高校图书馆纸质文献联合存储研究

苏建华

摘 要：本文首先调查了部分重庆市高校图书馆馆藏数量和流通图书数量，发现各馆都面临着馆舍紧张和低利用率图书无法及时下架的问题，各馆联合建设低利用率图书储存库是解决这一矛盾的有效措施，接着分析了重庆市高校图书馆低利用率图书合作存储的组建、管理、服务机制，最后提出建立分布式学科合作存储中心是解决重庆市各高校图书馆低利用率图书保存的可行方法。

关键词：高校图书馆；低利用率文献；合作存储

基金项目：本文系2016年重庆市高校图工委项目“重庆市高校图书馆纸质文献联合存储研究”研究成果。

拥有丰富的馆藏曾经是大多数图书馆的追求和目标，但随着馆龄的增长，馆藏空间常常显得局促，使得馆藏空间与文献增长之间的矛盾尤为突出，而且伴随着现代通讯技术和网络技术的发展，传统图书馆馆藏空间更是显得不足和单一，为了解决馆藏文献日益增长和馆藏空间不足这一矛盾，国外图书馆在1900年就提出了储存图书馆的概念，经过100多年的探索和实践，国外储存图书馆的发展已经从单独储存图书馆发展到联合储存图书馆阶段，功能也从单一的存储向协作采购、联合编目、馆际互借等业务拓展，国内部分地区高校图书馆联盟也进行了区域联合存储的调研和实践研究，笔者认为重庆高校也有必要就这一关系到图书馆未来发展的问题进行研究。

1 重庆市高校图书馆纸质文獻流通现状

重庆市目前有公办本科院校17所，笔者通过网络问卷调查各高校纸质资源的总量和用于流通的图书数量等问题，总共收到有效问卷10份，具体数据如下表：

通过以上调查可以看出，随着多年的累计和馆藏文献老化速度的加剧，重庆市大部分高校图书馆都积累了大量低利用率较低的纸质文献，除了重庆工商大学馆舍不紧张外，其余9家图书馆的馆舍都十分紧张，以笔者所在的西南政法大学为例，2007年建成投入使用的图书馆经过10余年的发展，馆舍已然不能满足文献储存的需要，部分书库书架上图书每年需要小范围倒架才能将新书上架，密集书库也需要每年倒架才能下架部分低利用率图书，短期内扩建馆舍不太可能，只能从低利用率图书的存储方面来缓解当前各图书馆馆舍紧张的问题。

2 低利用率图书联合存储的作用和意义

自上个世纪80年代德国Fuhlrott提出合作存储图书馆的概念以来，联合存储图书馆的发展经过了国家存储图书馆、馆际合作存储图书馆、区域合作存储图书馆、全球合作存储图书馆等发展阶段，出现了一些合作存储的典型案例：如1989年建立的芬兰国家存储图书馆、美国马萨诸塞州的五学院存储图书馆、北美地区的中西部图书馆馆际中心等[1]。国内也有文献记载了浙江、江苏、广西、北京等地区的图书馆也进行了联合存储的探讨和实践。国内外的研究和实践表明联合存储不但对缓解图书馆的馆舍压力，推动低利用率文献的开发和再利用和减少管理成本等方面都有积极的作用，而且还能实现地区范围内的文献稳定增长。

2.1 缓解馆舍压力，降低单馆的管理成本

实践证明，仅靠扩建馆舍难以解决文献日益增长与馆舍不足的矛盾，加入联合存储图书馆首先可以减轻图书馆的馆藏压力，使得图书馆能够将流通率低的图书按照一定的下架原则存放到储存馆中，可以释放一定的馆藏空间；其次合作存储可以降低单馆的管理成本，有利于图书馆将有限的财力投入到核心资源的建设上，从而为图书馆优化馆藏、拓展服务方式提供条件[2]。随着馆龄的增加，大多图书馆都增加了一些低利用率和甚至零利用率文献，这些文献的境遇非常尴尬：在架上无人问津但又不能下架剔除，这些资源长期累积下来不但严重影响了馆藏文献的整体利用率，而且使得本来就紧张的馆舍问题更加捉襟见肘，但图书馆又下不了剔旧的决心，因为谁也不能评估该类文献的潜在使用价值和对馆藏评估的影响。

