浅析新形势下档案管理工作的规范化

江丽红

摘 要：档案管理在企业管理中属于重点部分，因此现代化企业的发展离不开档案管理。随着科学技术的变化，档案管理的方式也发生了较大的变化，在这一背景之下档案管理必须采取现代化的方式，为此本文对新形势下档案管理工作的规范进行分析研究，希望可以更好的提升档案管理的有效，也希望可以给相关工作者带去一定的建议和启示。

关键词：新形势；档案管理；工作；规范；研究

档案管理主要是将档案实体和档案信息结合在一起为企业的运行做服务。档案管理工作对每一个部分的工作都会产生影响，因此必须要注重对档案管理质量的研究，最近几年的我国信息技术不断发展，因此在新形势之下还需要让档案管理工作规范化，从中发现问题及时的解决问题，只有这样才能够让档案管理工作得到进一步的发展。

1 新形势下档案管理存在的问题分析

1.1 档案管理人员工作理念的偏颇

在当前的档案管理工作过程中存在一种比较普遍的现象，即部分工作人员对档案管理工作不是十分的重视，这样就可能导致档案管理过程中出现一系列的问题，例如相关资料归档不够完善以及规范化，档案的查找过程繁琐等等，这一系列问题给企业和事业单位的整体工作造成非常不良影响。另外，由于传统档案管理方式长时间存在，对于经营管理人员也产生了较长时间的思想侵蚀，由此导致对新档案管理工作的疏忽与认识上的缺乏，忽略了档案管理工作的效益，这样直接阻碍了经济的可持续性发展。

1.2 档案管理制度不够完善

档案管理工作规章制度不够完善也是存在着较为严重的问题，每一种工作都需要有规范的规章制度当做标准，但是在一些企业和事业单位管理中，尽管设立了档案管理制度，也只是流于一种形式，几乎对档案管理的工作普遍存在不重视，并未对档案管理制度更进一步的完善，缺乏标准性和规范性。这样导致部分工作管理人员工作态度消极，工作效率降低。

1.3 档案管理方式落后

当前是信息化社会，因此落后的档案管理方式势必就会被淘汰，事业单位的档案管理工作应该与时俱进，不断地将档案管理和信息化结合在一起，这样才能增强档案管理的效率。但是，目前存在的问题是档案管理的信息化水平不是非常高和预期的目标也不够一致，还是以传统人工方式进行管理，这样就会导致信息技术的运用出现形式化的问题，过程过于繁琐的问题以及时效上过于缓慢的问题，还有部分单位尽管运用了信息化手段，但是专业性程度比较低，档案管理环节也存在问题，一方面存在档案信息库建设的漏洞现象，另一方面还存在系统运行软件过程中功能被弱化的问题，这些都必然导致信息资源的运用受到限制，档案管理的效率下降。

2 新形势下档案管理工作规范化的必要性分析

事业单位在运行过程中往往会产生各种各样的信息资源，这些资源的运用能够对事业单位的社会效益，经济效益，发展提供积极的作用和价值，那么就需要开发与之相协调的档案管理资源，为后续的工作产生指导，指明方向，提供参考依据。从本质上来讲，档案信息在单位内部属于不可缺少的一部分，因此更需要加强重视感，不断地强化档案资源在单位内部的特殊性运用，强化对利益的均衡，特别是档案资源的信息化管理。当前是信息知识时代对信息资源的运用可以极大地提升工作效率，同时也创新了新的工作方法，那么事业单位正处于运行阶段，更需要与时俱进和不断的创新优化和调整，增强基础运行保障。在档案管理中融入信息化技术，才能够满足单位的实际需求，还可以提升工作效率，对管理要点进行精确化把控，做好档案管理的创新信息挖掘以及效能提升工作。

3 新形势下档案管理工作规范化的策略分析

3.1 完善档案管理规章制度

事业单位要想实现档案管理新形势的发展，不断的创新优化以及做好档案管理的规范化工作，就必须强化和完善档案管理规章制度。工作管理规章制度的存在，一方面可以对档案管理人员的工作起到约束作用，另一方面也可以让档案管理工作人员明确自己在日常工作中所需要完成的任务以及目标，不断地增强档案管理工作的效率。在制定科学完善，合理规章制度的同时，一定要遵守规范化，合理化以及人性化的原则。保障规章制度的有效运行，也可以不断地提升档案管理效率为后续的工作打下坚实的基础。

3.2 档案管理人员素养的提升

首先，档案管理人员的素质是档案管理工作的基础，那么在聘用相关人员的过程中必须经过严格的筛选，深思熟虑，不断的提升档案管理人员聘用的门槛，这样才可以增强队伍的专业性、高素质性。档案管理人员在入职之前要做好基本的技能培训工作，学会运用信息化手段。进行档案管理，并且将较强的档案专业知识和经验技巧运用在工作岗位上。事业单位还需要强化对档案管理人员的考核，在新形势下，档案管理工作必须要强化绩效考核活动，具体主要是相关领导，还有单位的员工，客观的对档案管理工作进行评价。通过考核和评价，让管理存在的问题，及时的被发现，并且有针对性地加以改正，这样才能进行档案管理工作的完善。其次，对于已经入职的档案管理工作人员，要不断的加强岗位学习和培训，丰富自己的专业经验，让自己的专业能力能够随着信息化水平的提升而得到上升，事业单位还需要定期的开展相关的学习与考察活动，引导工作人员能够积极的学习新的技术，新的技能，熟练地使用各项信息技术，为档案管理工作提供更专业性、标准性。例如，可以给工作人员建立起电子信息化档案，不断地增强信息化使用的整体价值，为后续整个单位的档案工作大大地提高效率。

3.3 档案管理监督管理机制的完善

建立体相应完善的监督管理机制。档案管理工作过程中，监督管理机制是不可缺少的。一方面监督管理机制可以起到监督的作用，保障高效工作的运行，另一方面还可以避免相关人员产生思想消极以及不思进取的态度。监督管理机制的建立必须要秉承着公平，公正，合理和高效的原则，争取可以对工作人员进行监督，还可以对整个单位的运行进行监督，让工作人员能够乐于接受这样的监督。

3.4 信息化水平的增强

计算机技术和信息化水平已经在各行各业中广泛地加以运用，因此，提升档案管理的信息化水平也迫在眉睫。那么将计算机技术运用到档案管理中就可以将不同的档案做好智能性分类无需再运用人工方式，并且档案的存储，调取和使用也更加便捷，作为企业的领导人员，可以在档案管理中开展定期的信息技术培训活动，然后传授和学习新的信息技术答案管理方法，也让工作人员能够不断地加强对档案软件的操作水平提高，可以从细节入手，把信息化技术渗透在档案管理的每一个细节之中。

4 结束语

综上所述，本文对电子信息档案管理的规范化进行了分析和研究，在事业单位发展过程中，与实俱进，创新是必然趋势，那么就需要做好工作人员理念与工作方式的转变工作。采取有效的方式弥补传统工作方式的不足，让信息化的管理制度更加完善，人員的工作技能得到提升，这才能够促进企业和事业单位的不断进步与发展。

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