关于文书立卷的批判性研究

2019-05-24王子鹏潘虹

档案管理 2019年3期

王子鹏潘虹

摘要：立卷改革是档案学的经典问题。持“卷”论者立论的出发点，即认为“卷”是保持文件之间有机联系的唯一方式，文书部门立卷为实现途径。对此，本文持反向观点。在理论层面，从档案学理论发展历程、中国档案学特色视角与之商榷；在实践层面，认为档案学学科属性与文书立卷相斥，传统立卷或继承立卷思想皆不符合档案实践需求。

关键词：立卷；归档；文件；文书档案

Abstracts：The reform of the filing is a classic issue of archival science. The starting point of the "volume" argument is that the "volume" is the only way to maintain the organic connection between documents， and the clerical department is the way to achieve it. In this regard， this article holds a reverse view. On the theoretical level， from the perspective of the development of archival theory and the perspective of Chinese archival characteristics， on the practical level， it is considered that the attributes of archival science and the criticism of the documents are irrelevant， and the traditional or the concept of inheritance is not in line with the requirements of archives practice.

Keywords： Filing； Archiving； File； Administrative Archives

1 引言

档案学的每一种答案都难以具备可通约性，前人的成果往往不能被后人全部吸收或抛弃，余数部分又构成其独特意义[1]，立卷改革问题如是。《归档文件整理规则》（ DA/T 22-2000，以下简称“旧规则”）自2001年1月实施后，我国档案管理在实践层面进入“件”时代，但理论层面关于立卷改革问题一直难以达成共识。持“卷”论者认为“立卷是贯彻、实践‘遵循文件形成规律，保持文件之间的联系，便于保管和利用的档案整理原则的组织形式和具体措施”[2]，而“件”割断了文件之间有机的历史联系，“立卷的总体效果是利大于弊”[3]；进而认为“以件代卷的挑战正在转化为促进案卷理论发展的一次难得的机遇[4]”“案卷理论一定会在新的档案实践中更加充实、完善、发射出理论的光辉”[5]。

2015年10月，国家档案局发布新版《归档文件整理规则》（ DA/T 22-2015，以下简称“新规则”），本着“简化整理、深化检索”的精神[6]，进一步强化“件”在归档文件整理中的核心地位。新规则发布后，学术界再起立卷改革探讨，持“卷”论者不再发表完全对立的观点，而是在肯定现有归档文件整理规则的基础上，提出继承立卷思想以保持文件之间的有机联系[7]。在理论层面，提出“归档文件整理的简化应以保持文件之间的有机联系、坚持文书部门立卷制度为前提……立卷思想应该在以按件整理为主流方法的归档文件整理工作中继续延续，其具体措施是将文书部门立卷归档制度的各项具体工作制度化、流程化，并强化文书学在归档工作中的理论指导作用”[8]；在实践层面，认为“卷”改“件”之后的确存在不足，需要档案界积极寻找解决和规避问题的办法[9]。

梳理持“卷”论者的观点，核心不外乎两点：保持文件之间的有机联系，是文书立卷的理论依据；文书部门立卷归档制度，是文书立卷的实践手段。“保持文件之间的有机联系”是档案学无需争辩的基本共识，新规则明确指出，“归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”，即认为按“件”整理与“保持文件之间的有机联系”并非矛盾。可见，持论双方的核心矛盾为：文书立卷（或继承立卷思想）是否保持文件之间有机联系的唯一方法？

2 研究的前提和基础

2.1 厘清“卷”“件”本质区别：全宗内是否结合事由原则。所谓档案案卷，是指“一组经过分门别类、系统整理之后，具有内在联系的文件材料，它反映一项工作、一个问题、一桩案件的处理过程（或全部或部分）”[10]。与之相对，新规则明确将“件”作为“归档文件的整理单位”，且“归档文件一般以每份文件为一件”。不难看出，“卷”和“件”的根本差别，在于全宗内整理归档文件是否结合事由原则。以实体分类法为例，全宗内的第一类目根据事由原则划分（如党群、行政等），最后的整理单元“卷”亦遵循事由原则。而按“件”整理的方式，文件主要按照时间顺序排列，几乎不体现事由原则。新规则规定“来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件”，可见即使是联系最紧密的一件事情，也鼓励独立成件，不鼓励按事由原则组合成一件。

2.2 明确立卷改革的对象：无涉科技、专门档案。旧规则的适用范围是“本标准规定了归档文件整理的原则和方法”，而将“归档文件”定義为“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。新规则的适用范围是“本规则规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则与方法”，而“其他门类档案可以参考执行”，意味着也可以不参照执行。所以，立卷改革自始至终的对象都是文书档案，无涉科技、专门档案。科技、专门档案是否按“件”整理的问题值得深入研究，但却是另一议题。持“卷”论者用科技、专门档案的实例来佐证文书立卷的合理性，是不合逻辑的。