2.2 实现资源长期保存，满足地区资源共享需求

图书馆在文献资源剔旧时是非常谨慎的，因为每一种文献都是图书馆的固定资产，尤其是对高校图书馆而言，剔旧更是慎之又慎，因为上级部门的评估对文献总量和生均文献量都有要求，但不下架不剔旧会影响新增文献的上架流通，所以为了摆脱经济和空间的双重压力，图书馆必须积极应对。联合存储不但可以缓解图书馆的空间压力，还可保证发挥低利用率文献的潜在价值，因为低利用率文献是个相对的概念，有些文献也许在本馆流通率低，但换了别的图书馆又可能成为高流通率文献，现阶段流通率低并不意味着未来一直得不到利用，所以对低利用率的图书馆不能盲目的下架剔除，必须通过合作存储来发挥其潜在价值。通过合作存储实现各成员馆永久保存文献的需求，拓展各成员馆的馆藏结构，增强各成员馆持久使用文献的安全感。

3 重庆市高校图书馆低利用率图书联合存储机制

所谓合作储存，也就是多个图书馆有规划、有目标、有组织地集中或分散收藏被视为冗余的、利用率低但具有潜在价值的文献，以便在读者需要时提供给其他各类图书馆共同利用，作为图书馆本地馆藏的补充。国内外的实践证明，建立合作存储图书馆是控制馆藏增长、保存藏书质量不变和保障文献使用价值的重要途径，重庆市各高校图书馆在协商一致的基础上合作建立低利用率储存库不但能够从根本上缓解各馆空间压力，还能完整、系统、永久地保存文献，降低各馆管理成本，实现区域文献资源共享，拓展成员馆的虚拟馆藏，吸引更多用户利用这些原来相对低利用率的文献，形成文献聚合效应，满足用户永久性的文献需求。合作储存虽然好处诸多，但它的建设是一项牵涉到多家图书馆文献资源建设的庞大工程，从一开始就需要长远规划各方面的运行机制。

3.1 管理机制

合作储存作为一项涉及众多机构的复杂工程，需要学校、图书馆乃至政府机构等多方面的协调与合作，形成完善的合作储存体系。重庆市共有本科院校17所，其中14所分布在主城区，3所分布在涪陵、永川和万州，要建设低利用率文献合作储存库，首先要统计合作馆的数量，确定合作储存库的范围、规模和选址问题，接着要统计各馆低利用率文献的总量及未来发展趋势，其次要确定合作储存的目标、建设模式，最后要考虑资金支持和来源途径。

有效的管理机制是合作储存馆有效运转的保障，重庆市内高校虽然不是太多，但各馆的管理体制和内部组织结构不同，教育部所属的重大和西南大学资金比较雄厚，其余均隶属重庆市教委部管辖，要形成切实有效的合作储存管理机制，必须要建立一个统一的领导机构，代表各成员馆对合作储存的建设规划、日常运作和利益分配等进行共同协商决策，根据各参与馆的具体馆情确定和合作储存模式确定采用何种管理机制：即集中管理或分工管理。重庆市高校图书馆合作储存是跨地区的合作，建议采用在相互协调和信任的基础上制定各项规章制度，采用集中管理比较可行，因为集中管理体制除了大的决策方案由各成员馆集中商讨决定外，平时可通过委员会派专人管理[3]。储存库的初期建设需要大量的资金修建馆舍和购置硬件设备，单凭单个或几个馆的力量是无法承担的，因此合作库一开始建设就要争取各级政府的资金和政策支持，产权也应归政府所有；而各成员馆提交文献的所有权应归各成员馆平等享有。文献权属的界定对成员馆参与合作储存的积极性和储存库的发展都具有很大影响：提交到储存库文献是的权属虽然所有权属于原提交馆，但必须有约束机制约束成员馆对提交文献后的处理权限，不能随时取回，更不能对合作储存库的整体资源建设产生影响。

