事业单位人事档案管理信息化建设探析

赵婧

摘 要：随着新世纪以来科学技术的进步与发展，我国事业单位人事档案管理也趋于信息化模式，传统的人事档案管理已走进历史。人事档案管理作为事业单位全体员工的个人简历、工作记录、学历成绩等的原始依据，对企业的稳定健康发展意义重大，因此人事档案必然走向科学快捷的信息化管理。本文基于我国目前人事档案管理工作存在的不足与缺陷，分析了发展信息化人事档案管理的重要意义，提出了如何开展事业单位信息化人事档案管理的具体策略，以期未来能更好的提高事业单位工作效率。

关键词：事业单位;人事档案管理;信息化建设;策略

一、我国事业单位人事档案管理存在的不足

（一）缺乏统一规范的信息化管理制度

科学规范的管理制度是发展信息化人事档案工作的前提和基础，也是提高管理工作效率的保障，但目前很多事业单位的档案管理负责人没有做到全局化考虑，仅仅制定了针对性的管理标准，缺乏对全局发展的战略性思考，这样一来很难形成统一化的规范性管理，导致信息数据档案无法实现共享，具体管理工作也难以开展。

（二）人事档案管理工作人员的专业性不足

现如今很多事业单位的档案管理工作人员都缺乏专业的管理知识和技术水平，仅仅具备浅显的档案相关方面的知识，而在具体管理操作上缺乏专业度。在当下社会对人事档案管理提出新要求后，原本简单的管理操作已无法适应新挑战，尤其是在电子信息档案管理方面，非常缺乏具备信息知识和计算机水平的综合人才。

（三）缺少对人事档案的综合利用

我国目前很多事业单位的人事档案管理非常重视保密性，却往往忽视了对档案数据的利用率，人事档案仍然处于被动服务的模式，很少设置可以公开查阅的档案信息，需求人员必须经过上门申请才被给予查阅档案的权利，这样保守的工作模式大大降低了档案管理的效率，不利于未来人事档案的综合利用发展。

（四）资金投入有限

想要建设完善的信息化档案管理工作必须配备先进的技术设备，然而目前很多事业单位仅仅配备了电脑和扫描仪等基础硬件设施，没有一套系统的现代化信息技术设备，同时单位在购置信息化硬件设备后，需要请专业的工作人员来进行定期的维护与检修，需要同时培养相关的技术人员，这些都将要耗费一大笔资金，而这些资金由事业单位自行进行筹备还具有一定的难度，严重阻碍了未来发展信息化人事档案管理的进程。

二、发展信息化人事档案管理建设的重要意义

（一）高效便捷的管理模式

人事档案管理工作具有可变性和浮动性的特征，不会处于一成不变的静止状态，而会随着社会的发展需求不断改变，所以一旦实行信息化管理模式后，档案管理人员可以在第一时间内掌握到人事变动情况，并快速、高效、准确的录入数据库。此外与人工档案记录相比，电子档案可以储存大量的数据信息，维持较长的保管时间，提供实时查阅档案信息的功能，很大程度上为档案管理创造了方便，提高了工作效率。

然而目前很多事业单位还未能认识或适应信息化档案管理工作的模式，即使他们已经设定了人事档案管理系统，也未将信息化功能得以全面的开拓与应用，仅仅利用电脑进行了信息输入，却未真正达到无纸化档案的新模式。这需要我们未来更好的普及信息化档案管理知识，实现全面的推广和应用，以更好的服务于人类和社会。

（二）先进的操作应用功能

信息化人事档案管理不仅具备高效的工作模式，还拥有先进的操作应用功能。首先信息化具备强大的搜索引擎功能，可以为需求者提供实时的信息检索，方便单位领导为企业员工制定工作计划、安排绩效统计、制定人才培养方案等，方便了今后的人才考核与选拔;其次信息化档案具备实时提醒功能，能第一时间内通知有退休、退养相关人员的记录，提高了工作效率，避免了以往工作中的疏忽。

三、开展事业单位人事档案管理信息化建设的有效策略

（一）加强信息化人事档案管理建设

人事档案信息是事业单位中人才信息的重要存储依据，所以一定要完善档案管理制度和体系，将工作制度和要求落实到每一位员工身上，才能更有效的推进信息化档案管理建设。首先事业单位应为信息化档案管理配备完善的硬件设施，像扫描仪、计算机、打印机等等，为档案管理工作做保障;其次应该对所有入库的人事档案信息进行检查，并同时完善管理工作体系，避免漏缺信息现象的发生;最后事业单位应形成一套统一规范的人事档案管理原则，划分好领导和基层员工的职权，落实每一位职工的责任和义務，做到“统一管理、分工明确”，全面推进人事档案管理工作的开展，为适应信息化管理而努力。

