大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设探究

王晓丽

摘要：文书档案作为事业单位在日常工作中积累的重要文件，其对促进单位的稳定以及可持续发展具有积极意义和指导价值，是事业单位日常管理的关键组成部分，本文主要针对大数据视野下的事业单位文书档案信息化建设进行分析和探究，希望给予我国相关单位以些许参考和借鉴。

关键词：大数据；事业单位；文书档案；信息化建设

随着我国信息技术的快速发展和更新，大数据概念应运而生，并且在诸多领域和行业实现了广泛应用，对推动行业发展起到了关键作用，文书档案作为事业单位管理的重要内容，在大数据背景下，以往的管理手段和管理模式已经难以满足时代发展，事业单位需要基于大数据技术开展信息化建设，保证文书档案管理和使用的完整性、安全性和便捷性，为单位健康发展提供优质的档案资源服务。

1、基于大数据下文书档案管理信息化的概念

大数据中蕴含了海量信息，其记录人类行为和活动，随着网络技术和信息技术的不断完善，数据量不断增加、利用效率不断提升，通过对海量数据的分析与整理，能够提升数据信息的附加价值和应用价值。

文书档案是事业单位在发展中积累的文档资源，其以录像、图片以及文字等形式为载体，记录了事业单位的经济活动和管理活动，将文书档案管理中引入信息技术，可以实现其利用、开发、储存、整理以及收集等工作环节的信息化操作，保证档案数据的完整性、安全性以及准确性，为事业单位提供全面而便捷的档案服务。

2、当前事业单位文书档案信息化建设中存在的几点问题

2.1信息化理念陈旧

当前，事业单位在开展文书档案管理中，依然沿用陈旧的管理模式和管理手段，纸质档案管理依然占据重要地位，并且存在重视收藏、轻视使用的思想，对信息技术的应用缺乏深入研究，工作人员也没有尝试管理手段创新，导致文书档案难以发挥其指导价值。

2.2文书档案损坏严重

事业单位在长期发展中形成了大量文档资源，导致库房负荷不断加重，管理人员的工作任务持续增加，档案人为损坏和自然老化的情况日益严重，对文书档案的完整性和准确性带来一定影响。同时，由于事业单位对档案管理缺乏足够的重视，信息化建设没有落实到具体中，文件损坏问题没有得到改善。

2.3工作人员能力补足

当前，我国事业单位在开展文书档案管理中主要沿用“一本账”、“一套卡”的固化管理手段和方式，工作人员在长期的工作中也形成了固化思维模式，缺乏创新与改革，对信息技术认知不足，自身的专业素养和信息技术操作水平不符合信息化建设要求，加之事业单位缺少有效的培训，工作人员的能力和知识无法获得及时更新。

3、基于大数据视野下事业单位文书档案信息化建设的相关途径

3.1转变建设理念

理念是指导行为的基础和前提，事业单位的主要领导和相关工作人员需要摒弃以往的固化档案管理模式和理念，积极转变以及更新信息化管理理念，认识到信息技术对文书档案管理的重要性和价值，积极配合信息化建设，进而促进各项工作的有序开展。

3.2数字化开发与建设

纸质文书档案不仅对保管环境具有严格的要求，同时在查阅和使用中也较为繁琐，并且容易在使用中损坏，导致档案资源缺失。因此，事业单位要基于大数据视野，利用信息技术和计算机技术，以大数据为管理环境，对文书档案进行数字化加工和处理，将纸质档案转变为电子化以及数字化格式，通过数字档案的形式为使用者提供优质服务。

3.3网络化开发与建设

网络技术具有较强的开放性和共享性，基于大数据下的文书档案管理，事业单位要充分利用以及发挥网络技术的共享优势，通过构建以及完善立体化档案网络，对所有文书档案开展信息化管理和共享，通过信息技术和网络技术完成文书档案的打印、复制、下载、组卷、归档以及分类等工作，提升文书档案的利用效率。

3.4加强安全管理

随着我国科学技术的蓬勃发展，各种黑客、病毒和木马的攻击手段更加高明和隐蔽，文书档案作为事业单位在工作中和发展中积累的重要档案资源，需要做好安全保护工作。首先，事业单位领导和相关工作人员需要树立先进的安全意识，重视文书档案在归档、储存以及使用中的安全，设置信息化管理系统的访问权限，严禁外部网络访问；其次，对管理系统进行升级和优化，利用网络加密安全技术，对文书档案开展安全化管理；最后，工作人员需要树立安全意识，在平时工作中定期更新杀毒软件、进行木马扫描，及时发现计算机中存在的病毒和木马，保证档案资源安全。

3.5加强人员培训

在文书档案管理中，工作人员是开展各项管理行为的主体，其综合素质和业务能力关乎到信息化建设的进程和质量，因此，事业单位要通过各种有效途径加强工作人员培训，提升其信息素养、操作能力和职业素养。首先，事业单位要定期组织工作人员开展职业素养教育，端正员工对信息建设的态度，并且主动投入到相关工作中；其次，要组织开展信息技术操作培训，保证所有工作人员都可以灵活的使用各种信息设备完成档案管理的相关工作，提升信息设备的使用效率；最后，培训中要涉及信息素养、信息技术操作、网络安全知识以及管理知识等内容，促使工作人员成为 集各个学科知识为一体的复合型、现代化高端人才，为信息化建设提供人才支撑。

4、结语

总而言之，随着我国社会与经济的蓬勃发展，大数据技术已经在诸多领域实现了广泛应用，文书档案作为事业单位发展的资源支撑，其具有重要的指导价值，因此，事业单位要迎合时代特点，基于大数据视野下开展文书档案信息化建设，利用信息技术完成文书档案的利用、开发、检索、查询、传输、归档以及收集，构建网络化、安全性以及数字化的管理体系，为单位发展提供优质的档案资源服务。

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