信息化时代会计档案管理研究

周香怡

摘 要：伴随着会计档案进入信息化阶段，会计档案发生了质的变化，传统的档案管理模式已无法满足新时代的需要，探索新的会计档案管理办法显得尤为重要，本文从信息化时代会计档案所呈现的新特点入手探究当前会计档案管理模式中需要解决的几点问题，并据此提出几点举措以此完善会计档案管理工作。

关键词：信息化；会计档案；管理

随着计算机网络技术发展及互联网的普及，社会各个行业开始进入信息化时代，会计档案管理工作也进入电子化管理阶段，与传统的会计档案相比，信息化时代下的会计档案呈现出新的特点，传统的档案管理模式已不能完全适应信息化时代的发展需要，因此探索信息化时代下会计档案的管理势在必行。

1 信息化时代下会计档案与传统会计档案的区别

信息化时代下的会计档案较传统会计档案内容更加丰富，范围更加广泛。传统的会计档案主要是指纸质的记账凭证、会计账簿、会计报表等，信息化时代下的会计档案既包含传统的以纸张为介质的传统档案同时也包含以磁性介质和光盘形式存在的电子档案，具体主要指打印输出的各种纸质凭证报表账簿和会计系统软件中的所有系统软件、会计软件程序和其他文档资料。电子会计档案以电子数据形式记录、传输及使用，较传统的纸质档案内涵更加丰富完整。

信息化时代下的会计档案较传统会计档案对外部环境的要求更高。传统的会计档案由于以纸质为载体进行保存，对外部的环境要求不高，不容易受到外界的破坏，保密性和安全性更强。信息化时代下的电子会计档案依靠磁性介质为信息的存储载体，虽然占用的空间小便于携带，但是磁性介质对环境依赖性较强，因为电子数据容易遭人恶意篡改，需要配置较为安全的软硬件设备，另外电子数据也容易因温度、湿度而发生意外丢失，因此在平时的管理中要强对数据安全的管理，注意防火、防潮、防水、防磁，否则数据容易遭到破坏。

信息化时代下的会计档案较传统会计档案使用效率更高，资源共享更为便捷。传统的会计档案记载于纸上，虽然更加直观，也更利于保密和保护，但是在信息化大背景下不能更好的满足高效的办公需求，由于计算机技术和网络技术在会计信息系统的应用，信息化时代下的电子会计档案一方面便于日常查询、统计分析、报表制作等工作，大大提高了会计档案的使用效率，另一方面通过实时网络传输，使得会计资源的共享更加的便捷。

2 信息化时代会计档案存在的问题

2.1 信息化时代下会计档案管理制度缺乏科学性、规范性

科学合理的制度规范是信息化时代会计档案管理的基础，现阶段由于对会计档案管理工作还不够重视，会计档案的归档仍然沿袭传统管理制度，电子会计档案管理行业内标准没仍有落实，目前依然只注重传统纸质档案的归档整理，即将打印输出的记账凭证、会计账簿及会计报表的纸质档案归档，没有按照要求对会计电子档案进行编号和著录，也没有对这些信息化载体制定相应的管理办法，使得电子会计档案没有发挥其应有的效能。

2.2 信息化时代下会计档案外部环境存在安全隐患

如前所诉电子会计档案依赖于磁盘网络介质等外部环境，它实现了资源的高效共享，而同时也加大了会计档案数据被篡改、破坏的风险。电脑病毒的入侵导致会计数据丢失、数据被泄露的风险加大，电子数据被修改后不容易被人察觉，这给恶意篡改者留下了可乘之机，在这种情况下，电子会计档案如果没有很好的安全防护措施很容易失真。

2.3 会计档案管理人员队伍素质有待提高

信息化时代下的会计档案管理工作是一个综合性的工作，对管理人员提出了更高的要求，需要有一定的财务知识基础熟悉计算机网络的综合性档案管理人才对会计档案进行管理，特别是对会计档案存储的软、硬件设备的操作和维护都有一定的认识才能确保电子会计档案归档的准确性、完整性及安全性。现阶段各个单位对档案管理的认识不够，仍然停留在传统的档案管理层面，利用非专业化人员或者兼职人员对会计档案进行整理归档导致会计档案归档不规范，不完整，档案安全性也很难达到预期的要求。

3 信息化时代会计档案管理完善举措

3.1 加强领导，提高对会计档案管理工作的重视程度

领导重视是搞好信息化时代会计档案管理工作的前提和关键，对于电子会计档案而言，其完整性与完全性不容小视，相关领导和管理者应该充分认识到这项工作的重要性， 首先在思想上重视，不断的组织财务部门和档案管理部门学习相关档案管理制度规范，确保会计档案管理人员认识到电子会计档案管理的重要性。其次要加大对会计档案管理工作人力与财力的投入，为会计档案的管理提供各种有利的环境创造良好的氛围。

3.2 完善会计档案管理体系，强化会计档案内部控制力度

要想全面做好电子会计档案的管理工作，必须要制定完善的管理制度，各单位应该结合本单位的实际制定出电子会计档案管理办法，这些办法应该细化到每一个办理程序，以确保会计档案有序存放，妥善保管，防止损坏、泄密、丢失。引进先进的技术保证电子数据的安全，防止恶意篡改者对书籍进行破坏。同时强化内部控制管理力度，通过建立内部审计及内部控制自我评价机制加强对会计档案各个环节的监督，定期对会计档案进行审查与核对，建立严格的岗位责任制，增强每一个会计档案管理人员的责任意识，以确保责任落实到每一个人。

3.3 建立数据安全防范机制

电子会计档案存储于磁盘介质中对数据的安全性提出了很高的要求，一方面各单位要在设计电子会计档案管理的流程中增加监控程序，对电子信息的归档、查询建立相应的授权审批制度，使得电子数据不会被轻易的篡改，保证电子会计档案归档整理的安全性和完整性。另一当面，应增强硬件投入，存放电子会计档案场所要具备防火、防潮、防磁等条件，应利用防火墙、杀毒软件等先进的技术手段确保电子数据的安全，此外必须对电子数据进行备份，并定期对以前年度存放的电子数据进行检查。

3.4 加大培训力度提高会计档案管理人员的综合素质

在信息化时代，各单位应积极引进一些同时掌握计算机技术、精通档案管理知识及财务知识的综合性人才來加强对会计电子档案的管理。在日常工作中，一是加强对会计档案管理人员的职业道德教育，电子会计档案因其特殊性很容易被管理人员私自篡改，一旦会计档案管理人员缺乏良好的职业道德很容易造成财务数据缺乏真实性和准确性。二是加大对档案管理人员的培训力度，定期组织财务部门和档案管理部门人员学习相关会计档案管理办法，通过多门类多层次的知识培训完善档案管理人员的知识体系。三是各单位要根据单位实际制定合理的奖惩机制，确保每一位会计档案管理人员在自身所处的岗位上具备一定的责任意识。

4 结束语

在信息化时代下，电子会计档案与传统档案相辅相成，密切联系，会计档案工作面临新的机遇与挑战，一方面要顺应时代的发展抓住机遇，另一方面要正视当前档案管理工作中存在的问题，通过加强组织领导，完善会计档案管理体系，建立数据安全防范机制，提高会计档案管理人员的综合素质来提高会计档案管理的效率，保障会计档案的安全，使会计档案利用信息化时代的契机发挥更大的效能。

参考文献

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