谈全面实现无纸化办公后如何做好电子档案的管理

司马威

摘 要：本文围绕着电子档案的特点，分析无纸办公时代电子档案管理的策略方法，着力形成完善的电子档案管理机制，促进电子档案管理的快速发展，解决传统档案管理方面的问题，达到高质量开展档案管理目标。

关键词：电子档案；无纸办公；优化策略

新技术的应用和发展，必将对传统的档案信息载体和管理方式造成重大冲击，以“卷”为单位实体形式的档案肯定越来越少，传统意义上的档案可能将无来源。取而代之的是以磁带、磁盘或光盘为介质的电子档案。对形成电子档案的电子文件如何进行收集和管理，是摆在档案工作者面前艰巨而复杂的任务，也是能否保证全宗内档案齐全完整的关键所在。无纸办公时代的来临，促进了电子档案管理工作发展，当前电子档案已经成档案管理工作的主趋势，在纸制档案与电子档案双套制运行的模式下，还要提高电子档案管理质量。

1 无纸时代电子档案管理特征

1.1 归档方式

无纸时代电子档案归档操作与传统的档案管理方式较大差异，电子文件归档主要采用定期归档与实归档方式，要求文件形成单位通过互联网定时将电子文檔传递给档案管理部门，与电子文件对应的纸制文档主要采用第二年归档的物理归档方式。电子文件归档的主要优势在于快捷、高效，可以方便的进行文件传递，达到有效进行分类管理的目标。

1.2 保管方式

电子文件的保护方式也有较大差异，无纸时代的电子文档的存储主要采用结构性数据库，可以进行海量数据信息的存储，而且有效的节约了存储的空间，可以满足迅速查询、低成本存档，与提高存档安全性目标。在存档操作时可以提高防霉、防蛀、防火等效果。电子存档还可以借助云存储技术，从而实现电子档案的分布式存储，满足了高效广域存储的需要。

1.3 使用方式

电子档案提高了使用的快捷性与智能性。基于互联网的电子档案利用可以实现远程调阅和实时调阅。依靠先进的电子档案管理系统可以对档案使用权限进行划分，并且满足用户随时获得档案的需要。通过精密的检索机制，还可以满足用户对个性化的档案数据需求，减少了信息翻阅查询工作。借助电子设备的档案查询使用效率更高，使用方式更加快捷，因此满足了用户登入计算机进行档案阅读或者档案下载的需要。

2 无纸时代电子档案管理问题

2.1 提高档案意识

无纸时代档案管理意识还有待加强，有些单位虽然推行了无纸化办公，但是对自动办公系统的数据信息管理不足，办公系统存在着大量的数据冗余、错误或者系统性不足的问题。无纸时代促进了档案双套制的形成，无纸档案管理融合了电子档案与纸质档案优势，发挥了高效存储与检索的价值优势。但是当前纸质档案与电子档案并存的运行机制导致电子档案管理制度建立不完善，电子档案的运行机制改革速度较慢，有不少基层单位仍不适应电子档案使用环境，工作人员对电子档案运行制度与方法不熟悉，电子档案管理质量较弱，电子档案未能长久保存。

2.2 无纸程度较低

无纸档案管理的主要目标在于节省档案存储成本，提高档案信息的应用效率。当前基层单位虽然推广使用无纸办公系统，但是并未放弃纸质档案，往往执行双套制。虽然档案无纸化推行多年，但是流程与处理机制仍不完善，档案管理还主要人工方式操作为主，还缺乏有效的档案检索与传阅机制。档案管理理念与管理模式较为机械，导致档案管理中程序繁琐。

2.3 安全性较低

虽然无纸化档案管理提高了档案管理工作效率，但是无纸时代的档案管理主要依靠互联网运行，当前电子档案还受到互联网环境的新安全威胁。有些单位电子档案管理的安全环境不足，运行电子档案的系统存在较多漏洞，电子档案存储方式、运行环境与保存机制还受网络环境因素影响。

2.4 系统协调性低

当前电子档案的系统协调性低，电子档案建设过程中存在着沟通不足的问题。电子档案管理内部还存在着各自为政的现象，档案管理部门与档案建设部门之间的协调不足，因此影响档案管理工作的科学性和有效性。当前档案管理的规范性较低，虽然无纸化办公时代已经有具体的内部规定，但是档案管理的办事效率，档案管理的操作流程仍有待完善。档案管理工作还要形成科学的移交、归档与权限等方面的划分机制。

3 无纸时代电子档案管理策略

3.1 优化档案管理制度

提高无纸时代电子档案管理有效性，应当优化电子档案管理工作制度，创新电子档案的管理方法，着力形成完善的电子档案管理工作体系，达到提高电子档案管理有效性目标。首先，应当重视电子档案的管理工作，明确电子档案管理的内容，制定电子档案管理工作的规范与操作标准，形成阶段归档、年归档、纸制文档的专门制度，促进向电子档案方向转化发展。其次，加强电子档案管理工作宣传，全面提高职工的电子档案应用与管理意识，形成电子档案签名、调阅、职能权限机制。还要保证电子档案文字材料、声音文件、数据文件的整体质量。第三，建立归档的科学化范围，构建电子档案立卷制度，加强监督领导机构建设，提高电子档案真实可靠性，营造多样与科学的档案管理机制。

3.2 加强硬件设施建设

提高电子档案管理工作有效性，还要加强电子档案管理的硬件设施的建设工作。首先，明确电子档案管理工作的建设计划，分析当前单位电子档案管理工作的状态与短板，根据无纸制与互联网电子档案管理应用的需要，拟定档案设备更新的计划。其次，从保证电子档案的网络运行安全着眼，全面强化电子档案的安全保护措施，提高职工的电子档案安全与保密意识，积极研究结构化和云存储的技术与相关操作规程，配置纸制档案的影像化设备，并且逐步优化和扩展档案存储的格式等，开发优质的档案数据库。第三，还要完善管理系统与开发应用系统，提高档案管理的智能化水平，注重在人机交互模式下提高档案的应用效率，发挥档案管理系统对档案数据共享支持作用，为电子档案全面应用奠定基础，并且通过先进设备优到促进电子档案快速发展目标。

3.3 开展专业技术培训

提高档案管理工作的总体质量，适应无纸时代电子档案管理工作的现实需要，还要加强电子档案管理技术培训工作。首先，对现有的电子档案管理操作技术人员进行培训，要求电子档案管理人员掌握先进的管理技术与方法，提高电子档案管理人员专业性，做好档案管理的分级与分工，合理设置档案管理权限，实现对档案数据信息的有效存储。其次，构建开发电子档案管理体系的团队，注重组建可以开发档案管理系统的专业团队，不断优化和改进电子档案的运行环境与提高管理质量。第三，加强专业技术的普及培训工作，促进广大职工更好的学习电子档案管理与应用方法，形成良好的电子档案管理氛围与发挥电子档案价值。

4 结论

无纸时代的电子档案管理应当构建完善的系统，依靠优质的软硬件提高电子档案的运行质量，注重在无纸化时代更好履行电子档案制度法规，提高档案管理人员专业素质，达到高效开发电子档案的目标。

参考文献

[1]李雪玲.浅析当前无纸化办公环境下的电子档案管理[J].办公室业务，2016（6）：184.

[2]刘芳.论在高校档案管理中电子教学文档的重要性[J].科技经济导刊，2017（8）.

[3]江雪青.浅析当前无纸化办公环境下的电子档案管理[J].信息系统工程，2015（11）.