理退房并将相关财务信息传递给财务，财务人员依据接收的信息做账务处理，统计客房经营状况[4]。

从以上流程中不难看出在涉及的职务人员中，前台和楼层主管是住宿业务系统的主要参与者。前台工作人员需要从住宿业务系统中得到信息，并对信息进行更改与添加。而客房主管则需要通过住宿业务系统查看主营业务收入与主体经营情况[5]。

2.2.2 住宿业务与住宿业务系统的联系

了解了酒店的住宿业务主要流程与涉及部门以后，能更加明确酒店的真实业务与业务系统之间的联系，如下：前台在向楼层管理人员确认好房态之后进入住宿业务系统录入客户信息，此时系统会自动显示客户所属分类；办理退房时，再次进入住宿业务系统登记退房信息。同时，财务人员通过系统接收财务信息并进行账务处理，客房部人员核实客房消费反馈给系统。同时，大多数酒店住宿业务系统都带有个性化信息，星级酒店也应将自己掌握的客户信息与特殊需求输入到系统中。

因此，在研究与开发客房住宿业务系统时，应包括客户信息、入住时间、入住天数、预定信息、房态盘点、客户消费等模块。

3 ERP-U8 系统与酒店住宿业务系统的对应关系

通过对用友系统的探索，我们将供应链系统的部分功能与酒店住宿管理系统的基础功能进行对比并找出对应关系，以此对ERP-U8 系统做出关于酒店住宿业务系统的基础改进。实验相关数据如下：

账套号（酒店名称）：111

在系统管理模块中执行“权限/用户”命令，进行酒店管理人员工作岗位设置：前台11、大堂经理12、财务人员13、楼层管理人员14。

在企业应用平台基础设置中，执行“基础档案/存货档案”命令，进行客房基础设置：

?

在库存管理“期初结存”中做产品设置，进行酒店客房可用量与现存量查询。

星级酒店的服务对象除了一般散客还有长期的VIP 客户，所以我们需要在用友系统中对客户档案进行设置。在“基础设置”选项卡中，执行“基础档案/客商信息/客户档案”，进行客户分类：

?

一项完整的住宿业务包括空房、入住、清理这三个基本环节，所以需要在“基础档案/存货分类”中设置客房状态和各类房间单价，具体流程如下：产品入库单（空房）→产品出库单（已入住）→采购单（维修打扫）。

4 结语

将电子系统应用到星级酒店住宿业务中是提高服务效率的一种常见现象，本开放实验通过对酒店住宿业务和用友系统的深入了解，得到了ERP-U8 供销存系统与酒店住宿业务的对应关系。不仅提高了酒店管理与财务管理两大专业的联系，也创新了用友ERP-U8 的服务对象和产品市场。虽然现在ERP-U8 与星级酒店住宿业务的结合正处于一个初期设计阶段，还需要专业技术人员对其进行调试和改善，但这也的确是ERP-U8 的一个跨行业新研究点，一旦对软件进行了便捷通道加速，则可大幅节约酒店的运营成本，并为用友系统带来新的经济增长点。