浅谈新时期下文书档案管理工作的创新与思考

章奕婷

摘 要：随着社会进入信息化网络时代，文书档案管理工作的重要性尤为凸显，在企事业、机关单位的整体发展中有着重要意义。在当前知识经济和信息化的大背景下，文书档案的管理要紧密结合网络信息，两者之间有着密不可分的联系，档案管理为网络信息技术的发展提供广阔的平台，而网络信息技术又促进了文书档案管理的完善和创新。本文通过分析新时期下文书档案管理存在的问题，结合信息技术在文书档案管理中应用的优势，对新时期下文书档案管理工作作出创新与思考，旨在提高文书档案管理效率和质量，促进企业更好的发展。

关键词：新时期背景；文书档案管理；存在的问题；创新与思考

文书档案属于档案管理中一个重要环节，是单位各项工作中的真实记录，在企事业、机关单位持续发展中具有重要作用，工作人员可用过查阅文书档案了解各项工作的经验成果，吸取有益经验；作为历史凭据可靠性强又可用于现实工作查考。随着网络信息化的到来，文书档案管理的方式也随之发生改变，许多信息需要通过电子网络管理和传输，相比较于传统的文书管理方法，大大提高了档案管理水平，可为企事业、机关单位记录并准确提供完整的文书档案信息。总的来说企事业、机关单位要想在现代社会中稳步发展，一定要积极创新文书档案管理工作，以全新的方式推动企事业、机关单位发展。

1 新时期下做好文书档案管理工作的意义

文书档案管理工作表面上是一项简单的文书整理工作，但其内容因具有政策性和机密性，对于做该项工作的人要求具有较强的专业性，需要高度重视文书档案管理工作，充分认识到新时期市场经济环境下，做好文书档案管理工作对于社会资源的开发具有重要意义。文书档案的特点在于形成的自然性，这种特性决定了文书档案具有凭证作用，也具有一定的法律效用，因此文书档案与文献等其他形式的资料相比更令人信服。文书档案中保存的是历史真迹，具有很强的客观性，包括当时发生事件的亲笔手稿、信件以及当事人的声音和形象等，这些资料可作为确凿的真凭实据提供参考价值。

随着社会的发展，我们需要用创新的眼光以及创新的技术开展各项工作，快速的社会发展对文书档案工作也有推动和促进作用，传统的管理模式已不能满足信息大背景下文书档案管理工作的需求，必须做出改进和创新，只有这样才能促进档案管理工作的发展，从而积极影响企事业、机关单位的持续发展。在推动文书档案管理工作的过程中，要紧密结合社会实际情况，适应当前社会的发展局势，确保文书档案管理工作的与时俱进，为该项工作的进一步发展创造有利条件。

2 新时期下信息电子化在文书档案管理中的应用优势分析

2.1 使用方便，提供办公效率

文书档案管理中应用信息电子化更利于查找和检索，相比较于传统管理模式大大提高办公效率。电子档案一般将信息储存于磁盘或者光盘中，由于计算机具有强大的信息处理能力，可准确存储大量文书档案信息，不仅能够节省传统文书档案管理工作中人工操作时间，还能有效避免信息人工信息整理过程中出现错误和不完整等纰漏，提高文书档案记录的准确性。同时利用电子信息化技术整理文书档案，可按照资料的分类进行收集、统计整理，也方便日后的查阅和检索。

2.2 文书档案信息更容易保管

传统文书档案以纸质载体保存，容易受潮湿、虫蛀以及时间长等因素的影响而影响档案保管。电子档案存储所用的磁盘或光盘更容易保存，使用寿命更长，且节能和环保，有效避免纸质文档保存过程中可能出现的多种情况。文书档案在保存期间因为操作简单，占用空间小，不需要占用大量的人财物力，节省资源，易于保管。

3 新时期下文书档案管理工作中存在的问题分析

3.1 缺乏有效的管理制度

任何一项工作都需要完善的制度作指导，在文书档案管理中存在的一个普遍的缺点是没有完善的管理制度，使得文书档案管理工作难以更好的发展。目前存在的文书档案管理制度难以适应现代化需求，因此在管理过程中出现诸多问题，影响文书档案记录的准确性和规范性。现有的文书档案管理制度往往忽略了档案的实际应用，反而看中档案的整理和收集，难以真正发挥文书档案管理的效果。文书档案管理的工作人员受传统制度的影响，将工作重点挡在文书的整理和保存上，而忽视文书档案工作中的服务性。

3.2 缺乏高素质管理人员

文书档案管理人員需要具有较强的专业性，且文书档案在整理和保存过程比较复杂，工作量较大，对于管理人员的素质提出了更高的要求。很多企业单位由于没有认识到文书档案管理工作的重要性，因此在岗位分配方面并没有重视专业性和高素质。同时文书档案管理的工作人员对自身的工作价值也没有正确认识，管理思路和管理方法仍然依照传统的模式。

