大数据背景下事业单位档案管理工作分析

褚丽娜

摘 要：我国正处于经济和科技迅猛发展的时代，互联网技术的发展让大数据越来越被大家所重视，在这样的背景下，事业单位就要顺应时代的发展潮流，利用大数据技术对本单位进行管理。就事业单位管理的现状来看，档案管理是事业单位经常要用到大数据技术的一个部分。研究当前的事业单位对于档案管理方面的工作，有利于分析和总结优秀的经验，促进事业单位档案管理工作的发展。本文将对当前大数据环境中的事业单位的档案管理工作现状进行简要分析。

关键词：大数据计算；事业单位；档案管理

信息化时代的到来让大数据得到了越来越多的关注，新形势下事业单位进行档案管理工作时运用大数据，可以提升档案工作的效率，促进档案管理的信息化发展。目前大数据在事业单位档案管理工作中的应用十分有限，为了更好地推进相关工作，必须对当前的档案管理工作进行分析，了解大数据对于档案管理的重要意义，并对档案信息管理大数据化可能出现的问题提出相关解决方案。

1 大数据分析

大数据的特点主要有以下几种：首先，大数据的容量大，它的数据种类多，存储量大[1]；其次，它获取的数据多样，这同时体现在数据的格式和表现的形式等方面，数据的表现形式不止一种，包括文字表现形式，图片表现形式、语音视频表现形式等；还有，大数据具有获取速度快的特点，一方面信息化爆炸，数据产生得十分迅速，另一方面利用大数据技术处理起海量的信息也十分迅速；以及，大数据还具有真实性，对海量的信息进行科学的处理，计算得出的信息质量是十分高的[2]。

大数据涉及到多个领域的知识，主要有计算机知识、信息科学知识、统计学知识等。大数据最大的意义不是它所收集的信息有多广泛，数量有多巨额，而是通过相关的专业性技术对这些信息进行分析后，提取出的信息能起到巨大的作用。随着信息化时代的到来，大数据产生的作用越来越大。社交软件可以通过海量的大数据分析，推送有针对性的对应每个人需求或兴趣的信息。合理利用大数据，能够通过信息的整合，以相对较低的成本，创造出巨大的价值。

2 大数据对事业单位档案管理的作用

在网络信息技术快速发展的背景下，事业单位在进行档案管理工作时利用大数据技术，也就显得越来越重要，合理利用大数据，就会使事业单位档案管理工作进行的更加快速、更加便捷、更加高效。

大数据有利于促进事业单位的档案管理信息化，它能够将文字信息、图像信息、声音信息、动画信息等多种信息的表现方式结合一起，优化了管理档案的方法，使档案信息具有完整性、一体性与系统性，极大地丰富了档案的信息管理模式[3]。运用大数据技术，将提升事业单位的档案管理工作效率，促进事业单位工作的科技化现代化。

3 当前事业单位档案管理工作的问题

1）档案管理人员素质不高。大数据涉及的相关知识具有多样性和专业性，当前，我国大部分事业单位中负责档案管理的员工，并没有进行相关的技术培训，这就导致实际管理时工作无法顺利进行。甚至有的员工人品低下，不能遵守档案管理保密性的原则，轻易地将事业单位的档案信息透露出去，给事业单位的档案管理工作带来严重破坏。

2）档案管理设备相对落后。运用大数据进行档案的管理工作，就要处理海量的信息，当前许多事业单位仍旧在使用接近淘汰或已经应该淘汰的机器，这是不能满足大数据的运行处理需求的。档案的管理设备必须能够满足档案信息存储量大、数据处理稳定、运行速度快、安全性强等特点[4]。

3）档案管理体系不完善。当前事业单位的档案管理体系尚不完善，这表现在档案管理工作没有具体的操作规划，档案管理的责任分配不明确，档案管理出现问题时难以追责等。比如事业单位的人员流动性大，由于档案管理体系的不完善，员工的流动就给档案信息的录入和管理带来了一系列麻烦，比如档案信息的收集不及时，人员职位的调整导致信息遗漏或是重复等；另一方面负责管理档案的人员若发生职务变动，容易出现交接问题，影响工作的效率，严重的可能会导致档案的确实，影响事业单位的信息安全[5]。

