高校学籍档案管理数字化研究

周丽滨

【摘要】近年来，随着计算机信息技术网络的不断升级和发展，给各大高校的管理工作带来了诸多便利。也为学籍档案管理提供了切实有效的管理方法，而且目前大部分高校已经将学籍档案管理数字化工程视为重要的任务、目标。本文针对目前高校学籍档案的现状以及学籍档案数字化的重要性进行分析，对其合理运用进行探究。

【关键词】高校;学籍档案;管理;数字化;策略

学生学籍档案管理是一个高校保持稳定发展和进步的关键因素，学籍档案管理数字化可以提升整体档案工作管理的质量，也是彰显高校办学质量的基础关键。近几年来，我国相关教育部门提出各大高校要实行“数字化校园”，而在这其中，学籍档案管理数字化是“数字化校园”的主要工作，它也是将高校的管理工作变得规范化、数字化和信息化的重要手段。随着我国各大高校的不断扩大、扩建，高校学生越来越多，导致高校学籍管理部门档案管理工作的任务量也逐年增多，高校的学籍档案管理工作已经不能只依靠人工处理的方式。所以，为了适应新形式、新时代，高校要将学籍档案管理与数字化信息相结合，使得高校学籍档案管理变得数字化、规范化和信息化，从而让高校的管理工作质量得到提升。

一、学籍档案数字化的作用

（一）提升学籍管理工作的效率。实行学籍档案管理数字化可以提升相关管理人员的学籍管理工作效率，对于每一位学生来说，学籍档案是非常重要的，它里面包括了学生在校期间思想、学习和生活等方面有价值的信息，而且学籍档案的时间跨度和里面含有的信息量是非常大的。随着社会的发展，我国各大高校建设逐步完善，并开展扩招的目标，在校学生也在逐渐增多，致使相应的学籍管理工作的质量和效率受到影响。进行学籍档案数字化管理不仅能够提升学籍档案管理工作，还能减少相关人员的工作量，从而降低人员工作中的错误率。

（二）便于完善学籍档案内容。学籍档案中记录着学生在接受教育时间里重要的信息，在我国当下高校学籍档案管理工作中，大部分高校管理学籍的方法是传统的分开存放。这种分开存放的方法就是高校根据学生的院系、专业、班级进行整理、存放，有部分学校会出现这种情况，学生在校期间学籍中发生变动的信息，高校会将这些变动的信息进行分开存放，像学生在高校期间的奖惩情况、任职情况、政治面貌、学生个人综合评价等这些实时情况也可能会进行单独记载。采用传统的方法分开存放时，查找学生的全面信息会遇到一定的困难，因为是分开存放，在查找过程中会浪费大量的时间。但是将档案管理进行数字化管理后，就可以采用大数据库来存储学生的信息，虽然载入学生信息的部门可能会不同，但是学生的整体信息还是会统一显示出来，方便查找。而且利用数字化管理可以保障学生学籍档案的完整性，使高校管理学习工作的质量全面提升。

二、数字化学籍档案管理中目前存在的问题

（一）数字化程度较低。各个高校以往的学籍档案管理工作一般都是采用传统的人工操作的方式来进行管理。随着近几年信息技术的提升，高校的学籍档案管理工作开始实施数字化管理。而在学校进行数字化建设时，往往会出现很多严重的错误，比如在进行数字化建设时，高校只重视于对数字化硬件设备的引进和建设，而忽视对于应用软件、系统的开发和运用。这样的情况并不能有效提升管理工作质量，因为软件和系统的开发和运用是数字化学籍档案管理的基础条件。只有将数字化的硬件设备和软件系统一同提高，才能更好地实现学籍管理工作质量的提高。

（二）学籍管理人员的技术水平较差。近几年来，各个高校在不断开展数字化学籍档案管理的建设，将人力、物力和财力都放在学籍管理设施、设备、环境、软件的建设上，以求建设良好的学籍管理环境，但是各大高校忽视了最根本的问题，那就是管理人员的专业水平，如果管理人员的专业水平较差，那么无论多么好的设备、软件，学籍管理的工作质量也不会有显著提升。并且在进行数字化管理过程中，难免会出现系统故障或者软件维护等问题，如果管理人员的专业水平较差，那么会对设备或者软件的使用造成实质影响，不仅浪费时间，还会浪费学校资源。因此，学校应重视管理人员的培育。