3.3 缺乏高效率管理

很多企事业、机关单位不重视文书档案管理工作，往往忽视工作方式和创新和设备的更新，导致整体管理工作效率比较低。也正是因为大多数企事业、机关单位在文书档案管理方面的效率低下，使得该项工作一直停留在传统模式上，很难与现代社会相适应。目前多数企事业、机关单位之所以文书档案管理效率低一是从管理思想上没有得到更新，无法认识到文书档案管理工作的重点，做了很多无用的工作，影响共组效率；二是在资金方面投入较少，无法配置相应的计算机管理设备，必然会影响文书档案管理效率。

4 新时期文书档案管理的创新与思考

4.1 提高文书档案管理人员责任意识

在新时期的市场经济环境下，要想做好文书档案管理工作，工作人员需要具有高度责任感和良好的职业道德，对待工作要务实，有乐于奉献的精神；同时文书档案管理人员也有具有一定的知识储备，尤其是科技知识和管理知识，懂得运用现代科技手段和科学的方法管理文档。企事业、机关单位要用过各种形式宣传《档案法》和《档案人员职业道德》等相关法律制度，使得文书档案管理人员充分认识到做好文书党档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，要把文书材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为文书档案管理人员的职责范围，加强对文档工作的检查和考核，不断创新文书档案管理方法，提高管理效率。

4.2 规范文书档案文理工作的程序和方法

文书档案管理不是简单和收集、分类、整理和归档保存，首先需要筛选，在录入计算机系统前剔除无用的文件，避免计算机管理时出现重复和低效率情况；由于现行文书档案的归档方式已摒弃过去的“按卷归档”方式，改用“按件归档”方式归档文书档案。所以对归档前的整理过程和鉴定步骤有更高的要求，要求整理时要对归档文件的关联逻辑性有一定认识；鉴定时对归档文件的价值把握要更谨慎、精确。要重新排列整理文件。通常来说正本、附件与定稿为一件，排列顺序时正文在前，附件与定稿在后。若有来文和复文的，根据文件的不同检索需要，可为一件，也可分别作为一件。整理顺序时，复文在前，来文在后。接着修整文件，除去易锈蚀的金属物，对有破损的文件进行修裱。或对字迹模糊、易蜕变文件作复制处理。排序整理后装订成“件”，实现归档文件的规范化。最后要规范题名，提高检索查准率，档案的分类号是检索的关键，只有保证档案分类号的准确才能提高检索查准率，一定要避免在检索时出现含混不清和文不对题的情况。

4.3 宣传档案室职能提高知名度

除了档案室工作人员要继续做好本职工作外，档案室应该以更积极的姿态展示自己，从幕后走向台前，宣传档案室的职能，在各部门、处室中提高知名度。抛弃等待用户上门利用档案的被动思想，在企事业、机关单位内部举办档案相关主体活动，制作印发宣传小册子，向各部门、处室工作人员展示库存特色，介绍档案利用方法等。让大家看到档案、知道档案、了解档案工作和档案事业存在的价值所在。

4.4 文书档案管理手段的创新

新时期下的信息时代给文书档案管理工作带来了一定的挑战，只有从文书档案的管理手段上进行创新才能满足但当代的需求。要实现文书档案的信息化管理，这样可以提升文书档案管理的安全性和完整性，将传统的纸质管理模式真正转标为信息管理模式。文书档案录入计算机系统后编号，并进行安全设置，确保档案信息能够及时调取利用，也可利用二维码等方式的设置进行检索和录入。文书档案管理过程中管理人员要正确认识技术创新的重要性，紧跟信息时代大环境的变化，要有网络管理信息化建设的意识，克服传统管理思想，积极创新和思考，让计算机管理网络为现代文书管理提供更多的帮助。

5 小结

在信息化社会大背景下，对文书档案管理提出了更高的要求，要不断创新才能適应新趋势。本文分析了新时期下文书档案管理的重要意义和信息技术应用的好处，并针对当下文书档案管理的现状对存在的主要问题进行整理分析，结合新时期信息技术时代的特点和需求提出文书档案管理的创新，通过提高文书档案管理人员的责任意识、规范文书档案管理工作的程序和方法、创新文书档案管理手段等策略提升管理效率，促进文书档案管理工作更好的发展。

参考文献

[1]吴海燕.“互联网+”背景下高校文书档案管理的困境及应对措施[J].山西档案，2017（02）：68-70.

[2]赵志闯.基层档案室文书档案管理工作初探[J].北京档案，2017（06）：38-39.

[3]曹建波.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].兰台世界，2014（S6）：1+4.

[4]张亚平.浅谈办公自动化在文书档案管理的应用[J].山西档案，2013（S1）：104-106.