2.3 搁置部分争议：无关紧要议题

2.3.1 立卷改革是否“为了简化而简化”。持“卷”论者认为文书立卷是最佳的档案整理方法，改革的主因是立卷技术要求高、操作困难，主要体现在“案卷标题难写、排序和装订困难”等方面。持“件”论者通常在肯定文书立卷价值的基础上，认为简化工作利大于弊[11]。事实上“简化”只是表象，核心在于文书立卷是否保持文件之间有机联系的唯一方式？如果是，无论多么复杂都应该坚持并且强化。

2.3.2 计算机是否改革的主因。随着计算机的出现，人类进入二进制数字时代，载体和信息可分离的电子文件，成为档案工作的管理对象，而信息系统成为管理电子文件的主要手段。在此背景下，文书立卷是否还有必要，成为双方争论焦点。从本质上说，档案无论是什么形态都属于档案工作的核心，而计算机则属于工具，可以根据档案管理的需要开发出各类程序。所以，如果文书立卷是保持文件之间有机联系的唯一方式，计算机就应该适应文书立卷需要。

2.3.3 文书立卷是否我国独有。关于文书立卷的独特性问题，在横向上争论聚焦于国外是否立卷。目前，国外的“卷夹”“文件组合”等档案整理单位，究竟等同于“卷”，还是等同于由“件”组成的“盒”，尚无权威定论。在纵向上的争论聚焦于立卷是否在我国自古有之、一脉相承，亦无定论。无论文书立卷是否我国独有，都不足以构成文书立卷或按“件”整理的充分条件。

3 文书立卷理论批判

3.1 全宗内摒弃事由原则的历史沿革。众所周知，1841年4月法国提出“尊重全宗原则”，改变过去将同一形成者的档案按照主题内容拆散归类的做法（事由原则），规定来源一个特定机构的所有档案组成一个全宗，即归档文件整理的第一层次遵循来源原则。但是，在全宗内的文件按照主题类别整理，即归档文件整理的第二层次遵循事由原则。不难发现，此种归档文件整理方法与我国传统文书立卷在指导思想上是一致的。

在法国“尊重全宗原则”的基础上，德国提出了“登记室原则”，即在全宗内放弃“事由原则”，代之以保留档案在形成机关业务过程中的原始顺序和整理标记。不难看出，这种档案整理方法基本上等同于我国目前按“件”的整理模式。黄霄羽在《魂系历史主义——西方档案学支柱理论发展研究》中认为，“‘登记室原则更多地融入了历史主义和发展思想，更明确地要求档案整理原原本本地体现档案形成的历史过程和有机联系，因此登记室原则才是来源原则思想的完全体现，才是来源原则正式形成的标志”[12]。

1898年荷兰档案学家缪勒、斐斯和福罗英合著的《档案整理编目手册》（简称“荷兰手册”），要求最大限度地保持文件产生时候形成的原有次序，主张“在整理一个档案全宗时，首先应该把原来的次序尽可能地重建起来”“如同一个古生物学家处理史前时期的一个动物的骨头，他试图把这些骨头再拼凑成一个动物的骨架”“如果这个动物因为骨折而有一只爪弯曲了或少了一根肋骨，而这个古生物学家能够确认他所做的修正合乎动物的自然状态时，他才会去修正 [13]”。可见，“登记室原则”“荷兰手册”将“全宗内不结合事由原则”，视为可以更好保持文件之间有机联系的归档文件整理方法。

3.2 事由原则的回归无涉文书立卷问题。德国档案学家布伦内克提出“自由来源原则”，标志着事由原则的回归。“自由来源原则”对“登记室原则”“荷兰手册”提倡的归档文件整理方法提出挑战，最典型的案例为德国国有土地档案整理问题。该档案最初由政府财政部管理，后来业務划归房产部，最后又归农业部管辖，只有按照事由原则将所有土地档案“归为一体”才更合理。同时，我国自20世纪80年代以来，建立了不少专门档案馆和大型企业档案馆，其馆藏大多是按照产品、工程或者科研项目为归档整理单位，即按照“事由”而非“来源”进行整理。显而易见，上述案例中按照事由原则整理的档案皆为科技、专门档案。

