关于做好企业人事档案工作的思考

孟红叶

摘 要 企业人事档案是企业进行人员调度、人员管理工作的重要参考依据，也是员工履历的重要记录，做好企业人事档案管理工作有利于提高企业人事管理方面的工作水平。本文就是针对目前我国企业人事档案管理工作的现状做出详细介绍，以求提高我国企业人事档案管理工作的工作水平，保证人事档案管理的工作质量。

关键词 企业人事档案管理 现状 应对措施

一、引言

社会保障机制的完善性决定了一个国家的稳定发展，而社会保障机制又是建立在良好的人事档案管理工作基础之上的。企业是社会重要的组成部分，提高每个企业的人事档案管理水平，有助于提高国家对国民信息的掌握水平，只有完整的掌握每个国民的个人信息，才能让国家更好地制定社会保障机制，进而提高国民的福利待遇。[1]同时，企业提高人事档案管理工作水平，也有利于企业提高人事管理的工作效率，进而为企业发展打下良好的基础。

二、企业人事档案管理工作的现状及问题

（一）企业对人事档案的利用率不高

在相关调查中发现，我国许多企业对人事档案管理工作的认识水平不高，在企业的人事管理工作中，主要是根据员工的实际业务水平和技术能力来决定员工岗位的。人事档案往往只在企业招聘工作中被使用，人事管理人员也不太关注人事档案中的内容，这也造成了人事档案利用率低下的问题。在员工升职、薪酬调整和人员调动工作中没有应用人事档案来辅助人事管理工作的进行，这不仅浪费了相关信息资源，还降低了人事管理的效率。其实，人事档案在企业中的作用也是极大的，其不仅可以为人事管理工作起到参考性价值，也是对企业内部员工工作水平的重要记录，做好人事档案管理可以有效地降低人事管理工作的难度，因此，企业应该提高对人事档案管理的重视性，提高人事档案的利用率。[2]

（二）人事档案管理整合能力不强

我国的人事档案管理部门较多，人事档案管理的权力不够集中，这也出现了一定的混乱，例如高校毕业生的档案通常会移交到省级、市级的人事档案管理部门进行统一管理，进入企业单位后，人事档案又根据职工不同的身份分配到不同的管理单位，其管理单位不同、存放地点也不同。这就不利于企业调用人事档案，极大地限制了人事档案信息的可利用性，另外不同管理部门管理方式也有所差别，这也增加了人事档案管理的复杂性。

（三）人事档案管理人员业务水平参差不齐

人事档案管理工作，是一项严谨、专业的管理工作，从业人员业务水平不足，就不能保证人事档案的管理质量，业务熟练度不够，就会影响人事档案整理、调出等工作的效率，進而影响人事档案的利用率。同时，随着时代的发展，人们思想意识的转变，企业也面临着人员流动性大的问题，人事档案管理人员业务水平不足就影响了人事档案变更效果，许多档案长期没有更新记录，一些相关材料没有及时归档，这也让企业人事档案信息缺乏了完整性和准确性，严重制约了企业人事档案工作水平的提高。

三、提高企业人事档案管理水平的措施

（一）提高对人事档案工作的认识水平

企业应该提高对人事档案管理工作的认识水平，人事档案管理人员应该对工作内容充分了解，掌握相应的业务能力，做好人事档案的记录、整理和调用工作。[3]企业应该通过合理的规划与管理工作，制定完善的人事档案管理制度，提供经济上的支持，加强对档案管理工作的信息化建设，通过科学、规范的管理模式，提高档案管理的工作效率，进而提升企业人事档案管理工作水平，通过企业内部各个部门的密切配合，最终形成一个多元化人事档案管理体系。

（二）信息化建设整合人事档案资源

信息化技术有利于提高管理类工作的工作效率，因此，近年来信息化技术在各个行业中都得以应用，企业在人事档案管理中融入信息化技术，有利于整合人事档案资源。企业通过实现对人事档案管理方面的信息化建设，可以有效地提高人事档案的收集效率，将档案信息以数字化的形式存储在数据库中，不仅方便管理人员对这些人事档案信息进行整理，通过计算机也可以更加快速的调取相关人员的个人档案，这样可以显著提高人事档案管理部门的办事效率。通过人事档案信息化网络技术也可以提高其传输效率，进而提高档案信息资源的利用率，有助于提升企业的人事管理工作水平。信息化人事档案管理可以实现多个人事档案管理部门的资源整合，不仅保证了人事档案的存储质量，也提高了人事档案信息资源的完整性，有助于企业制定相关的工作计划，同时，也可以在国家制定相应社会保障机制时提供更有效的参考价值。

（三）提高人事档案管理人员业务水平

企业应该对人事档案管理工作加以重视，努力提高人事档案管理人员的业务水平以及职业素养，应该通过相关培训课程提升管理人员的专业业务能力，通过宣传工作让管理人员对人事档案管理工作形成正确的认识，进而提升职业素养。企业还应该定期考察档案管理人员的业绩，检查档案管理人员完成工作的具体效果，进而保证企业人事档案管理的工作质量。

四、结语

企业人事档案管理对企业的稳定发展及人员管理是至关重要的，企业应该对人事档案管理工作加以重视，端正管理人员的工作态度，提高档案管理水平，保证工作质量，结合信息化技术提升人事档案管理工作的科技含量，提高档案的整理、调用效率，最终促进企业人事档案管理的科学化、规范化发展。

（作者单位为山西煤炭进出口集团有限公司）

参考文献

[1] 刘芳.企业人事档案管理工作的运用与创新[J].办公室业务，2018（22）：171-172.

[2] 赵东艳.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].金融经济，2018（18）：122-123.

[3] 贠蕊娥.新时期如何做好企业人事档案管理工作[J].青海教育，2018（08）：55.