浅谈存量档案数字化工作中的安全管理

林微微

摘 要：随着科技不断更新发展，信息技术已经应用到各个领域，在大数据时代下，档案管理工作也出现了质的飞跃，逐步的实现信息化、数字化。档案存量数字化，增量电子化已成为档案管理的发展趋势。由于存量档案数字化依托于计算机、扫描仪等外部设备，因此在存量档案数字化工作中的安全管理不容小觑，本文分析阐述了存量档案数字化的含义和特点，以及存量档案数字化建设中常见的安全问题，根据存在的问题提出存量档案数字化的安全保障。希望可以提高存量档案的安全和质量。

关键词：存档档案；数字化；安全管理

随着信息化技术的发展，存量档案数字化逐渐取代了传统的档案管理，存量档案数字化与传统的档案管理相比操作方便，档案不易丢失，可以随时随地查看，不受环境限制，也提高了档案的利用率。但是档案的安全问题也尤为重要，我们应时刻重视存量档案数字化工作中的安全管理。

1 存量档案数字化的含义

在信息时代下，存量档案数字化主要利用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在硬盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像。

2 存量档案数字化的特点

存量档案数字化的优势是显而易见的，通过数字化的转换借助于计算机信息系统对档案进行整理、查询，提高了工作效率。可以以较低成本，通过多个介质进行储存，节约存储的空时，提高存储的效率，有利于档案文件的数字化备份。档案数字化还可以为更多的用户提供档案信息服务，加快了档案的开发步伐，为档案的利用提供了便利，因此受到很多单位的青睐。

3 存量档案数字化工作中常见的安全问题

3.1 技术原因带来的安全问题

在档案的管理中，由于技术原因造成安全问题不占少数，存量档案数字化首先是建立在计算机、扫描仪、相机等外部设备的基础上，因此在扫描和拍摄中如果设置的参数不当，会导致数字化档案出现失真的现象，同时由于存量档案数字化通过计算机可以对其进行修改和编辑，所以存量档案的原始性很容易受到改变，修改人员通过相应的处理软件，可以不漏痕迹的进行修改，并且技术较高的人员修改后一般很难发现，这也会给数字化档案的安全造成隐患。其次，用计算机录入档案数据时，也会由于软件的挂接操作不当，造成档案数据出现变化或丢失。

3.2 管理不到位带来的安全保密风险问题

在档案室中，很多的存量档案会涉及一些单位的信息，在存量档案数字化工作中，要将以前的纸质档案转化成为数字档案，转化的过程中，涉及了很多的工作环节，稍有不慎，就会造成档案的泄露，同时如果没有对档案的安全管理制定相应的制度，在档案数字化工作中也容易破坏数字化档案的真实性和完整性。同时档案数字化依托外部设备进行录入和储存，如果设备管理和维修不当，也会给档案数字化带来安全问题。

3.3 档案实体的安全问题

存量档案室在数字化工作中经历很多繁琐的程序，如出库、清点、折卷、扫描等，过程中会有多人多次直接接触档案实体的情况，一旦操作不当可能造成对档案的严重的损害，同时也会由于人为的失误导致储存的数据档案的丢失。

4 提高存量档案数字化安全的措施

4.1 完善档案收集制度，实施前端控制

数字化档案形成后，对于档案的收集工作比较简单，只需要相应的剪切和复制就可以进行移交，在移交的过程中，要尽快的进行，这样才不会导致数字化档案的丢失，所以数字化档案的管理和收集人员一定要对收集过程进行把控，并且及时的对数字化档案进行归档。同时数字化档案在管理上要明确严谨，归档的数字化要根据单位的自身特点进行目录的编辑和储存，并且在交接的过程可以通过网络、U盘等媒介进行移交，方便档案部门对单位地数字化档案进行总目录的编辑，归档后及时办理移交手续，以保证数字化档案的真实性。

4.2 对存量档案数字化数据进行检查

由于存量档案数字化的文件数量较多，因此要保证数据库中的目录和文件一一对应。对于有重要联系的存量档案可以做一些关联，保证存量档案的完整性。并且，在档案完成扫描后，要对档案的内容进行查实，确保存量档案没有进行原始的修改，逐页的检查，保证档案的完整性、真实性、准确性。同时严格执行档案出库和交接確认手续，避免交接途中带来档案数据的损害。并且在档案需要借阅时必须经过有关部门的批准，批准后才可借阅，并按照规定时间进行归还。保障数字化档案的安全性。

4.3 严格管理制度，保证存量档案安全保存

数字化档案在储存上一般采用硬盘或刻录光盘等方式。在保存硬盘时，一定要保证硬盘安全，防止木马和病毒侵害档案数据。如果要刻录成光盘，在刻录光盘时，要按年度、保管期限分开刻录。备份数据时一般要一式三份，一份用于归档，一份用于查阅，一份用于异备份。对于硬盘或光盘的保管，一般放置在防磁防潮柜中，减少磁场的损害，同时，在对存储进行整理时，要佩戴棉质的手套，并且轻拿轻放。

4.4 加强数字化档案安全管理

由于目前我国数字化档案的安全性存在隐患，因此在数字化档案管理中，必须保障数字化档案管理系统的安全性，加强对系统的管理。在对数字化档案查看和下载时，可以设置一定的权限限制。同时档案管理人员还要对计算机安装防火墙，并进行实时维护，防止黑客和木马入侵，为存量档案数字化营造良好的环境。

4.5 提升档案管理人员的素质，保证档案的安全性

数字化档案对于计算机的要求较高，同时也需要档案管理人员有较高自身的素质。由于数字化档案工作中，会存在很多的交接，因此想要保证档案的安全性，必须完善工作流程。单位需要加大对数字化档案管理人员的培训，使数字化档案管理人员能熟练对档案进行归类存储，避免认为操作失误带来的数字化档案的损害。

5 总结

综上所述，存量档案数字化工作是一项系统的工作，存量档案数字化工作传输速度快、工作效率高，同时储存比较方便，但是也存在一定安全问题，因此应积极规范存量档案数字化管理的程序，加大对存量档案数字化的安全管理，使存量档案数字化更加的安全，实现存量档案工作的专业化、安全化。

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