现代企业档案管理新理念

安乐成

摘 要：随着现代企业制度的建立与信息化的发展，档案工作正在由以手工为手段、以实体为对象的档案管理向以信息化为手段、以内容为对象的档案管理转变。这种新型的管理方法的使用，提升了现代企业档案管理的工作效率和工作质量。接下来，本文将结合现代企业档案管理存在的优势，探讨现代企业档案管理的新理念。

关键词：现代企业；档案管理；优势；理念

1 引言

21世纪的今天是信息化的发展时代，多媒體技术得到了很大的发展和提升，与此同时，多媒体技术也被广泛的应用到各个领域中。在多媒体技术的帮助下，无论是工作效率还是工作质量都会提升很多，为了加强企业档案管理，提升企业档案管理的质量和效率，越来越多的企业开始引入多媒体技术，借助于多媒体技术来实现良好管理。而若想实现现代企业档案的良好管理，不仅需要有多媒体技术，还需要一些正确的档案管理理念，由此可见，探讨现代企业档案管理新理念的重要意义。

2 现在企业档案管理存在的优势

2.1 提升企业档案管理效率

传统的发展环境下，大部分企业针对于档案的管理都是采用人工管理的方式，这种人工管理方式虽然也可以实现档案管理工作的开展，但是工作的效率比较低，且在工作的过程中，由于是人工管理的方式，因此出现错误的可能性也比较高。如今在信息化的发展环境下，很多企业都开始引入信息技术，借助于信息技术，实现信息化的档案管理模式，信息化档案管理模式的建立，不仅取代了传统的环境下的人工管理的方式，提升了档案管理的准确性，还很大程度上提升了档案管理的工作效率，最重要的是利用这种信息化的管理模式，可以很好地减轻企业的人力资源成本，进而提升企业的经济效益，可谓是一举多得。

2.2 方便储存和分享

传统的管理环境下由于是人工管理，因此针对于很多的档案信息需要手写的方式记录在纸质的文件上，这样一来，这些大量的纸质的文件十分的难以储存，而且在储存的过程中很容易丢失或者损坏。而如今在信息化的管理模式下都是采用信息录入的方式，将员工的信息直接录入在对应的管理系统或者是管理文件夹中，既节省了空间，又不容易损坏，同时又方便储存。另外，我们都知道，各个部门之间是需要进行沟通和交流的，针对于很多的员工信息或者是档案信息也会有互相分享，或者是互相传送的时候，传统的管理环境下，由于是纸质的管理方式，因此在实现信息分享的过程中存在一定的困难，而如今通过电子管理的方式，在实现员工信息分享的过程中比较的便捷。由此可见，现代企业发展环境下新型的档案管理方法具备很多的优势。

3 现代企业档案管理新理念

3.1 核心信息资源管理理念

企业档案是企业内生的最真实、最可靠、最权威的原生信息，这是区别其他信息的本质特征，其价值性、独特性、不可模仿性是其他信息所不具备的，是构成企业核心竞争力的重要要素之一。在企业发展的过程中，我们可以了解到支撑企业发展的信息有很多种，但是其主要的信息还是以核心经济为主，因此在实现现代企业档案管理新理念建设的过程中，我们首先要建设的就是核心信息资源管理理念。核心信息资源管理理念的确立，使档案成为企业信息资源的主渠道，这既是对企业档案工作价值与地位的一种肯定和正名，也是在为档案工作的健康发展营造良好的环境。

3.2 档案内容管理理念

针对于档案内容的管理主要指的是，将档案的内容进行分类，同类别的内容整理到一起进行管理，这样既可以保证档案管理工作的秩序，同时又可以让公司的其他人员可以通过所建立的目录或者是所建立的类别，快速地找到相对应的档案信息。档案内容管理包含三种形式，初级形式表现在对档案信息的详细著录、建立目录数据库与全文数据库等，使利用者方便快捷找到所需档案，即满足利用者普通利用需求；中级形式表现在对档案信息的编研上，即主动提供编研产品，如编写大事记、年鉴、组织机构沿革等通用性编研工作及按照一定主题进行专项编研等；高级形式表现在对档案内容的研究上，包括对企业发展历史及各项业务进行研究，形成各种研究成果，成为各项决策的依据与参考。

档案内容管理是现代企业在进行档案管理工作开展的过程中的必须要求同时也是最基本的要求随着国际化程度的发展企业对于档案的管理要求主要表现在两个方面集合快也就是说当企业需要相关的档案信息的时候能够在最短的时间内寻找到对应的答档案内容这样才能够满足其的发展需求而，在这样的一种发展关系中，我们可以根据档案的内容是和类别，实现档案的快速寻找，进而提升工作效率。

3.3 档案法制管理理念

在构建完善制度体系的基础上，现代企业尤其是集团型企业有必要采取一套切实可行的过程控制方法，促进全系统档案工作整体协调发展。

首先是目标引领，对于相对应的档案管理人员来说，一定要确立档案管理工作的总体目标和具体目标，在这个基础上来实现相对应的工作计划以及年度计划的确立。

其次是动态跟踪，在实现档案管理工作开展的过程中，一定要实现动态跟踪，所谓的动态跟踪，主要指的是要建立相对应的工作督办机制与评价机制，及时掌握档案工作动态，进而实施及时有效的监督和指导，动态监督工作的开展是为了保证整个档案管理工作的执行力，让档案管理不仅成为一个口号，更落实在具体的行动上。

最后是协同工作，管理工作的开展，不仅是落实在一个部门上，而是落实在各个部门上，各个部门之间要互相合作，共同开展档案管理工作。因此，在各个部门合作的过程中，一定要建立信息交流。

3.4 建立档案管理工作规范

老话常说无规矩不成方圆，因此在实现档案管理工作开展的过程中，我们一定要建立档案管理工作规范，借助于档案管理工作规范的建立来约束管理人员的管理动作，保障档案管理的质量以及规范性。在企业档案管理的过程中，我们可以发现，良好的档案管理工作规范的建立不仅可以保证工作人员对于档案管理工作的规范性，还可以提升档案管理人员工作的积极性和主动性，进而保证档案管理工作质量和工作效率，因此，在档案管理工作开展的过程中，一定要建立完善的档案管理工作制度。比如说，在企业开展档案管理工作的过程中，针对于所有的工作一定要采用实名制记录的方式，所谓的实名制记录主要指的是在每一项工作开展结束之后，相对应的负责人员要签署上自己的名字，这样一来，在问题产生之后，便可以通过这样的一种方式来直接寻找到问题的负责任人员，借助于这样实名制的一种管理方式，也可以很好的提升大家的管理责任感，进而保证档案管理的规范性。

4 结束语

综上所述，我们可以了解到，目前针对于现代企业档案管理存在很多的优势，比如，提升档案管理工作效率和工作质量以及方便档案的储存和传送等等，本文结合这些问题，探讨了现代企业档案管理新理念，希望在本文相对应的一系列的建议和措施的帮助下，可以让更多的企业寻找到档案管理的正确方法以及档案管理的新理念，进而促进企业档案管理工作的开展和执行。

参考文献

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