（二）培养人事档案管理人员的综合素质

信息化人事档案管理工作不仅为事业单位提出了新机遇，也为工作人员提出了新挑战，要求工作人员具备专业的基础知识和综合素质能力，尤其应掌握一定的计算机信息技术，在档案管理今后步入了信息化模式，也需要专业人才进行管理。首先事业单位为保证工作人员的基本工作素质，应培养他们的思想道德品质和个人修养，提高员工的政治意识和工作责任感;其次单位应积极向外界引入专家来对员工做培训和宣传教育，提高他们的技术水平和实际操作能力，让员工不仅拥有基础的文字归纳能力和分析管理能力，还具备现代化计算机技术，逐渐发展一支综合型人才队伍。

（三）强化人事档案管理的安全性

现代化信息技术让人事档案管理更加高效、便捷，但与此同时也埋下了一定的安全隐患。因为信息网络平台的共享性和实时性导致许多档案信息在被利用的同时也容易发生泄露，为单位带来了严重的影响，因此相关单位一定要设置一套完善的安全保障措施，避免信息泄密和数据丢失的现象发生。首先管理人员应该提高自己的综合操作能力，对单位里的人事档案信息做好分类和保密;其次应为所有的人事档案进行备份存储，相关工作人员一定要引起重视，做好备份;同时公司内部应明确好职权划分，任何工作人员不得越权操作，建立严格的管理制度和保密机制，做到防患于未然。此外，信息化档案管理需要具备特殊的操作环境和存储方式，应从环境中的潮湿度、温度、辐射和病毒等方面做好管理，以提高电子档案的安全性，并将电子档案与纸质档案的关系作妥善处理，保证所有人事档案信息的完整。

（四）完善信息化人事档案管理数据库

信息化档案管理技术能对人事信息自动做整理、归类和分析，不仅提高了工作效率和数据准确性，还节省了大量的人力物力，同时管理人员能对档案信息进行远程操控，方便在任何地方、任何时間内进行人事档案信息查阅，提高了工作效率。档案数据库首先应保障管理制度的科学和规范，在将相关人事信息录入数据库前应该做好鉴别，为今后更好地对档案数据做管理和利用;与此同时人事档案数据库应做好成本预算，明确数据库的使用权利划分，确保管理工作的安全有效和健康发展。

（五）加大对事业单位人事档案信息化管理的资金投入

传统的人事档案工作采取由领导统一集中管理的模式，对档案管理工作的资金投入也直接由领导阶层依据现有的管理规模进行规划，所以导致原本基层档案数量较少的部门无法获取到足够的技术设备和专业人才，短期内不能实现档案管理的信息化建设。此外，人事档案管理工作是一个循序渐进的发展过程，与其他工作项目不同的是它无法在短期内取得明显的业绩进步，也无法直接实现经济利益，这样就很容易让上级管理者忽视了人事档案工作的建设，进而缺乏对人事档案信息化管理的资金投入。因此，事业单位应积极改善传统的档案管理工作模式，扩大档案管理的职权范围，适当改变原本相对集中化的工作模式，通过建立专项小组进行监督管理，以此来推进档案管理信息化建设。具体可以通过把基层人数较少的每一区域的档案管理工作集中到一起，形成统一的管理模式，由少聚多，由小变大，创建大规模的人事档案管理队伍，这样一来不仅提升了档案管理工作的地位，还会引起上级领导的关注和重视，进而可以为人事档案管理争取到发展资金，未来就可以完善信息化设备的配置;同时统一规划的档案管理模式也能提高事业单位的整体工作效率。

四、结语与展望

综上所述，事业单位作为与我国经济发展和人民幸福生活息息相关的重要部门，其中的人事档案管理工作是推进事业单位发展必不可少的环节，然而我国目前事业单位人事档案管理仍有很多不足与弊端，像现代化信息技术不完整、工作人员综合素质水平不高等等都是厄待解决的问题，需要引起政府和相关单位的关注和重视。

今后相关部门应积极加强人事档案管理体制的完善，结合单位实际工作情况，发扬创新精神和工作责任心，不断优化档案数据库，加大资金的投入力度，并培养一支专业的档案管理人才队伍，以适应未来更为复杂的人事档案管理工作。相信未来我国事业单位的信息化人事档案工作一定能迈入新台阶，实现科学统一的管理建设。

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