为了解释这种现象，我国档案学术界创造性地提出了主体全宗和客体全宗理论。主体全宗是指以社会主体为核心，即“由一个相对独立的主体单位或个人，在其执行社会职责的活动中形成的文件有机整体”；而客体全宗则是指以客体为核心，即“人们在围绕着具有相当规模而又相对完整、独立的客体事物而展开的社会活动过程中形成的档案有机整体[14]”。可见，主体全宗理论继承“登记室原则”“荷兰手册”，而客体全宗理论主要解决科技、专门档案的整理问题。

如本文2.2所述，文书立卷的对象特指文书档案，无涉科技、专门档案。持“卷”论者容易将问题混淆，用科技、专门档案的相关论据支撑文书立卷问题。比如，“浙江大学把各类档案的综合文件全部实行‘卷改‘件，而基建、设备、产品等成套性档案依然保持按‘卷整理[15]”“2016年7月最高人民法院发布的《关于全面推进人民法院电子卷宗同步生成和深度应用的指导意见》（法〔2016〕264号）已经让人看到，电子文件组成案卷并非不可为之事[16]”“传统的文书部门立卷、预立卷等措施也在电子文件时代得到延续，近年来发表的《施工单位档案的部门立卷管理模式探讨》等论文即是相关实践的总结和理论升华，说明学者们的设想已被付诸实施并在接受实践检验[17]”。

3.3 中国档案学独特性排斥文书立卷。胡鸿杰在其著作《化腐朽为神奇：中国档案学评析》中，系统梳理了中国档案学的历史线索，指出“中国档案学作为一门在‘行政效率运动背景中形成的学科，其基本理论都是围绕管理效率产生的”“‘提高效率是中国档案学的核心理念”“任何与‘提高效率相背离的理论或方法最终都不能成为中国档案学的主流”“如果试图改变这种学科的价值取向，则会动摇学科存在的基础，使理论研究失去基本的定位，最终导致学科消亡”[18]。回溯立卷改革的历程，从立纯卷、小卷、一事一卷到取消立卷，即是中国档案学在实践上追求行政效率的最有力体现。

深入研究“提高效率”问题，归档文件整理须满足两方面内容：一是整理高效；二是方便利用。对于前者，答案显而易见；对于后者，双方各执一词，持“卷”论者认为立卷虽然繁琐，但有利于查档利用。档案之所以被利用，源于档案有价值，从档案价值视角分析服务利用问题，可以得出答案。所谓档案价值，是指对国家机构、社会组织或个人的有用性，其外在形态归结为凭证与参考[19]。显而易见，按“件”整理模式有利于提供凭证价值，而文书立卷模式有利于提供参考价值。行政工作不同于编史修志等历史研究，每一项组织、控制、协调、监督等具体职能活动都有其明确的目的性，力求解决实际问题，更渴求档案的凭证性价值。行政工作对于文件凭证性价值的依赖，在部分实践中已到了畸形的地步，比如出现了各式各样的“奇葩证明”。2015年李克强总理在国务院常务会议上，以“证明我妈是我妈”为例，痛斥某些政府办事机构为人民办事设置多道障碍，引发全社会的巨大反响[20]。“奇葩证明”现象，足以见证行政工作对于档案凭证性价值的依赖。当然，持“卷”论者会质疑，在行政工作中经常需要考察一项工作的来龙去脉，即依赖于档案的参考价值。这种情况分两类，一是查询科技、专门档案，非本文议题；二是查阅某项具体行政活动始末，最典型的是“来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）”。新规则鼓励“来文与复文”独立成件，其背后逻辑在于：对于档案馆员来说，计算机检索可以同时呈现“来文与复文”；对于机关行政人员来说，其熟悉部门职能、复文时间等相关要素，无需人为打乱文件顺序。可见，即使是紧密联系的一件事，将其记录组成“组合件”亦显得画蛇添足。

4 文书立卷实践批判

4.1 从档案学学科属性分析。我国曾经一度把档案学划归为历史学的辅助学科，将档案学主要功能定位在为历史研究服务，在此背景下文书立卷制度与档案学学科定位相契合。这与法国进行档案工作改革时情况类似，因为法国历史学界对档案界深刻影响，法国的尊重全宗原则较多地残留了事由原则的痕迹，以满足历史学界从多主题角度查到档案的研究需要[21]。但是，档案作为一种管理现象，它的运动形式、层次和程度所对应的理论成果必然构成一门管理科学[22]。1997年，国务院学位办公室、教育部颁发《授予博士、硕士学位和培养研究生的学科目录》，首次将档案学划入管理学，确定了档案学学科定位。在管理学门类下，档案学的主要功能不再是为历史研究服务，其学科功能主要由管理科学的理念与模式决定，在此背景下，以“件”作为归档单位顺理成章。从实践角度出发，档案工作是一项系统工作，其学科属性将决定其人才培养模式、档案整理模式、服务利用模式等多方面内容，比如，很难想象管理学专业背景的档案学人才主要从事为历史研究服务的工作。进一步，笔者质疑文书立卷对史学研究的价值，真正的史学家定会倾向于利用原始次序的一次文献，抽丝剥茧寻找历史真相，而不会喜欢非历史专业学者自负的档案归类行为。即使历史研究需要档案以主题进行聚集，合理的做法应该是利用档案开发二次文献，比如运用信息技术开发主题数据库。

