分析文书资料与档案管理工作的关系

黄衍芳 郭丽

摘要：档案是直接形成的历史纪录。档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，也就是文件是档案的前身，而档案则是文件的最终归宿。一个企业从建立到发展，从发展到兴盛，再从兴盛走向消失或被另一个企业代替，档案是它的真实记录，档案是它发展的重要依据，档案是它历史鉴证。文书工作是档案工作的前提。

文件是档案的前身，文书工作状况如何，不仅直接影响其自身质量和企业日常工作，也会影响以后转化成档案的质量。文书工作的质量，对档案工作有着决定性的影响。文书立卷工作是档案管理工作的重要环节。档案《分类大纲》、《归档范围》、《保管期限表》必须严格按照国家档案管理规定的要求来制定并更改的，文书资料根据要求按党群管理、行政管理、经营管理、技术管理等四大类分类进行逐级整理，企业在生产经营活动中形成大量的文件材料，每一份文件材料既是独立的，有它特定的使命和作用，而在同一项工作、同一个问题的处理过程中，它们之间又有其内在的密切联系。档案的利用是档案工作的最终目的，也是检验文书工作的标准。

关键词：文书;档案;管理

记得在学校里学过，档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明了档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明了档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。

档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，也就是文件是档案的前身，而档案则是文件的最终归宿。一个企业从建立到发展，从发展到兴盛，再从兴盛走向消失或被另一个企业代替，档案是它的真实记录，档案是它发展的重要依据，档案是它历史鉴证。我从事档案管理工作二十年整，和我所管理的档案资料一起见证了从“济东新村”到“济东物业”国有企业内部的交替，再从“济东物业”到“兖煤物业”市直企业外部的变更过程，结合工作实际来分析探讨文书资料与档案管理工作之间的关系。

一、文书工作是档案工作的前提之一。

文件是档案的前身，文书工作状况如何，不仅直接影响其自身质量和企业日常工作，也会影响以后转化成档案的质量。档案来源于文件材料，文稿的撰写要符合党的路线方针政策，内容要切合实际，观点明确，言简意赅，文件的下发要考虑齐全，根据每个时期的标准要求严格规范格式，为了利于将来的保存，要规范打印质量，文书工作的质量，对档案工作有着决定性的影响。

（一）按照我们单位的变更，分别下分了《济东新村公文处理规定》、《济东物业公文处理规定》、《兖煤物业公文处理规定》，自始至终我单位的发文程序都作了具体规定，各部门要下发及上报的文件严格按照拟稿单位撰稿、综合管理部门进行审核、主要领导进行汇签、综合管理部门统一排版并下发的程序，最后由综合管理部统一留存电子版、纸质版、审批手续等，为以后的归档工作奠定良好的基础。

（二）归档工作是机要文书工作人员与档案工作人员相互结合的过程，我们单位一直是档案工作和机要文书工作人员隶属一个部门，这样有利于档案保存的及时性与完整性。在完成文件向档案转化的標志工作环节就是两个岗位之间的沟通与衔接。机要文书工作人员将下发及上报的正式文件资料整理完整，按季度分类移交给档案管理人员，这样不但会让自己的工作环境有续整洁，而且确保了归档的及时性，更利于文件资料的完整归档。遇到各单位部门重大的事件，作为文书工作人员要第一时间告知档案人员，因为档案人员工作性质决定了与外界联系相对闭塞，只有通过文书人员得到消息，档案管理人员才能及时联系实施单位及时收集文献资料，及时完整归档，以至不会遗漏需要归档的资料。

（三）文书工作人员需要学习档案管理的相关知识，要对照《归档范围》、《期限表》相关内容对文件资料进行分类存放，以便在移交给档案管理人员时做到清晰准确。

二、文书立卷工作是档案管理工作的重要环节之一。

为了将档案更好的利用，立卷的准确性是最重要的。自从1998年我们单位成以档案室以来，不管在哪个时期，档案《分类大纲》、《归档范围》、《保管期限表》都是严格按照国家档案管理规定的要求来制定并更改的。首先档案工作人员会将一部分随着记述办事现行功能结束的文件资料进行淘汰，余下的具有保存价值的文件资料再进行分类归档整理。我们单位2014年前是按卷管理，将文书资料根据《分类大纲》、《归档范围》、《保管期限表》按党群管理、行政管理、经营管理、技术管理等四大类分类进行一级类目整理后，再按要求进行二级类目、三级类目整理组卷，有利于查找。2014年后根据上级要求进行按件组盒整理，按件组盒整理是也是要根据档案的《分类大纲》、《归档范围》、《保管期限表》等制度来整理，按件整理精减了工作程序，节约了工作时间，更利于查找、利用及档案的保密工作。

企业在生产经营活动中形成大量的文件材料，每一份文件材料既是独立的，有它特定的使命和作用，而在同一项工作、同一个问题的处理过程中，它们之间又有其内在的密切联系。文件之间的这种联系是在企业活动中历史的形成的，我们应该依照他们之间的联系存放在一起，使每一个案卷都成为精练的，便于利用查找的，更好的为企业服务，发挥文书档案的价值。

三、档案的利用价值是检验文书工作的标准。

档案的利用是档案工作的最终目的，也是检验文书工作的标准。档案来源于文书资料，又为文书工作服务，也就是为领导决策服务。反过来说，领导的决策一旦形成了正式文件，既具有现行的指导作用，又具有查考凭证作用，如一些规定、意见等指导性的文件，就具有长时间的指导作用;重大的处理决定、职务任免、机构设置、隶属关系的改变等，就具有长久的查考和凭证作用。我们单位近二十年的交替变更中，医院、学校的相继划转，三供一业整体分离移交工作，相关人员的调动，不变的文书资料变成档案利用时，对单位、人员起了关键性的作用。档案利用的主导作用，体现在对基础工作的促进和完善方面。而利用效果的大小，取决于文书工作做得如何。假如文件手续不全，少日期少单位等，就会给查找利用带来困难，就很难发挥它的作用;文件用纸易破损，用墨不注意耐久性等，就会影响档案的寿命。所以，通过档案的利用，可以发现文书工作中问题，从而促进文书工作进一步完善和提高。由此可见，档案提供利用，既依赖于文书工作，又是检验文书工作的标准。