档案管理工作存在问题与对策

陈冰影

摘 要：社会不断的发展，市场经济也不断的完善。档案管理工作在很多事业单位也显得十分重要。档案管理工作使企业领导可以直接了解到公司员工的情况和及时知道公司的运营状况。这些档案管理工作虽然给我们带来便利，但是还存在的一些问题，本文主要分析了档案管理工作的问题和如何优化它，让档案管理工作更好的服务于事业单位。

关键词：档案管理工作；问题；对策

档案管理的工作对任何单位说都是十分重要的。对于医院来说，它可以在档案中查询病人以往的病情，可以更好的对症下药；对于警察局来说，它可以在档案中调查出嫌疑人各种资料；以及很企业、事业单位面对人才的选拔都可以根据档案来获取信息，进行下一步的工作。这些工作怎样做到最好是很多单位需要考虑的问题，并且尝试去解决。本文主要分析了档案管理工作中存在的问题和相对应的对策。

1 档案管理的重要性

档案管理现在应用与每个事业单位中，因为它有很重大的意义。1）它有利于行政单位的管理。档案中有事业单位目前的运营状况，以往的业绩和是否有较高的管理水准，这些都是重要的参考资料，都可以作为评判这个单位是否优秀的标准。对于东山再起的事业单位，可以从档案中找到之前工作的过失，避免前车之鉴，从而找到更适合事业单位发展的道路。档案资料不仅具有还原性和准确性，还具有法律效应，一些单位涉及到诉讼事件，档案可以发挥作用，维护自己公司的权益。2）它有利于事业的规范化。一个事业单位在发展的过程中，有很多优异的业绩，这些成绩都会被记录在内，而档案管理在其中起到了规范化的作用。与互联网相结合的档案管理工作，它没有传统档案管理工作复杂，尝试新的管理方法，体会企业发展的情况。3）有利于单位事業的信息化。目前，信息化的时代，数字化档案是信息化档案的重要手段，它有着比传统档案较高的安全系数，还增加了信息化发展，使得档案管理工作变得灵活，对相关人员要进行专业的培训，了解并掌握网络信息技术，从而提高档案管理工作的效率。4）他有利于促进事业单位的整体发展。事业单位很多的活动过程以及成绩都记录在档案中，事业单位可以将上一次活动的优缺点分析出来，下一次活动尽量做到最好，使团队中各个成员都凝聚为公司做贡献，这样不仅培养工作人员的责任心，团结向上的，还可以促进事业单位的整体发展。5）它具有重要的法律作用。一个好的事业单位树大难免招风，摊上诉讼事件，档案可维护公司的权益，减少不必要的损失。因此，档案管理者要熟通档案管理知识，对档案的完全做到相对应的保护，在一定时间会起到它自身的法律作用。

2 档案管理存在的主要问题

2.1 缺乏创新意识

目前，我国已成为互联网信息网络技术的时代，大数据背景下的管理档案工作也应用于各行各业，然而还有一些企业在运用大数据背景下的档案管理还沿用着传统档案管理的模式，阻碍了管理工作的发展，这是管理手段缺乏创新，要想大数据下的档案管理的工作效率不断的提升，就要培养创新意识，不断的去突破，这样事业单位才能够稳定发展。

2.2 工作方法滞后

我国档案管理在一起企业单位还没有受到完全的重视，领导和管理工作人员对于档案管理标准化的新型模式暂时还无法接受，大部分的工作人员对此产生了一些消极影响，使得工作方法滞后。影响了档案管理的实效性，阻碍了事业的发展。事业单位想要发展的好，应该先让领导重视档案管理，然后对管理工作人员进行赏罚分明，调动工作人员的积极性，并推动工作向前发展。

2.3 信息化建设不完善

新时期网络技术比较发达，对档案工作管理的要求也极高，要将发展的道路实现多元化。档案工作原理也逐渐信息化，信息化的档案工作原理，还没有具体实施的制度，还需不断的完善。信息化建设突破了传统纸质版的档案记录的模式，它出现了很多以视屏，图片，音频等一些新的形式去做档案管理工作，它降低了档案工作时的难度，但是由于它未应用于全部事业单位，还是因为管理制度存在着一些问题，所以需加强并不断完善信息化建设。

2.4 人才问题突出

档案管理存在的最主要的问题就是管理人员。管理人员不仅要有与其相关的管理知识，对计算机网络技术有一定的了解和简单基本操作，还要责任心和耐心。而现在是社会管理工作岗位的人员有的素质低下，有的不会专业知识，有的是走后门进来工作的，对于他们来说上班轻松还有工资，根本认识不到管理工作的重要性，面对档案管理工作的要求和工作量，让他们觉得繁琐，削弱了他们工作的积极性，使得档案管理工作效率不高。

3 档案管理的优化策略

3.1 进一步加强档案管理工作的流程和方式

在互联网信息技术的背景下，企业在开展档案管理工作的同时，还应进一步加强工作的流程和方式。这样才可以提升档案事业管理。加强档案管理工作就是把相对凌乱的档案文件整理起来，便于之后展开工作。它的原则是要保留原来的文件，和各文件之间的联系，以便于日后管理运用。档案管理工作的具体流程是要先制定整理方案，然后不同宗全都各自划分开来，然后进行具体的工作。

3.2 建立健全档案管理制度

在面对目前所发展的档案管理系统，并不是预期的那么理想，最主要的原因是档案管理制度不够完善。要想提高档案管理工作的效率，首先是根据某单位的实际情况去建立一套合理的规章制度。并且也可以在实际的运营过程中完善档案管理制度。不管什么时候，都要与时俱进，现在是互联网时代，可以通过计算机网络技术进行档案管理，这样工作的效率和准确性都一同提高。还在运用传统模式管理档案的单位，也应该建立一套与时俱进的管理制度，提高工作质量。

3.3 提升档案管理人员的业务水平

提升档案管理工作人员的业务水平与管理人员自身的素质有着密切的联系，需要从工作岗位中培养管理人员的专业能力，保证管理工作人员的水平发展有待提高，来保证工作的稳定性。

3.4 加强档案管理信息化建设

档案管理信息化是档案管理工作在互联网技术相结合，为公司提供服务，从传统模式纸质版的档案实体转变成档案以信息为重心的过程。在大数据背景下的档案管理工作，它的准确性很高，工作效率也很高，使得传统的档案管理工作不能满足现代形式的要求。所以各部门应该加强档案管理意识，多加强档案管理信息化建设。

4 结语

不管是传统的档案工作管理模式还是大数据背景下档案工作管理的模式，它不仅对企业自身事业有积极作用，还对社会起到了不小的作用。所以各企业以及事业单位都必须重视起档案管理工作，知道档案管理工作的重要性，面对档案管理工作中存在的问题要及时进行处理。领导在挑选管理人员时，要挑选具有档案管理方面的知识和具备基础的网络信息技术知识的员工。调动员工的积极性，并培养员工创新意识，将管理工作做到最好。

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