基于EXCEL宏应用的教学考勤系统

黄丹语

(漳州卫生职业学院,福建 漳州 363000)

0 引言

考勤作为课程最终考核总分的一部分，一般占总分的10%～20%，是高校教学过程中督促学生到课的一种必要手段。通常情况是由任课教师挨个点名或主观地进行随机抽点，对学生的到课情况进行手工记录。传统的点名方式不但浪费课堂时间，容易出错，而且主观性的抽点达不到真正的随机性，且期末的考勤统计困难。因此，针对传统点名的种种弊端，结合实际需要，本人利用EXCEL VBA开发了一套简易考勤系统，方便教学过程中的考勤及统计管理。

1 EXCEL中的宏应用

EXCEL电子表格是办公应用软件中应用最广泛的软件之一，他的数据处理、图表功能及各种函数和工具深受广大用户的喜爱。EXCEL的强大优势之一在于它提供的宏语言Visual Basic for Application(VBA).Visual Basic是windows环境下开发应用软件的一种通用程序设计语言，功能强大，简便易用。VBA是它的一个子集，可以广泛地应用于Microsoft公司开发的各种软件中，例如Word、Excel、Access等[1]。EXCEL VBA作为Office办公软件的内置编程语言，用户可以创建功能强大的宏，以轻松执行重复性任务，实现对各类复杂数据管理的简单化[2]，不仅能够提高数据处理的效率和准确度，而且可移植性强，具有较强的通用性和扩展性。

2 设计简便考勤系统的特色及优势

1) 开发便捷： VBA是Office办公软件的内置编程语言，通过该语言，用户可以创建功能强大的宏，以轻松执行重复性的任务，实现对各类复杂数据管理的简单化。VBA简单易学，可以使用宏记录器记录用户的各种操作并将其转换为VBA程序代码，因此能很容易地把需要处理的工作自动化。

2) 考勤系统界面友好，易移植，易操作：EXCEL作为办公、教学必备的办公软件之一，在众多高校的多媒体教室中都安装使用。使用人员只需利用优盘等存储移动设备将该系统拷贝至任一台装有Microsoft Office办公软件的计算机上，便可通过excel办公软件打开进行操作。不需要再另行安装任何的软件或插件。

现如今计算机的普遍应用，计算机课程覆盖至小学、中学、大学，各年龄层次的用户对办公应用软件的使用都不陌生。加上EXCEL本身的易操作性，非计算机专业的教师在进行简单的培训之后也能够较熟练进行考勤系统的操作。

3) 加权算法，特色考勤吸引学生：传统的考勤方式一般采用点名以及手工记录的方式，若上课班级人数较多，全部点完名就占用了很大一部分的上课时间，即使进行抽查点名，教师对学生姓名的“感觉”会使抽点的选择变得主观性，部分学生可能经常被点到，或者总是没被点到，抽点缺乏真正的随机性。该考勤系统的设计思路主要体现两个方面：一是实现抽点的随机性。点名前，系统会为每名学生自动分配一个相同的权重数，对于被抽中且到课的学生，在下一次抽点时会降低其抽中的概率，多次抽点后可保证每名学生都至少有一次被抽点到；二是对于被抽点到且“迟到”或“旷课”的学生，在下次抽点中增加被抽中的概率。

3 框架、算法设计

3.1 算法设计与说明

1) 根据学生数据中学生重复的数目来控制被点名的概率。

2) 没有被点名到的学生在学生记录的条数=2条。

3) 点名了都到的学生在数据中记录的条数=2-点到的次数(如果小于1设为等于1)。

4) 如果有旷课或者迟到的学生记录条数=2+旷课次数*2+迟到次数*1。

5) 给每条记录分配随机数，按照随机数排序，去掉重复的学生后，取希望点名的学生数。

6) 记录条数多的学生被排到前面的概率会变大。旷课或者迟到越多被点到的概率越大。被点到的概率：旷课>迟到>没被点到过>点到没有旷课。

3.2 系统设计流程图(见图2)

