采购过程中风险管理促进组织可持续发展

周申晨

摘要：追求卓越、在市场中长久立于高地、实现组织的可持续发展是每个组织创立和经营所追求的最高境界，也是所有组织经营努力的目标和方向。采购过程作为组织经营活动中非常重要的一个环节，对组织目标的实现起到举足轻重的作用;而风险暗藏于采购的各个环节当中，通过有效的风险管理实现采购资源的有效配置、控制生产成本，对组织提高总体生产效益、增加核心竞争能力至关重要，从而使组织的目标得以实现，促进组织实现可持续发展。本文主要从ISO 9001-2015体系标准提出的“风险管理”相关要求的角度出发，对组织采购的风险管理进行简要论述。

关键词：风险管理;采购过程;组织可持续发展;ISO 9001-2015

中图分类号：F273          文献标识码：A

组织在设立之初，最大的愿景便是将组织变大变强，做到长久生存于市场，可持续发展[1]。当下我国正处于完善社会主义市场经济体制的大环境下，又逢中美贸易战，中国国内的一些组织面临着不容忽视的机遇与挑战。然而在激烈的竞争中，有的组织能够沐百年风雨而基业长青，有的组织则如昙花一现，刹那精彩就消失在茫茫市场中;有的组织在市场上欣欣向荣，攻城略地，有的却屡战屡败，渐渐销声匿迹。市场竞争中，短兵相接的无疑是硬实力上的，也就是经营效益的比拼[2]，而组织的运行流程一般为先采购后生产，最后进行销售的过程，采购活动是组织生产经营链条上的顶端，因此，采购过程如果出现风险，会带来后续一系列的连锁反应，而后续生产活动、销售和资金周转等如果受到严重影响，将会导致组织无法正常运作。所以管理好采购过程中的风险，相当于从组织运行源头进行控制，使公司的整体运营有所保障，增强组织的生存和持续发展的能力。

采购过程中运用风险管理的目的是使组织在一个有风险的环境里，把采购风险降至最低，包括对采购风险的识别、评估、选择和实施风险应对措施方案的过程，也要对措施落实的有效性进行验证，保持动态持续改进。

1 采购过程中的风险识别

组织的采购活动一般包括采购任务的采购计划、物料的询价、报预算、合格供方的审查、做合同、下单、催单、到料签收、交验、质量问题的协调、库房管理、对供应商的监控（供应商绩效）等诸多环节，会因各种情况的影响，导致采购过程的各个环节都存在不同的风险。

ISO 9001—2015标准明确风险的来源主要包括与组织宗旨和战略方向相关并影响其实现质量管理体系预期结果的能力的各种外部和内部因素，以及与质量管理体系相关方的需求和期望（若相关方的需求和期望未能得到满足，将对组织的持续发展产生风险）[3]。

1.1 外部环境因素导致的风险

1.1.1 技术因素

由于科学技术不断发展，使市场对新产品的需求不断变化，原有的研发、采购、生产规律与新技术无法适应，便会产生风险。技术的革新会缩短产品的生命周期，可能造成组织库存的积压，导致库存产品贬值甚至淘汰，增加组织的库存成本。若产品的研发速度落后于技术的变革，组织就有被时代淹没的风险[1-4]。

1.1.2 市场与竞争

当下的中美贸易战，导致人民币汇率降低，购买进口原料的成本会大大增加，长期的价格波动会引起组织商品出售价格的升高，进而可能失去在市场中价格优势的竞争力。加上日益激烈的同行业竞争关系，市场资源重新整合，业务布局更加复杂，组织的生存更加充满挑战。

1.2 内部环境因素导致的风险

1.2.1 组织知识

采购人员需不断跟进当下最新环境政策，更新自身知识储备。知识素养的欠缺会导致采购活动中的分析、预测能力不够，谈判中处于被动位置，甚至无法确保合同内容准确且符合要求。知识不仅指需要学习的理论知识，而且包括实践中总结性的经验知识，组织中多数为师徒制传授经验，这会导致经验的总结比较主观且不全面，采购人员无法从其他同事处吸取经验教训，可能使组织重复犯相同的错误。

1.2.2 人员能力

此处的人员指的是组织内部采购人员，采购人员能力与岗位职责的匹配度直接决定采购工作的顺利与否。除了岗位基础能力，采购人员的思想品质、职业道德、收集与分析信息的能力、谈判和预测等能力同样重要。

1.3 相关方的需求和期望导致的风险

获得和保持相关方的支持，是组织获得持续成功的必要条件。在采购活动中，主要的相关方为顾客及外部供方，分析出相关方的需求和期望，能使组织设立目标更加有方向性。

1.3.1 顾客

顾客的需求是产品质量达到要求、价格可接受、交付的及时性及售后的服务保障工作中服务人员的态度、专业度、问题处理并解决的及时率等。质量、价格、交付都会受到采购过程的影响，产品交期延迟可能会导致组织产生重大经济损失和信誉损失，严重的可能失去与该顾客未来合作的机会。

1.3.2 外部供方

采购过程中，外部供方的质量会对采购结果的好坏造成最直接的影响。外部供方的需求是与组织建立长期稳定的合作关系，希望组织履行合同，及时交付合同金额等。如未能满足外部供方的需求与期望，会使外部供方产生不良情绪，进而影响沟通的畅通度，造成产品质量存在风险隐患。

