小议公文通知的写作

摘 要：本文以一则通知病文为例，从内容结构、行文格式两方面分析，并指出该通知病文的不妥之处，提出了修改及完善的措施，揭示公文文种通知的具体写法及行文规范，为应用写作教学实践提供真实的语料及教学方法借鉴。

关键词：公文写作 通知 病文修改

中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：1672-1578（2019）04-0015-02

通知，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。它可以用来发布行政法规和规章，转发上级机关、平行机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，告知要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部等。在《党政机关公文处理工作条例》（中发办〔2012〕14号）规定的15种公文文种中，通知是应用范围极广，使用频率甚高的公文。以下是某学校的元旦放假通知，语体风格上虽庄重、平实、简练，但细究下来，还有诸多不妥之处，现结合原文，进行评改。

原文：

××大学关于元旦放假安排的通知

全体学生：

经国务院办公厅和上级部门有关通知精神，我校2019年元旦放假调休安排通知如下。

2018年12月30日—2019年1月1日与周末连休，共放假3天。

结合学校实际情况，放假期间，原则上不得离京外出，确需外出的，严格执行请假报告制度。科级及以上干部和学生辅导员要保证24小时通讯畅通。各部门、各单位要安排好假期值班、安全检查和师生员工的安全教育工作。特此通知！

××大学（章）

二〇一八年十二月二十六日

（学校总值班室电话：8089××××）

1 内容结构方面

就结构规范来说，通知一般包括标题、主送机关、正文及结语。通知正文开头应说明制发通知的缘由、目的、意义、依据等，用“现通知如下”等词句过渡，引出通知的具体事项，如：时间地点、人物事件、措施安排等。如内容较多，可分项列出，分条陈述。正文结尾应提出通知的执行要求，然后以文种结语“特此通知”结束全文。纵观原文，问题如下：

1.1 主送机关涵盖不全

学校人员并非只有学生，还有教师、职工等，以“全体学生”为放假通知的主送机关不免片面，有所遗漏。应面向学校全体教职员工，或指出接收通知的各级单位。

1.2 通知缘由用词不当

公文正文开头往往要叙述缘由、背景或说明目的、意义，常用的词语有：“经、为、通过、根据、依照、鉴于”等。原文用“经”引出通知的制发依据“国务院办公厅和上级部门有关通知精神”，“经”多与“批准”“同意”等词语搭配使用，与“通知精神”搭配不当，应改用“根据”一词。

1.3 通知事项叙述欠严谨

“2018年12月30日—2019年1月1日与周末连休，共放假3天。”是通知的具体内容，这里有放假时间的起止、时长，但还应明确假期后正常学习工作（上班/上学）的日期，补充“1月2日（星期二）正常上班”，以保证文意的完整、严谨，防止因未通知到位，影响正常上班的偶发情况发生。

1.4 通知要求表述逻辑混乱

通知要求是原文问题较大的部分，主要是结构混乱，逻辑紊乱。这段文字实际可划分为五个层面的意义：①结合学校实际情况。②放假期间，原则上不得离京外出，确需外出的，严格执行请假报告制度。③科级及以上干部和学生辅导员要保证24小时通讯畅通。④各部门、各单位要安排好假期值班、安全检查和师生员工的安全教育工作。⑤学校总值班室电话：8089××××。其中①是学校制定放假安排的依据之一，应放在“根据国务院办公厅和上级部门有关通知精神”之后，进一步说明该校放假安排的制定缘由。②-⑤是学校对师生员工放假期间的具体要求，应按照从宏观到微观、从总体到局部、从概述到个例的逻辑顺序进行陈述。因此，应先对学校各级单位提出放假期间的总体要求，即“④各部门、各单位要安排好假期值班、安全检查和师生员工的安全教育工作。”继而对学校师生员工最可能遇到的“离京外出”情况做出重点指示安排，以示强调。而后再缩小范围，聚焦责任人，对假期负责值班、检查、报告的人员，即“科级及以上干部和学生辅导员”提出要求。最后给出“学校总值班室电话”，以便遇到重大事件可以及时联系、上报。经此文意调整，按照④-②-③-⑤的顺序叙述，才更条理清晰、逻辑严密。

2 行文格式方面

《党政机关公文处理工作条例》中第三章公文格式第九条规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度等18个要素组成。公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，均应按照有关国家标准和规定执行。原文在文面格式上，存在以下问题：

2.1 未正确断行

原文中有两处未正确断行。

其一是通知过渡语“我校2018年元旦放假调休安排通知如下”与通知事项“2018年12月30日—2019年1月1日与周末连休……”不应断行，而原文却进行了断行处理。行文时，是否断行应视文章结构、语义层次而定，原文中过渡语“我校2019年元旦放假调休安排通知如下”文意统摄的内容，即通知事项为“2018年12月30日—2019年1月1日与周末连休，共放假3天，1月2日（星期二）正常上班”，事项内容单一，语义简单，应连续行文，其间不应断行。

其二是通知的结语“特此通知”应另起一行书写，但原文并未断行。结语是通知形式上的标志，与通知具体内容意义上并不紧密连接，应另起一行书写。

2.2 标点符号使用有误

原文“我校2019年元旦放假調休安排通知如下”后使用句号“。”不妥。后文有具体的放假时间，文意上尚未完整叙述，且通知内容并不繁多，不应使用成句标点句号“。”，应使用标点符号——冒号“：”，以提示下文。

通知原文结尾出结语“特此通知”使用了叹号。叹号主要表示句子的感叹语气。而公文多以追求实现方便、快捷、高效、精确为目的，语言力求简洁平实，表达方式上一般以叙述、说明为主，非特殊情况，不运用抒情等表达方式，较少运用感叹句。

2.3 成文时间书写及格式有误

《党政机关公文处理工作条例》中明确规定：“成文日期编排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯数字标全”。原文中成文时间使用了汉字“二〇一八年十二月二十六日”，且仅仅右空二字，应修改为“2018年12月26日”并右空四字。

2.4 无需标注公文附注

原文中将“学校总值班室电话：80896263”放在了发文机关署名及成文日期之后，将其作为附注部分处理。《党政机关公文处理工作条例》中规定：“附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。”学校值班电话作为放假期间遇到火情、灾情等重大事件的联系电话并非对公文发文机关、印发者或印发范围的相关说明，而是通知的具体内容之一，应放在正文结尾处，不应单独列出。

修改稿：

××大学关于元旦放假安排的通知

各部门、各单位：

根据国务院办公厅和上级部门有关通知精神，结合学校实际情况，2019年元旦放假调休安排通知如下：2018年12月30日—2019年1月1日与周末连休，共放假3天，1月2日（星期二）正常上班。

各部门、各单位要安排好假期值班、安全检查和师生员工的安全教育工作。放假期间，原则上不得离京外出，确需外出的，严格执行请假报告制度。科级及以上干部和学生辅导员要保证24小时通讯畅通。学校值班室电话：8089××××。

特此通知。

××大学（章）

2018年12月26日

作者简介：匡昕（1982-），女，北京，硕士，副教授，北京体育大学国际文化学院。主要研究领域为汉语国际教育、写作教学等。