图1 系统设计流程图

4 算法实现与设计结果

4.1 主要算法实现

If CInt(Worksheets(shtZb).Cells(i,3).Value)=0 Then

"从来没点到过

tep_Cnt=2

Else

If CInt(Worksheets(shtZb).Cells(i,4).Value)=0 And

CInt(Worksheets(shtZb).Cells(i,5).Value)=0 Then

''点到过，但没旷课和迟到

tep_Cnt=2-CInt(Worksheets(shtZb).Cells(i,3).Value)

If tep_Cnt<1 Then

tep_Cnt=1

End If

Else

''点到过，有旷课或迟到

tep_Cnt=2+CInt(Worksheets(shtZb).Cells(i,4).Value)*2+CInt(Worksheets(shtZb).Cells(i,5).Value)*1

End If

End If

4.2 设计结果

1) 输入“日期”及“抽点人数”，点击“生成名单”按钮，生成以“日期”命名的新工作表。

2) 对抽取的学生进行点名，下拉框有“已到”、“迟到”、“旷课”三种选项，选择或进行填充，如图2。

3) 对抽取的学生的点名状况选择完后，回到首页工作表，点击“汇总”按钮。此时首页工作表已自动添加本次点名的情况，并自动为每位学生的“点名次数”、“旷课次数”、“迟到次数”进行统计，如图3。

图3 汇总点名结果界面

5 效果检验

5.1 操作实用性检验

该考勤系统界面功能清晰，步骤简单，容易操作，我们对60位不同年龄层次的非计算机专业教师进行操作试验，在对系统步骤进行一次演示之后，50岁以上有95%的教师能够完全掌握考勤系统的使用，由于50岁～65岁这个年龄段的教师计算机知识较为欠缺，因此有25%的教师未能掌握考勤系统。对于未能掌握的教师，我们又进行了二次讲解与演示，这次演示过后，教师掌握人数达100%，说明该考勤系统容易上手，适合各年龄层次的教师使用。试验结果如表1。

表1 侧重性检验试验结果

5.2 普及性与随机性检验

该考勤系统的特点之一在于它通过每位学生的点名权重来区分几种不同“类别”学生(“旷课”、“迟到”、“没被点到过”、“点到没有旷课”)，从而决定点到的概率。特别地，“没被点到过”的概率大于“点到没有旷课”的概率，这就尽可能保证在几次点名之后，每名学生都会被点到。而且在相同权重之下，学生被抽点到的概率是相同的。这既能保证点名的侧重性和普遍性，又能保证随机性。

为了证明以上结论，我们将该考勤系统设置为实验组，另外构建一个完全随机性的抽点系统作为对照组，以60名学生为试验对象。在试验前，我们人为固定60名学生中有5名学生在每次抽点都“旷课”，5名学生都“迟到”。试验过程中每次抽点20名学生。

经过100次的试验之后，我们发现：要保证60名学生都至少抽点过一次，实验组平均需要7.5次，而对照组平均需要11.8次。由此可见，对“没被点到过”的权重侧重更能使每个学生能尽早地被抽到。

5.3 侧重性检验

为证明该考勤系统对“旷课”和“迟到”的学生有侧重性的点名，我们对实验组和对照组分别进行了10次点名，经过100次试验，记录“旷课”、“迟到”、“已到”的学生被抽中次数并对其平均值进行分析。试验结果如表2。

表2 侧重性检验试验结果

从表2的试验结果我们可以看出，实验组中，“旷课”和“迟到”的平均抽点次数明显高于“已到”的平均抽点次数，且“旷课”的平均抽点次数会略高于“迟到”的平均抽点次数。而对照组中，“旷课”、“迟到”、“已到”的平均抽点次数相当。由此我们可以得出结论：该考勤系统能针对“旷课”和“迟到”的学生侧重性的点名。

6 总结与展望

该考勤系统采用EXCEL VBA进行设计，算法新颖，能够对“旷课”、“迟到”、“已到”、“没被点到过”的学生分配不同的抽点权重，即兼顾点名的侧重性，又满足抽点的随机性。该系统实用性强，易于使用，能对考勤数据进行高效的查询、管理[3]。

随着信息化手段的不断发展和进步，利用移动设备来进行人员管理的应用软件也越来越多。我们也计划结合该系统的抽点算法优势，在移动应用平台开发一套手机APP或者小程序，并不断优化和完善考勤系统功能，来促使该考勤系统具有更完善的功能、更友好的界面和更智能化的使用[4]。