浅谈做好企业办公室行政事务管理工作

李军军

【摘要】办公室的行政事务管理工作对企业来说有着非常重要的作用，是一个企业全面、综合的办事机构，也是企业内部其他部门活动的基础保障，起到承上启下，协调沟通的作用。办公室日常的行政事务管理工作好坏直接影响到一个企业工作效率及工作的质量，甚至影响到一个企业的整体社会形象。为了提高企业管理的效率，就需要在办公行政管理中将现代化的管理理念和模式充分融入管理过程中，不断建立健全企业行政事务管理制度，进一步加强沟通协调能力、创新思维建设，有效夯实管理基础，提升企业整体管理水平。

【关键词】企业办公室;行政事务;管理措施

一、概述

企业办公室行政管理既承担着执行、调研等宏观的管理职能，又承担着业务协调接待、文件起草督办、收发通信等微观服务的任务。他不仅是一个企业全面综合的办事机构，具有参谋、服务、协调、监督等职能，也有着协调内外、承上启下的作用，使企业领导在进行重大决策时可以辅助参谋。新时代新形势对办公室行政事务管理提出了更高要求，结合实际工作，本文就现代企业办公室普遍现状以及存在的问题进行分析探讨，促进办公室行政管理效率不断提升，最终促进企业的健康稳定发展。

二、办公室行政事务管理工作的主要特征

办公室行政管理主要是为企业提供日常服务和综合协调管理，要求各部门相互协调配合才能完成，还要努力把这些转变成科学系统化的行政管理模式。同时，办公室也是一个单位对外的重要“窗口”，起着保持单位正常运作的“桥梁纽带”作用，担负着对外交往、上情下达、下情上报、后勤服务等众多繁重工作，具有服务性、繁杂性和困难性的特点。

（一）服务性。办公室行政事務管理工作是服务企业基层与高层领导间的机构。所以最基本的特征就是服务性。其主要表现为：第一，为领导服务。办公室行政主要工作是做领导的帮手，协助领导完成工作，并保证工作顺利开展。第二，为各个部门服务。行政工作除了帮领导参谋外，还需要跟各部门间保持密切的联系，相互沟通协调，完成工作内的事务。行政管理工作在各部门间的协调起到重要作用，企业整体发展完全依靠行政管理高效的工作机制。第三，为员工服务。行政管理部门担负着企业行政管理的职能，有责任和义务为企业员工创造良好的工作环境。因此要尽力了解员工日常的需求，协助员工解决好在日常工作中的困难，激发员工工作的激情，提高工作效率，进一步将办公室的服务特点落实到位。

（二）繁杂性。办公室行政事务管理工作另一特征是繁杂性，在日常工作中，企业大小事务都要经过行政管理部门。表面看，办公室工作做的都是些繁杂的小事，单这些琐事如积少成多，如在细节上处理不好，就会直接影响到企业正常的工作秩序、效率和质量，长此以往会影响到企业的稳定和发展。因此，要求我们在行政管理工作中，必须注重细节，只有分工不同，没有大小事之分。在处理好各种繁杂的问题时，沟通上要讲究方式方法，面对复杂问题时要以人为本，以科学发展观为指导，具体问题具体分析，围绕全局开展各项工作，确保各项工作有条不絮地进行。

（三）困难性。对行政事务管理来说，办公室工作是全方位、开放型的。既要处理好各类关系，又要适应领导工作的风格和方法，存在任务多、时间紧、困难大等时效性和操作性方面问题。应对困难性的问题，一是注重时效性，有些事刻不容缓，必须马上落实，有些则要常抓不懈，适时督办。二是沟通协调多。对企业来说，行政管理人员既要处理好上下级单位之间的关系，又要协调好企业间、部门间的关系。简单说，对企业内部，要处理上下层关系，增强企业向心力，对外，要树立良好的企业形象。三是职责广。行政管理工作职责上到领导会议安排，下到必需品购买、发放，这些都需要行政部门完成。为了顺利完成各项工作，行政部门不管在服务领导方面还是对基础员工服务方面都要全面考虑，事无巨细。

三、做好企业办公行政事务管理的有效措施

（一）充分认识行政管理工作的重要地位。作为行政人员要充分认识办公室的地位和作用，以便适应新的形式和任务需要，努力提升自身综合素质。办公室是综合的办事部门，担负着日常的办公事务，虽然都是些琐事、重复的服务，但往往通过这些小事影响到企业的形象和发展。

（二）科学管理，适应现代化发展的需要。在行政管理机构中，作为关键一环的办公室，一方面综合了办事机构的事务，另一面还是企业领导的参谋部门，具有办事、咨询服务的功能。办公室行政管理任务繁重，如果没有科学的管理，加上员工素质低下或不合理配置，都会影响行政管理工作的有效发挥。因此要科学化管理，合理设置机构，建立健全管理制度，提高自动化水平，打造高效管理部门。

（三）提升管理人员的综合素质。对于办公室行政管理的工作者来说，要有较高的专业知识和职业素养，要有站在全局的角度，用发展的眼光看问题的能力。在办公室行政事务管理中，要积极引进现代化的管理理念，提升管理人员的综合素质，建立权威性，有效梳理各种复杂工作，保证企业自如运转，推动企业的发展。同时，要增加办公室工作人员之间的相互交流，通过交流和学习，不断提升自身的综合素质，更好地为企业的发展贡献自己的价值。

【参考文献】

[1]罗京.转变观念提高素质做好新形势下的办公室工作[J].办公室业务，2013（3）：115-116.

[2]吕涛.如何做好新时期办公室行政管理工作的思考[J].中外企业文化，2014（7）.

[3]王文军.做好办公室工作的几点体会[J].铁道文秘档，2012（4）：126-129.