2 采购过程中的风险评估

在制订采购计划的过程中，组织可以建立起内外部采购信息网络，及时获取当下市场的采购信息，这些信息有助于组织进行风险预测和预先评估，为后续采购活动的顺利进行打下基础。对识别出的采购风险的接受与否和应对方式的决定，需要依托于对风险等级的评估结果，可以通过对风险的严重度和发生可能性做出等级的分类，在每个评估元素中做出等级判断，再使用风险矩阵法得出风险等级。不同组织具体的等级评价准则应贴近组织实际情况。表1至表5[5]為采购风险识别和评价准则示例。

3 采購过程中风险控制的措施

3.1 外部环境因素导致的风险的应对措施

3.1.1 技术因素

技术的高速发展要求组织要投入大量财力物力到技术研发中，进而压缩采购成本，并且要在研发部门快速推出新技术的同时，采购部门及时购入最新的配件，以推进新产品的尽快投产，抢占市场先机。这就意味着采购活动要提高管理水平，可以利用信息化手段建立信息化内控管理系统，将采购计划的上报、审批、签订合同、检验验收等环节均使用信息化反馈，缩短人为工作消耗的时间，提高采购管理和风险控制的效率[6]。

3.1.2 市场与竞争

组织的成本受到汇率的影响而波动无可厚非，组织应提前做好防范准备，提高汇率风险规避意识，引进相关人才，完善市场预测及应对机制，选择适当的结算方式和结算时机，利用贸易融资工具规避风险[7]。组织想在激烈的竞争中脱颖而出，要增强组织核心竞争力，知识管理、信息化管理、专业化优势等。

3.2 内部环境因素导致的风险的应对措施

3.2.1 组织知识

组织的知识管理是员工完善知识储备、共享经验教训的必要手段，通过知识管理，能够更加有效率地共享和传播知识，一改单向传播、知识传达不到位的情况。知识管理将信息处理和人的创新能力相结合，增强组织对环境的适应能力，提升组织核心竞争力[8]。

3.2.2 人员能力

人员应做到分工明确，优化人力配置，定期培训，使员工跟随技术发展的新形势，提高在不断变化的市场环境中的质量风险识别和防范意识，保持对外部风险的警惕性。还需建立考核制度，确立采购人员的考评准则，量化工作标准，对采购人员的工作内容有确定的评价，考核制度可作为奖惩实施的判断依据[9]。

3.3 相关方的需求和期望导致的风险的应对措施

3.3.1 顾客

要满足顾客的需求和期望，需建立健全的组织内部管理机制。顾客满意的过程会涉及市场、计划、生产、检验、服务保障等多个部门与采购部门进行沟通和配合，所以组织健全的内部管理机制非常必要。采购过程中一方面应加强上报计划管理，对上报计划进行调查与预测，确保计划可操作性强，可以实现任务按期交付的要求;另一方面，组织的采购方案应明确责任主体，建立跟踪监管制度，确保采购的原材料符合计划的成本，质量过关，后续生产中发现的原料问题应及时向供方反馈，防止生产断档，延长生产周期[10]。

3.3.2 外部供方

组织要避免外部供方的需求和期望导致的风险，首要是“选择”（符合标准供方的进入公司的合格供方名录），建立供方评估准则，对供应商完成成本、质量、财务、配送、员工能力、工作环境等方面的评估，进行周期监管，通过量化统计和比较，确定能否进行合作。当下是互联网大数据的时代，应利用天眼查等大数据分析APP，通过第三方更公平公正的方式，将供应商的上市信息、企业背景、企业发展、司法风险、经营状况、知识产权、经营风险等揽入合格供方评估准则当中[11]。还应注意，创造一个良性供方竞争环境，避免被过度控制或缺乏技术创新[12]。确保供方的选择之后，组织应做到满足供方需求和期望，做好合同管理工作，加强对合同内容等的审查，确保合同合法和准确，并由监督部门进行合同履行的监督。

3.4 采购风险的监控管理

组织应通过风险识别、评估、应对、监视测量的整合，对采购风险进行监控管理，某公司风险识别控制表示例如表6所示。其中，风险应对方式包括规避风险、承担风险、消除风险、改变风险的可能性、分担风险、保留风险。公司应定期评审措施的有效性。

4 结语

采购中的风险管理是组织运营中面对的永恒主题，它是持续变化的，并且不断复杂化、多元素化。按照ISO 9001-2015中的风险管理要求，从组织内外环境因素、相关方的需求与期望3个方向对组织的采购风险进行识别和分析，有助于提高组织的采购风险应对能力，确保将采购风险降到最小，利于组织质量管理体系的保持和组织经营目标的实现，进而促进组织的可持续发展。

参考文献

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[4] 滕潇潇，K公司采购风险控制研究[D].西安：西安石油大学，2016.

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[7] 蔡韫.汇率的变化对产品成本及公司利润的影响[J].现代商业，2015，10（35）：128-129.

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[10] 田立钢，李智琼.企业采购风险管理策略研究[J].企业导报，2011，12（18）：77-77.

[11] 孔媛媛，王聪聪.“媒体利器”天眼查收录全国超1.8亿家社会实体信息[EB/OL].（2018-11-22） [2019-04-16].http：//news.cyol.com/yuanchuang/2018-11/22/content_17808515.htm.

[12] 雷辉.浅谈企业采购风险管理方法[J].企业家天地（理论版），2006，22（10）：40-41.