三、运用数字化学籍档案管理的措施和策略

（一）给予学籍档案管理足够的重视。随着时代的变迁，在现如今这种高度信息化的时代下，各大高校为了适应新时代开始进行转变改革。在现如今，高校的校务信息被逐渐公开。因此，数字化学籍档案的建设已经成为高校的关注重点，但是现阶段的高校数字化学籍档案管理中还存在着大量的问题，因此，必须要提升高校工作人员和院校领导对数字化学籍管理建设的重视度。另外，各个高校在进行数字化信息建设时要注意应结合高校自身的实际情况，明确学籍管理的重要性，发现并解决可能出现的问题，与时俱进，有方案、有计划地循序渐进增强数字管理体系。

（二）开发或引进先进的管理软件和系统。高校应根据教育部门的相关要求，再结合高校自身的实际情况构建一个相对完善健全的学籍档案管理体系，通过这个管理体系将高校中所有分院、班级连接在一起，进行信息共享。而在构建数字化管理体系中，学籍档案管理的应用软件和系统起到了关键性作用。一个好的管理软件和系统对提升学籍档案管理的工作质量和效率有明显的提升。举例说明：比如在进行学生档案录入时，因为档案量大，如果使用的系统较差，在录入过程中难免会遇到系统卡顿或者系统崩溃的情况，这对于档案管理工作会产生一定的影响。而对于档案管理应用软件而言，比如高校领导想查阅某一个学生的个人全面信息，如果使用的管理软件的检索功能不够全面，那么对于查阅和维护学生的学籍信息有一定的影响。因此，高校应重视对学籍档案管理软件和系统的选用，并且构建完善的管理体系，从而提升管理工作的质量、效率。

（三）提升管理人员的专业素质。在传统的学籍档案管理中，相关工作人员的工作内容重复性较强，而且不需要管理人员具备较高的专业技能。但是在數字化学籍档案管理中，因为涉及到操作和维护计算机的软硬件设施，所以要求管理人员要具备较高的专业素质。在当下这种高度信息化的时代，越来越多的高校陆续创办了档案管理的专业。各个高校在引进相关专业人才时，还应关注对计算机专业人才和数字化档案管理人才的引进，以此来提升学籍档案管理的专业水平。与此同时，高校可以利用培训等方式对原有的学籍档案管理人员进行针对性培训，提升原有管理人员的信息技术专业水平。在进行数字化档案管理时，难免会遇到软件系统或者硬件设备出现问题，为了解决这样的问题，高校应定期为管理人员开展日常维护方面的培训，确保相关管理人员能够有效解决在日常管理工作中出现的问题。

（四）增加数字学籍档案管理资金。要想提升学籍档案管理工作的工作质量和效率，学校的资金投入是主要前提。只有通过高校对数字化学籍档案管理投入充足的资金，才能实现管理体系的全面发展。高校中的数字化学籍档案管理系统本身不会产生任何的经济效益，因此学籍档案相关的管理部门应积极主动与校领导进行深入探讨、交流，让校领导认识到档案管理的重要性，并向有关部门提出申请资金扶持的理由。对档案管理投入资金的途径要多样化，比如向相关政府部门申请资金扶持、学校内部运转投入，高校校友捐赠等，将这些投入资金方式进行联合运用，才能在档案管理体系中保持资金投入。

四、结束语

综上所述，数字化学籍档案管理在高校管理体系中占据着至关重要的作用。但是目前我国数字化管理体系的实施并不完善，相当于刚起步的阶段，所以需要校领导对此抱以高度重视。数字化档案管理的广泛应用已是必然趋势，所以，在实际管理工作中，高校必须要正视档案管理的重要性，结合对数字化管理中软硬件设施的良好采用，并通过对管理人员进行专业培训，保持资金的投入等方式将数字化学籍档案管理的效果发挥到最大化。

【参考文献】

[1]纪玲.高校学籍档案管理数字化的探索与分析[J].办公室业务，2017（5）：108.

[2]白海珍.浅析高校学籍档案数字化建设与管理[J].科学中国人，2016（26）.

[3]程秋平，王辉.基于数字化标准的学籍档案信息管理系统[J].兰台世界，2016（22）：78-80.