高校档案信息化建设策略

【摘 要】在高校管理中，档案管理作为重要的一环，对高校管理质量和发展方向都有着直接的影响。在信息化高速发达的时代，必须要在高校档案管理中，以前瞻性的视角对其进行现代化和信息化管理，这样才能提高高校的核心竞争力。经过研究，以信息化技术手段对高校进行档案管理，一方面符合了高校的信息化发展要求，另一方面也可以将高校的档案管理工作加以简化，因此，信息化档案管理是非常必要的。如今校园的档案管理工作，虽然在一些方面取得了部分成效，但仍然有部分问题尚待解决，如管理观念落后、创新意识不足、技术保障不到位、网络安全事件时有发生等。因此，对高校档案进行信息化管理，必须从尚待解决的问题入手，更新管理理念、规避网络风险。

【关键词】档案管理；信息化

【中图分类号】G647.24 【文献标识码】A

【文章编号】2095-3089（2019）08-0021-02

引言

当今社会，网络、信息及数字技术已逐渐成为现代社会的主流发展方向，在这一发展基础上，各行各业都有了新的发展方向，也带来了前所未见的发展机遇。随着先进的科学技术的逐渐发展，档案管理工作也日益发展变化，对档案进行信息化管理已成为档案管理工作未来发展方向。在高校这一特殊社会环境中，对档案进行信息化管理也越来越受到重视，在此基础上，也可以对高校的全面信息化发展起到促进作用。然而，尽管对高校档案进行信息化建设管理意义重大，但当前的管理工作中，仍然有许多问题尚待解决，覆盖了管理理念、技术及人员等多方面，尚存的问题也严重阻滞着高校档案信息化管理工作的进一步发展[1]。因此，用信息化技术对高校档案进行管理的工作是刻不容缓的，我们应该立足高校档案管理工作的实际开展情况，在实际建设中逐步建设信息化高校档案管理系统。

一、高校档案信息化建设的必要性

高校档案信息化管理，是指采用计算机信息技术完成对档案信息数据的采集，对其进行数字化分类及存储，并在校园局域网下通过计算机联机服务将数据信息进行传递。采用信息化管理方式，可以有效提升档案信息的完整性、可靠性和管理安全性，在高校发展附中是非常必要的。具体可通过一下三方面进行阐述：

一是高校档案信息化管理和档案业务发展方向两相契合。随着高校规模的日益发展扩大，高校档案业务也在逐渐发展成为以名人档案、职称评定及个人档案等资料管理为主的管理业务，高校的自动化办公水平也得到了极大提升。当然，高校档案信息除了名人档案、个人档案等信息外，还有其他多种形式的档案信息有待管理，在信息化档案管理中，可以通过数字化技术对多种不同载体的数据进行保存与管理，从而将档案信息数据的存储空间进一步扩大[2]。

二是高校档案信息化管理对档案管理模式的创新起到了推动作用。采用信息化技术对高校档案进行管理，可以有效的打破传统的手工管理信息的模式，对档案管理服务模式进行更新。而在高校的档案管理工作中，仅仅使用数字化技术对档案信息数据进行处理，后续就能对档案信息进行智能化的存储、管理及应用。

二、高校档案信息化管理中的问题

高校档案信息化管理，虽然打破了传统的手工管理信息的模式，有效提升了档案管理的效率，节约了大量的时间。但在实际的工作中，在管理理念、技术及人员等方面仍然存在许多问题，如管理理念及技术落后、人员及资金投入不到位等，导致高校档案管理并没能达到预期的效果。

三、高校档案信息化管理中的应对方法

考虑到高校档案信息化管理工作中存在的，诸如管理理念落后、资金投入不足、技术保障不到位、专业人才不足、网絡安全事件频发等问题，在实际的档案管理工作中，应从面临的问题根源出发，针对相关问题采取相应对策。

1.更新管理观念，完善系统模块设计。

对于管理理念更新，首先应从高校领导抓起。高校领导应重视信息化档案管理对于高校发展的重要意义，自觉更新自身管理理念，将档案信息化管理作为高校发展重要一环。在高校档案信息化管理系统设计中，首先需要明确档案管理工作的业务需求，并在此基础上对其进行创新设计。例如在档案管理中设计查询功能、备份功能等，并将这些功能作为档案管理的通用功能模块进行系统设计。此外，也可以根据档案信息化管理系统在实际使用过程中反映出的问题，不断引进新技术进行系统升级，完善档案管理服务[3]。

2.增加资金投入，引进先进技术。

对档案进行信息化管理，需要通过大量的资金投入来对保证信息化技术、数字化技术的支持与保障，从而提高档案信息化管理设备的正常平稳运行，因此必须保证投入的资金能够进行合理分配，运用到信息化管理的各个环节。

3.引进专业人才，加强人才队伍建设。

在高校档案信息化管理过程中，对管理人员的业务能力、创新观念及计算机操作水平也有很高的要求，必须及时引进专业的档案管理人才、计算机人才等，加强档案管理系统人才队伍建设。

4.培养风险意识，规避网络风险。

考虑到高校档案信息化管理工作需要在网络环境中进行，因此对档案信息数据的在线传输及存储工作会带来诸多安全隐患。在高校档案信息化管理工作中，首先需要提高管理系统的安全性和稳定性，确保管理平台的管理规范化。将校园档案管理平台与校园网连接，与互联网进行物理隔离，对私密性要求较高的档案，选择保密性极高的设备单独存储。并要求相关工作人员定期对平台信息的安全性能进行审核，以可靠的网络防范技术，务必确保高校档案信息的管理私密性及安全性，规避网络风险，提高档案管理安全性。

四、结语

总而言之，在信息化数字化高速发展的现在，对高校进行档案信息化管理，必须以安全、高校和可靠作为档案管理的基础要求，提高档案管理信息化平台的稳定性，以先进的管理理念、专业的技术人才和扎实的技术水平，实现档案信息化管理的智能化、自主化。高校领导应重视信息化档案管理对于高校发展的重要意义，自觉更新自身管理理念，将档案信息化管理作为高校发展重要一环，积极做好资金投入和人才引进工作，加强档案信息化管理人才队伍建设。档案信息化管理相关人员也应增强自身的网络风险防范意识，积极对档案管理理论知识及计算机操作知识进行学习，更新自身技能储备及管理理念，在实际的档案管理工作中，以高昂的工作热情，扎实的理论知识及高超的技术水平，为高校的档案信息化管理奉献自己的力量。

参考文献

[1]缪文桂.大数据时代地方高校档案信息化管理的现实问题与推进策略：办公自动化，2018，23（17）：53-55，61.

[2]陈政.信息化环境下高校人事档案管理创新的策略：卷宗，2018，07（18）：42.

[3]梁伟杰.信息化背景下高校人事档案管理模式优化策略的探讨：钦州学院学报，2017，03（6）：12-17.

作者简介：乔梁（1977.11-）男，汉族，湖北宜都人，学士，馆员，研究方向：档案管理。