储存库是一个包罗万象的资源集合，聚集各馆不同类型的资源，这些文献的共同点就是利用率低或甚至零利用率。为了降低保存这些文献的成本和提高读者利用它们的方便性，储存库规划时就应对文献提交、筛选、所有权及收益分配等做好规定。当前重庆市高校图书馆大部分都建有密集书库，即根据进入流通的时间、出版年、流通借阅情况等将文献进行下架归入密集书库，参与调查的10所图书馆除了川外和工商大学没有对流通率低的图书特殊处理外，其余8所图书馆都将利用率低的图书馆归入密集书库和非流通书库，合作储存馆文献的提交可以在此基础上展开，一旦文献进入合作储存库，其使用难度会增加，因此各成员馆提交文献时必须谨慎，多方面考虑下架进入储存库的标准。因为低利用率文献的概念是相对的，笔者认为总体原则可按照文献的半衰期规律来制定，社科文献半衰期较长，科技文献较短，据此定律，4-5年内无人使用的社科文献即可定为低利用率文献，科技文献2-3年无人问津也可定为低利用率文献，长期无人借阅的文献肯定也可归入低利用率文献，但各馆馆情不同，文献的老化规律也不尽相同，因此对低利用率文献的提取不能单纯以出版年、流通率、学科类别来界定，而应根据本馆的文献资源建设目标、用户特点、复本数量、专业设置及学科发展的趋势等综合考虑。

确定好文献选择原则后还需制定一套完整的流程来保证提交到储存馆的文献质量，参照国外的经验笔者认为可以按照如下程序进行：首先各成员馆向合作储存中心提交需要合作储存文献的目录，接着，储存中心管理人员利用表格与库存目录进行查重核对，无重复库存并符合收藏标准的资源可提交实体文献；如该资源已被其他馆提交入库，原则上不重复接收，但可进入储存库的联合目录来检索揭示，其他有需要的成员馆可有偿选择入藏本馆馆藏，收益原则上也归提交馆所有；最后对提交的实体文献外观、内容、复本数量、是否有电子版本等进行审查，经过逐层审查的文献才能入藏储存库[3]。为了合作储存的长远发展，重庆市高校图书馆应采取循序渐进地减少复本量，待合作存储发展到一定阶段后可采取單复本制度。合作存储的主要目的是集中保存，但对于一些有潜在利用价值的图书要保证随时取用的方便性，为此各成员馆要加强技术合作，建设方便各馆展示和用户检索的联合目录。此外储存库日常管理过程也需要做好除尘、除虫等工作，控制库室的温度和湿度，对文献按照尺寸和出版时序排架，实行高密度储存，最后储存库藏书建设和普通图书馆一样，也应根据实际需要开展剔旧工作，当然剔旧的原则和数量等需要各成员馆商讨决定。

3.2 服务机制

合作储存库的功能除了保存文献外，更应具备服务功能，各成员馆可通过该平台交换文献，互通有无，即单馆多余的复本文献可通过储存馆的网络平台发布，需要该文献的图书馆可通过交换或赠与等方式补充本馆所需文献[3]；储存馆的网络平台除了及时更新成员馆提交的文献外，还应将储存馆的建设动态和文献需求及时反馈给各成员馆，成员馆可根据本馆馆藏和储存馆的具体需求实时调整低利用率文献的下架，保持单馆馆藏的随时更新和储存馆馆藏的及时补充。当然为了保证储存馆馆藏文献的永久可获得性，对用户的文献需求最好采用传统的闭架服务，由工作人员帮助用户查找提供所需文献，空间充裕的情况下还可就近开展阅览、复印、扫描、文献传递等服务。同时为了提高文献满足率，各成员馆在统计和了解本馆纸本藏书与电子书相互覆盖的基础上联合购买电子书，借鉴OCLC 研究中心等机构的做法，引入云计算技术和平台架构满足本区域成员馆的需求的文献共享平台并实现跨平台互访[4]。