4.2 实践是检验真理的唯一标准。其他成熟学科研究的方法论，对档案学理论研究具有借鉴意义。罗纳德·科斯（Ronald Coase）——1991年诺贝尔经济学奖获得者，坚持经济学研究方法上的真实主义，即经济学理论必须真实，经济学家必须立足于真实世界，应该把现实生活中的经济系统作为自己的研究对象[23]。档案学作为一门实践性很强的应用学科，理论研究同樣应该立足于真实的档案实践。具体到归档文件整理，持“卷”论者倾向于空想一个完美的、“非真实”的档案世界，当理论与实践发生冲突的时候，不去反思理论的问题，而是去指责实践工作不够尽心尽力，进而希望档案实践能够削足适履。从1956 年国务院发出《关于加强国家档案工作的决定》到2000年旧规则的实施，我国归档文件整理一直以“卷”为单位。实践证明，这种方法带来的繁重工作让机关和档案部门不堪重负。持“卷”论者持续强调文书部门立卷的重要性，其所有论据都指向“应该”这样做。但是，如果实践推行不下去，多少个“应该”也无济于事。在真实的行政世界里，档案工作不是中心工作，档案馆（室）不是强力部门，对其他行政部门缺乏约束力，这种现状不是靠“重视档案工作”或者“一纸文件”可以改观的。否则，档案学就不会出现大量研究“档案收集或征集”的论文了。如果档案学再强调文书立卷，隐含的主要职能是为历史研究服务，而不是为提高“行政效率”服务，档案学将进一步被边缘化。国外的状况也可以拿过来作参考，陈兆祦在论文里介绍了美国西雅图联邦文件中心的情况，他们不对案卷进行装订，没有卷内文件目录，没有编页号、件号和备考表；加拿大国家档案馆的莱恩先生，1987年到我国化工部、中国银行等单位参观时，对着整齐划一的案卷连声夸赞，但随后又说“我们做不到，做不起”[24]。国内外的档案实践表明，归档文件整理工作终归要符合实践需求，而实践是检验真理的唯一标准，档案理论研究如果脱离实践只会构建空中楼阁。

4.3 实践中继承立卷思想解析。持“卷”论者认为应该在现有归档模式下继承立卷思想，从实践上分析，继承立卷思想按照程度高低呈现两种可能性。以目前经典的“时间—机构—保管期限”三层结构为例，最极端的继承立卷思想模式，意味着在“机构”和“保管期限”之间增加一个层次，其本质仍然是文书立卷，区别仅在于由卷皮装订改为按件装盒，即“一卷一事”改为“一盒一事”。超过三个层次的归档文件整理模式太过冗余，新规则明确规定“归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类”，而江苏版本的《<归档文件整理规则>实施细则》明确要求“分类层次最多三层”[25]。所以，此种继承方法无法实施。

退而求其次，继承立卷思想可以体现在归档文件分类方案的最低一级类目内，按照事由原则排列归档文件。旧规则规定“按照事由结合时间”，而新规则规定“按照时间结合事由”，可见事由原则在排列归档文件时是最末的参考因素。不难看出，新规则为了保持历史的延续性，保留了部分文书立卷时代的痕迹，比如依然允许“问题”代替“机构”的分类模式，这是符合实践需要的，因为同一全宗应当保持分类方案的一致性和稳定性。但是，可以看出事由原则在归档文件整理工作中逐渐退位的过程，这是符合档案工作历史趋势的必然之选。所谓“继承立卷思想”，本质上是力求在归档文件整理中兼顾来源原则和事由原则，这种“兼顾”意味着哪个原则也不能真正起到作用，其结果反而比始终只取其一的情况还要糟。

5 结语

文书立卷制度伴随我国档案工作近50年，在特定历史时期做出了巨大的贡献，培育了几代档案人。文书立卷作为一种情愫，将永远留在中国档案人的心里。但是，在理论上——无论是西方档案学还是中国档案学——文书立卷皆缺乏理论依据；在实践上，文书立卷被证明不符合档案工作实践和未来发展方向。站在今天的历史高度，谈文书立卷和继承立卷思想显然不符合档案工作实际，而立卷制度在科技、专门档案工作中应用和继承问题有待进一步研究。

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