知识管理背景下的办公室管理创新研究

王莹

摘要：伴随着知识经济的不断发展，知识管理应运而生，这一新的管理模式正在被越来越多的单位和群体所认可。知识经济主要是强调知识的重要性，利用知识的可视化达到内部管理的利益最大化，提倡知识共享与知识创新。随着办公室功能的不断扩大化，重新营造办公室文化，建设高素质队伍，建设共享激励机制等各种管理模式正在不断的应用于办公室管理之中。本文主要就知识管理背景之下，办公室管理创新进行简单研究。

关键词：知识管理；办公室管理；管理创新

引言：

办公室作为各个机构综合办事以及服务的主要集中点，除了抓规范，抓管理，强创新之外，更应当改变传统的管理模式，积极学习先进单位的办公室管理理念，促进自身管理效能的提升，推动单位的内部发展。

一、事业单位办公室管理的几点缺陷

（一）管理工作较为随机

事业单位办公室无论是管理模式还是管理要求与企业的办公室管理存在着一定的差别。因管理体制差异，事业单位的办公室管理难以感受到寻常的职场压力，在工作质量考核上缺乏一定工作量的评价指标，这使得办公室管理没有实际的压迫感以及威胁感。因为缺乏定量的评价指标使得管理工作相对较为随机，对办公室管理工作质量的评价缺乏客观性，这也是导致目前单位内部管理较难，内部效率较为低下的根本原因所在。

（二）管理系统较为分散

笔者发现，很多单位的管理系统中各个部门之间存在着各自为政的问题，而各部门工作之间存在着重复与交叉，这导致了人力物力的极大浪费。现在很多企业内部的办公统一于使用钉钉或者是微信群，但是由于事业单位内部工作的特殊性以及保密性，这些常用的便捷性工具也许难以在事业单位内部得到大力的实施和推广，这也就导致了单位内部信息共享不足问题。这是极其不利于知识管理的，也给内部的管理系统带来了一定的交流障碍，也是单位内部资源的极大浪费。

（三）管理工作实践化倾向较为突出

办公室管理模式以及管理工作过于注重实践，往往只是注重于理论转变为实践的结果，但是对于转变过程较为忽视。但是知识管理是从过程之中所体现的，知识化管理的理想状态是将所有无必要的过程剔除，提高理论向实践转变的转化效率。但是很多单位忽视了过程的管理，不能总结提炼出一套完整的工作流程，等遇到相似问题时不能实现经验复制，造成管理效率低下。

二、知识管理背景下的办公室管理创新建议

（一）充分利用工作系统，互相协调

要想能够充分了解和认识到单位的发展状况，员工的思想情绪，就需要能够充分利用好工作系统。笔者建议在单位内部建设以软件管理为主体的决策保护软件，利用计算机系统进行自动化办公，发挥办公室人员的创新能力和管理能力，进行各类单位内部资料的整理，审核以及观察，根据上级领导的需求寻求最优化管理方案。

健全内部的管理工作系统也能够让员工有更多的渠道反映管理的不合理性和不科学性，在新形势之下，办公室对外的交流也日益频繁，建设完善的内部管理系统能够使得内部管理更加灵活，更好的将事情与原则兼顾，做到内部能够因事而异，不会使得管理过于死板。另外，工作系统的培训使用可以使得员工更为便捷并且迅速的找寻到自己所需要的内容，大大的提升了工作管理效率。

（二）统一化信息平台

单位内部管理平台需要能够统一，无论是何种管理部门，不应当各自为政。内部管理需要各个部门的协调与配合。信息资源的无限性和共享性是人们所认可的，知识管理模式的前提也是需要能够对于员工信息，单位信息，管理信息等各种信息进行统一审核和收集。这就需要办公室管理者能够充分重视信息资源的重要性，将各类信息进行分类存档。这样能够在需要使用的时候较为便捷的找到各类资料。另外，对于单位内部的机密资料，单位就可以进行加密或者是限定开放，只能够对有权限的人进行信息公开，尤其是内部人员的基本信息等。统一化的信息平台可以帮助单位更好的了解到单位内部的管理缺陷所在，也能够使得办公室管理更“接地气”，办公室工作人员也能够明确的从系统之中发现自己的“任务”和“作用”，在指定管理或者是完成专项工作的时候也能够有更多的渠道去听到一线工作人员的真实反馈，这能够帮助单位正确的掌握发展方向。

（三）知识管理模式机制的建立

知识管理模式在单位内部的建立并不是一夕一朝的，所谓的知识管理就是能够帮助单位在处理内部管理问题或者是单位发展等问题的时候提供决策参考。笔者认为，知识化管理模式需要能够总结单位内部的每一次管理措施，对于各类具体管理活动之间所存在的问题都一一的找寻出来，对于特定事件或者是特定案例就需要能够及时记录，这样单位在下一次面临相同或者是类似的事件处理时就能够做到有根据可寻。另外，笔者认为，部分单位可以借鉴国外的管理模式，我国很多单位已经能够较好的利用国外的具体管理案例进行单位内部的管理，但是依舊有部分单位依然在探寻单位内部自我发展和管理模式，这都是可取的，知识化管理模式并不是说固定于某一种特定的模式，而是需要有创新的精神，敢于突破常规，需要不断根据内部需求而不断改变的管理模式。

结束语：

知识化管理作为一种新型管理模式，已经被越来越多的单位和人群所认可。笔者认为，在社会各个阶层都可使用知识化管理模式，特别是在当下信息爆炸的时代背景下，知识管理能够促进信息的共享，这将极大地有利于管理科学的进步，为单位和社会创造更大的管理收益。并且，知识化管理可以随着时代的发展而不断改变管理模式，能够体现出管理的人性化和灵活化。

参考文献：

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