医院办公室档案管理工作的优化建设思路探索

林少霞

摘 要：档案收集管理一直以来都是我国各行各业最为重视的工作，致力于高效档案收集管理，能够巧妙的对一些信息进行保存。随着我国经济发展，信息技术在各行各业风生水起并受到了广泛运用。信息时代的到来也使得档案收集管理的方式和手段都顺应潮流，发生着巨大的变化。那么针对医院办公室档案管理工作，应该如何去适应时代对于档案收集管理所提出的新要求，让医院储存的档案符合信息量大、共享性高且方便快捷的特点，本文立足于医院办公室档案管理工作，浅谈了怎样对档案收集管理工作进行有效开展，这在一定程度上对于医院本身的发展是意义非凡的。

关键词：医院，办公室，档案管理，优化建设

所谓医院办公室档案管理，主要是指对医院文书、大量病例、科技信息以及人事信息等医院在发展过程中的原始记录进行收集和管理。当下网络信息时代的到来引起了一场翻天覆地的变化，于档案信息管理工作而言，其也在这次浪潮中抓住机遇不断更新着工作的方式方法，逐渐从传统的档案信息收集管理转变为电子档案信息收集管理，这个全新的变革的过程，是时代进步的一种表现。在计算机信息技术的基础上，逐步实现档案收集管理的智能化和科学化，是社会发展的新要求。所以医院办公室作为档案管理的一个重要基地，应该致力于档案管理工作，通过完善制度、打造优秀团队以及利用现代科技来实现工作效率的提高，从而达到档案收集管理优化建设的目的。

1 医院办公室档案管理目前现状分析

目前，我国医院办公室档案管理工作当中依旧存在很多问题，其直接影响到医院在经济社会当中发展的速度。部分医院未能做到统筹管理档案信息，建立专属于医院的综合档案管理室，常有一些病例或者文书流失，未及时归档。造成这些原因的关键在于档案管理人员本身的素质和技能不高，档案管理实施中专业化水平降低，管理方式更是跟不上时代的脚步。一些相对重要的文书或者病例丢失，对于医院工作的开展也会产生影响。

2 优化医院办公室档案管理制度

制度是规范行为的有效举措，是提高效率的重要保障。在医院办公室档案收集管理的工作中，一個良好的管理制度是提高工作质量的必要前提，只有不断改进管理制度，才会适应时代的要求，不至于因为制度落后而造成恶劣后果。这就需要领导加强重视，积极投身规章制度的建设，发挥好带头作用，合理分配工作任务。同时医院管理人员也要响应领导的号召，提高自身管理意识，将制度落到实处，在进行管理过程中有章可循，通过实践来促进档案收集管理制度的顺利开展。

具体可以分为四个步骤。首先要建立完备的医院病例归档制度，使档案的内容能够全面、准确的反应实际情况，然后根据不同的材料、时间来归档，既利于查阅又方便管理。其次则要构建高效的保管机制，使档案文件能够在安全的保管环境中妥善储存，通过这一必要手段实现档案的完整性。另外医院病例档案保密制度也起着不可替代的作用，对档案的保密工作可以根据文件重要性来确定安全等级，制定一套缜密的保护措施，从而避免档案信息的泄露。最后要做的就是完善档案借阅制度，严格把控借阅过程的手续，同时还要防止档案文件被剽窃，通过实名登记等方法来确保档案的安全性。

3 优化医院办公室档案管理团队

3.1 医院办公室档案部门领导加强管理意识

一个团队的核心在于领导者能力的强弱，要想实现档案收集管理工作的有效提高，就必须重突出领导的重要地位，将其煽动力与影响力充分的发挥出来，在领导的带动下提升整个工作队伍的实力。这就需要领导者具有较高的思想意识与专业技能，对档案文件的收集与管理能够全面掌握，不仅要具备基础的专业知识，还要拥有综合发展的潜质，做到文化素质与政治修养共同进步，打造一支优良的工作团队，为医院办公室档案收集管理工作提供实质性保证。

3.2 采用竞争上岗方式进行医院办公室档案管理团队

医院办公室档案收集管理工作必须具备一定能力，因此，在选拔工作人员时要采用竞争式上岗机制，通过互相比拼来激发员工的积极性。同时还要做到公开透明，对干部的选拔要公平公正，营造一个良好的竞选氛围，为人才的获取打造有效平台。这种方式不仅可以杜绝部门中的不良习性，使“走后门”等行为遭到严厉打击，还能够为有志之士开通公正的渠道，通过自身努力得到上岗机会。这样在人才的筛选中就能做到从源头上提升质量，让真正有能力的人参加工作，组建一支综合素质较高的团队，从而提升档案收集管理的工作效率。

3.3 加强医院办公室团队档案收集管理专业技能培训

影响医院办公室档案收集管理工作效率高低的不仅是管理人员的思想意识，其自身的专业技能也有着不可替代的作用。而当下大部分管理人员在这方面普遍存在问题，为了有效缓解这种现状，就必须要做出改变。这就要加强对档案收集管理人员的专业技能培养，通过定期举行技能大赛，让管理人员积极参与其中，在专业人员的帮助下提升自己的专业能力。同时管理工作人员也要主动投身学习，通过观看书籍与视频来充实自我，做到理论与实践相结合，切实提升自我的专业技术能力，为档案收集管理提供技能支持。

3.4 巧借现代化信息技术进行医院办公室档案收集管理

当今是一个科技化高度发达的时代，计算机等高科技信息产品不断更新，为社会的发展做出了卓越贡献，因此也被引用到各个行业，医院的档案收集管理也不例外。所以对于管理人员，不断学习新的知识是提升自我的有效途径，要熟练掌握计算机的使用，对计算机的有关知识了解透彻，这才能合理使用现代信息技术，将计算机与档案收集管理融合贯通。这样不仅可以节约管理工作人员的时间，提高工作效率，更能促进档案收集管理现代化的进一步发展。

4 运用现代化元素进行医院办公室档案收集管理

4.1 将数字化元素引渡到档案收集管理当中

在这个信息化高度发达的社会，档案收集管理模式得到了快速的更新，科技化、媒体化与信息化成为了主要特征，这也大大促进了档案收集管理的高效发展。在对医院病例或者文书档案进行储存时，一改之前的保存模式，利用计算机将档案信息上传，实现档案的数字化管理，从而对档案文件做到集中分配。而用户也可以通过上网随了解档案信息的现状，在需要的时候能够以最快速、最便捷的方式来进行查询，既满足了用户需求也提升了档案收集管理工作的质量。

4.2 开展网络化档案收集管理服务

医院档案收集管理是一种记录形式，它具有一定的历史性意义。传统的记录方式以书写为主，纸张作为重要载体则必不可少。可是随着时代的发展，科学技术得到了显著提升，网络信息技术逐渐成为了时代的主导，为了顺应潮流，档案收集管理方式不得不发生着变革，那就是利用网络来实现高效管理。这样首先可以保证档案文件不易丢失，而且在大数据时代的背景下，可以实现交流互通的目标，与社会的脚步保持一致，促进档案收集管理工作的稳步进行。

5 结束语

通过以上文章可知，医院办公司档案收集管理工作中面临的问题还有许多，这严重阻碍了医院在社会当中的发展。只有要积极探索道路，寻找正确的解决方案，不断优化建设档案管理工作，通过完善收集管理制度，提高管理人员的专业技能，在科学技术的基础上优化管理模式，才能够在最终实现档案收集管理工作有一个跨越式的发展。

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