浅析企事业单位档案管理信息化建设

韩英娟

摘 要 互联网信息技术在企事业单位档案管理工作中使用范围的不断扩大以及使用频率的持续增加都在一定程度上提高了企事业单位档案管理工作的便捷化、信息化与高效化。本文通过介绍当前阶段我国企事业单位档案管理工作开展过程中出现的各种问题，在完善企事业单位档案管理系统的基础上，为加快企事业单位档案管理信息化建设速度提出了一些新思路与新方法。

关键词 企事业单位 档案管理 信息化建设 措施

在互联网信息时代，包括企事业单位信息管理工作在内的各行各业都开始向着信息化的方向发展。随着企事业单位工作人员数量的增多以及人们档案管理意识的增强，企事业单位人员档案数量以及档案类型都急剧增加，实现了企事業单位档案管理工作量以及工作难度系数的同时增加，而传统企事业单位档案管理模式以及管理系统已经逐步成为阻碍企事业档案管理工作服务能力提升的主要因素，因此，必须采取相应的措施来助推企事业单位档案管理信息化发展进程，为充分发挥企事业单位档案管理工作的服务功能奠定基础。

一、企事业单位档案管理信息化建设的必要性

（一）加快了企事业单位纸质档案向电子档案转化的速度

传统企事业单位档案以纸质档案为主，对地震、潮湿等各种自然灾害以及火灾、丢失等人为损坏的抵抗能力较弱，经常出现企事业档案破损严重甚至丢失的情况，另外，随着企事业单位工作人员数量的激增，档案管理部门对存放纸质档案空间的大小、防水防火防潮湿能力等的要求也不断提高。[1]与纸质档案相比较而言，电子档案更加安全，不以损毁的特点也让电子档案保存的时间更长，对外部环境的要求也较低，极大地减少了企事业单位对纸张的需求量。因此，企事业单位档案管理信息化建设在提高企事业档案安全系数的同时，也最大限度地降低了企事业单位档案管理工作量以及档案管理总成本。

（二）提高了企事业单位电子档案管理的动态化与全程化

信息化建设有效提高了企业单位档案管理系统与生产管理系统对接的成功率，避免了因档案管理系统与其他系统信息化水平不一致而造成数据丢失等情况的发生，比如，部分企业工程设计资料的自动收集整理和一键式转移，提高了工程设计资料的系统性、完整性与实时性，实现了企事业单位纸质档案与电子档案内容的一致性。

（三）提高了企事业单位档案的综合利用率

企事业单位档案管理信息化建设促使档案使用方式从实体档案查阅到线上阅读纸质档案的转变，档案管理工作人员可以利用专门的软件来查询不同人员的档案内容，节省了档案管理工作人员从大量档案中找到档案查询人员具体档案的时间与精力。电子档案彻底打破了时间与空间对档案管理工作和档案查询工作的束缚性，实现了档案管理工作的动态化、全天化以及跨区域化，为人们通过档案查找来获取更多有价值信息奠定了基础。

二、现阶段企事业单位档案管理工作过程中出现的问题

（一）企事业单位档案管理系统的功能有待进一步完善

许多企事业单位的档案管理系统的自动查询方式过于单一化，自动检索功能比较弱，很难甚至不能根据档案所有人的兴趣爱好来进行档案查找，许多企事业单位的档案管理系统以人名检索等主要的检索方式，这在无形之中降低了企事业单位档案管理系统的智能化与自动化，增加了企事业单位档案管理工作人员快速准确而又全面深入的了解档案用户的基本需求以及最喜欢的档案查询方式，降低了档案用户对档案管理系统的使用满意度。

（二）企事业单位档案管理工作人员对信息化建设的理解出现偏差

部分企事业单位档案管理工作人员认为档案管理信息化建设就是将纸质档案全部转化为电子档案，无形之中删减了档案管理信息化建设的内容，降低了档案管理工作人员主观能动性对档案管理信息化建设的促进作用。许多企事业单位档案管理人员缺少基本的档案管理经验与技巧，加之，一些档案管理工作人员的创新意识与责任意识也比较薄弱，甚至对档案管理工作过程中发现的各种问题选择忽视的处理方式，这些不仅降低了档案管理信息化建设的速度，甚至还会成为企事业单位档案管理信息化建设的阻碍因素。

三、加快企事业单位档案管理信息化建设速度的建议

（一）加强企事业单位档案管理人员队伍建设力度

企事业单位管理人员以及档案管理工作人员都应转变对档案管理信息化建设的错误观念，准确把握档案管理信息化建设的核心内容，正确认识档案管理信息化建设对提高企事业单位档案管理工作效果以及提高企事业单位人员调动公平性的重要意义，适当的增加档案管理信息化建设的资金投入与技术投入，尽力消除可能会阻碍档案管理信息化建设的潜在因素。

（二）提高企事业单位档案管理系统的现代化与信息化

企事业单位应认识到当前档案管理系统存在的漏洞，加强企事业单位数字化档案建设力度，促使档案管理系统的性能更强大，功能更全面。企事业单位应主动加强企业管理现状、发展趋势与档案管理系统的关联性，实现企事业单位档案信息资源的整合与丰富。

（三）加快企事业单位档案数据库的建设

企事业单位应将原有的档案资料进行数字化转化，并由专门人员录入到档案数据库中，对于信息不完整的档案进行核实与完善，并根据企业人员变动来及时填充档案数据库。

四、结语

企事业单位档案管理信息化建设实现了档案的集中管理与科学管理，提高了档案管理工作效率以及档案资源的有效利用率，为企事业人员变动提供更多真实完整的参考信息，因此，企事业单位应通过创新档案管理系统以及提高档案管理人员工作能力等途径来提高档案管理信息化水平。

（作者单位为胶州市农业机械服务中心）

参考文献

[1] 张立军，周晓.集团企业分布式档案管理信息平台建设实践[J].中国档案，2009（07）：50-52.