建立合作储存库需要花费大量的物力和人力，除了当地政府的支持和投入外，成员馆也需要人力和资金保障，因此为了保证合作存储的持续稳定发展，建立之初需要对各成员馆之间的利益分配作出规定，通过协议保障各馆的利益均衡。重庆市各高校图书馆规模和基础不同，大馆和小馆馆藏空间的压力不能同日而语，大馆急需下架剔除低流通率文献，小馆则需要大量纸质文献装点门面，因此对合作存储的态度也不同，为了鼓励中小馆参与合作储存馆的积极性，合作协议需要对他们倾斜，引导鼓励他们使用存储库的文献，尽量做到公平合理地推进共建共享活动，平衡大小馆之间的投入和产出，对成员馆里文献提供者应给予适当的补偿。

4 重庆市高校图书馆低利用率文献联合存储模式

低利用率合作储存本质上是一种地区性图书馆联盟，在国内有许多成功案例可供借鉴，如CALIS的全国中心-地区中心-成员馆的三级文献保障体系，重庆市高校数字图书馆是本市高校图书馆的数字资源建设联盟，但低利用率文献合作存储与一般的图书馆联盟不同，联合存储需要考虑参与馆的数量、地域、储存文献总量以及文献学科分布等多个因素，参照湖北、浙江和广西等省总结的经验，笔者认为重庆市高校图书馆低利用率文献联合储存宜采取学科分布式储存模式。

区域集中储存操作起来比较方便，尤其是距离较近的高校图书馆文献联合储存与利用的成本较低，但网络时代，距离已不是图书馆联盟建设的桎梏，因此笔者认为各成员馆可在协商的基础上可按照学科或主题对低利用率文献建设联合储存库，这种模型不需要重新建立独立的储存库，而是分别结合各图书馆原有低利用率馆藏文献的学科特点，将其他高校图书馆提交的同类文献集中收藏，形成低利用率文献的学科中心。如重庆大学图书馆按协议集中储存全市高校馆低利用率文献中的建筑学类，西南政法大学图书馆可存储政治法学类文献，重庆工商大学图书馆可储存经济类文献，其他各馆则可将本馆该类目的低利用率文献经过查重集中送交上述馆保存。需要指出的是，重庆市公办本科院校中部属院校较少，其余均属市属院校，办学层次差别不大，馆藏体系和数量具有一定的共性，建立区域学科分布存储库具有一定的可行性，当然这些分布式的存储中心的资源可在区域合作存储中心的平台上集中发布，远程读者可通过文献传递等方式获得存储在个学科中心的文献资源。学科集中储存模式无需建设独立的储存库，大大降低了建设成本，各成员馆可根据其馆藏特色分工承担储存任务，有利于保证某一类或者某一学科文献保存的完整性和系统性，但需要适当兼顾各成员馆的权益，需要建立一定的补偿机制保护在合作存储中贡献较大的成员馆，防止中小馆出现坐享其成的局面。

相较国外国内对低利用率文献合作存储的研究和实践仅停留在理论层面，鲜见成熟的案例，大多数高校图书馆都面临着馆舍紧张的问题，因此研究和建设低利用率图书馆的合作存储模式势在必行，各省市高校图书馆要在借鉴国外先进经验的基础上建设适合我国国情的合作存储图书馆，努力实现资源利用效益的最大化。

参考文献

[1]邱茹林，全贞兰，谭淑琴.国外低利用率文献合作存储研究[J].图书馆建设，2017，（5）：29-32.

[2]蔡文彬. 浙江省高校图书馆合作存储的意义和对策[J].图书馆研究与工作，2018，（7）：65-69.

[3]聂建霞等.湖北省高校图书馆低利用率文献合作储存的机制和模式研究[J].2013，（1）：68-74.

[4]赵伯兴，向明.云图书馆环境下低利用率文献合作储存对策研究[J].中国图书馆学报，2013，（3）：40-48.