4）档案信息资源开发不合理。就我国事业单位的档案管理现状来说，大部分事业单位在进行档案管理时，并没有合理的应用大数据技术，这就造成了档案信息处理时的不合理，进而会导致信息的整合度差、档案管理信息不完整等问题。事业单位的档案管理无法形成完整的可操作的系统，就无法进行进一步的信息分析工作，进而就会影响事业单位的管理和开发进度，无法发挥档案大数据的价值。

5）档案信息管理安全性较差。当前，大多数事业单位并未制定良好的管制措施，对档案人员的工作进行管理，这就导致相关人员缺乏安全意识，造成信息的外流。档案信息是私密性较高的信息，档案信息如果流出到外界，不但会侵犯到个人的隐私，致使骚扰诈骗等事件的发生，严重的甚至会威胁到公民的人身安全和财产安全，甚至可能造成国家机密的外泄。

4 推进大数据下事业单位档案管理的措施

1）引进先进的信息化设备。事業单位要想进行高质量的大数据运算，提高档案信息管理的水平，就必须淘汰掉已经落后的、已经不适用当前档案管理的设备。必须提高对档案管理设备的投入，积极引进先进的设备，为加强档案管理提供硬件上的支持。在选择时，要注意设备的安全性能和隐私保护性能，选择高质量的设备，以满足档案信息大数据处理的要求。

2）建立完善的管理体制。合理的管理体制有利于大数据背景下事业单位的档案管理。建立完善的管理体制，包括员工工作行为规范、员工工作交接制度、员工奖惩制度、档案管理制度等等。同时还要建立完善的权责制度，将工作的责任细分到个人，方便发现问题时对员工进行追责，提高事业单位档案信息管理的安全性和规范性。

3）改善事业单位的管理方法。就目前来看，大部分事业单位在进行管理时，仍然固执地以落后的管理理念进行管理工作。为了顺应时代的发展潮流，事业单位必须从理念入手，根本上改变管理方式，才能使管理焕发新的生机与活力，加快档案管理信息化的工作进程，使单位在新时期获得新的发展。

4）提高相关档案管理人员素质。一方面，大数据技术涉及到许多学科知识，并且在进行信息处理时要进行专业的技术性的操作，这需要有专业的人才来参与管理工作，避免操作失误，进而有效减少或避免造成事业单位的损失。因此，要招揽相关学科的专业化人才，或者对原有员工进行专业化的培训，提高工作人员的技术能力，提升其专业素养，从而使事业单位的档案信息得到快速高效的处理。

另一方面，必须加强相关档案管理人员的安全意识和保密意识，提高工作人员的严谨性。提升安全意识，有利于防止事业单位的信息外流，保障事业单位档案信息的安全性，从根源上避免因员工安全意识差造成的安全隐患；提高严谨意识，有利于员工对档案信息进行管理操作时，减少操作失误，保证信息的准确性。

5 结语

事业单位为顺应时代发展需要，必须提高档案管理的效率，大数据技术是时代的产物，在档案管理工作时合理科学的对大数据进行使用，是事业单位顺应时代背景，加强现代化企业建设的重要选择。运用大数据技术，有利于促进事业单位档案管理工作的提高，有利于促进事业单位信息化的建设，有利于事业单位档案管理工作的效率提升。

参考文献

[1]高昂.基于大数据背景下事业单位档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2018（23）：72.

[2]申波，闵彦娟.大数据背景下事业单位档案管理工作的创新[J].中国市场，2018（32）：179+181.

[3]戴丽红.大数据技术在事业单位档案管理中的应用研究[J].中国管理信息化，2018，21（18）：180-181.

[4]李霞.大数据背景下事业单位电子档案信息化管理探讨[J].中国管理信息化，2018，21（04）：161-162.

[5]朱珠.大数据背景下事业单位人事档案管理面临的危机与契机[J].人力资源管理，2017（06）：350-351.