新时期企业文化建设视角下的档案管理工作

摘 要：近年来，随着我国企业的不断发展，现代企业经营管理理念已經得到了国内企业的广泛认同，而企业文化建设也因此受到了很多企业的重视，然而在实际工作中，由于企业档案管理工作存在着诸多不足，因此无论是企业文化建设决策，还是企业精神与企业形象的宣传，都很难取得有效成果。为此，本文对档案管理在企业文化中的作用进行了分析，并对企业文化建设视角下的档案管理工作策略展开了探讨。

关键词：企业文化建设；档案管理；企业档案

企业档案管理工作与企业文化建设都是现代企业经营管理中非常重要的部分，而这不仅存在着密切的内在联系，同时还能够在发展过程中相互影响、相互促进，因此，有效的企业档案管理工作往往能够为企业文化建设带来巨大帮助，而对于企业文化建设视角下档案管理工作的研究也是十分必要的。

1 档案管理在企业文化建设中的作用

1.1 丰富企业文化建设资源

企业档案在内容上比较特殊，通常是以企业生产经营活动、企业发展战略、企业内部重大事件等内容为主，这些档案资料虽然并不会被直接应用于企业文化建设之中，但却能够为企业文化建设提供丰富的文化资源，使企业文化建设的相关工作人员能够对企业发展历程、经营理念、竞争优势等产生更加深入的理解。在明确了这些信息后，企业文化建设工作才能够更具针对性的展开，而企业文化也能够通过档案信息的融合而得到更加具体的呈现，这些对于企业文化建设来说都是非常重要的。由此可见，企业档案本身承载着企业的历史与文化，而档案管理工作则能够为这些历史、文化资源得到充分保护，并使其得以融入到企业文化建设中来。

1.2 塑造良好的企业形象

企业形象是社会公众对企业综合实力、价值观、社会贡献、员工素质等各方面的整体认知，而记录了企业重大事件与发展历程的企业档案则正是企业形象宣传的重要内容。一般来说，由于档案资料本身具有着真实性、客观性、权威性的特点，因此，通过对企业档案与新闻媒体宣传资料的结合，就能够对企业生产经营活动进行更加真实的再现，从而使企业品牌得到更多的关注。同时，企业档案还记录了企业组织或参与的社会公益活动、企业科研成果与技术创新等内容，这些内容既能够充分体现企业科技实力与创新能力，同时也能够让企业价值观念得到社会工作的普遍认同，这对于企业形象的塑造是非常有利的，而一旦企业形象得到提升，那么企业文化建设工作就能够拥有更好的基础条件[1]。

1.3 优化企业文化建设决策

企业文化作为企业的灵魂，必须要与企业发展战略相契合，才能够发挥出其应有的作用，而通过有效的档案管理工作，则能够让企业档案完整、真实的保存下来，并应用于企业文化建设之中。企业档案记录了企业的发展战略目标以及发展历程，因此通过对企业档案的深入分析与研究，就能够将企业发展特点以及未来发展方向确定下来，从而为企业文化建设决策提供参考。

2 企业文化建设视角下档案管理的工作策略

2.1 转变档案管理工作理念

由于档案管理工作并不能够为企业带来直接的经济效益，因此在市场竞争异常激烈的今天，企业经营者与管理人员对于档案管理工作都并不重视，这就给档案管理工作以及企业文化建设的展开造成了很大的阻碍，而要想改变这一现状，企业需要从根本入手，组织经营管理人员对档案管理工作进行深入了解，使其能够正确认识到档案管理工作的重要作用，并对档案管理工作给予更大的支持[2]。同时，信息时代下的档案管理工作发生了巨大的改变，因此企业还需要尽快转变档案管理核心工作理念，摒弃重藏轻用的错误思想，将信息化建设、技术创新与应用等作为全新工作目标，使企业的档案管理工作能够紧跟时代步伐，对企业文化建设起到更好的推动作用。此外，档案管理工作在企业内部的展开离不开各岗位基层员工的配合，因此企业还需提升企业内部全体员工的档案意识，积极配合档案收集工作，并在工作中注意对档案资料的保护，使档案管理工作能够更加顺利的完成。

2.2 加快档案基础设施建设

在信息时代下，各种先进科学技术都已经在档案管理领域中得到了应用，如大数据技术、数据库技术、信息系统等更是为档案事业的发展做出了巨大贡献，因此对于企业档案管理工作来说，无论是对档案的收集整理还是档案资料的利用，都必须要借助各种设备设施来完成，而对于档案管理相关基础设施的建设，也成为了企业文化建设以及与企业档案管理的重要任务。首先，电子档案虽然目前已经在档案管理工作中得到推广，但很多企业的档案资料仍然是以纸质档案为主，因此，企业必须要做好档案室、档案馆的建设工作，严格按照行业标准来进行设计与施工，同时采取有效的档案室密封措施以及防窃、防寒、防灾、防毒虫等档案保护措施，以保证纸质档案的安全。对于部分重要性与保密性较高档案资料，还要专门设置单独的档案室或存放区，并采取严格的保密措施，避免出现档案信息泄露的情况。其次，当前档案管理工作对于各种软硬件设施的依赖性较强，因此企业还需对档案管理工作中涉及的各种硬件设备以及软件程序给予高度重视，加大资金投入，使相关软硬件设施能够得到进一步的完善。例如近年来档案资料的数字化成为了档案管理工作的重要趋势，为此企业必须要购置性能良好的扫描仪、服务器以及存储设备，从而为档案资源转化以及电子档案的存储提供良好的基础条件。最后，在档案管理信息化建设不断推进的同时，档案管理工作的信息安全问题也逐渐暴露了出来，很多企事业单位都出现了电子档案信息泄露、遗失的情况。因此，企业在加强档案信息化基础设施建设的同时，也要注意对各种网络安全防护措施的应用，并对相关的网络安全基础设施进行完善，从而保证企业的档案信息安全[3]。例如，针对网络病毒以及黑客入侵，企业可购置或专门设计安全检测系统，对内部档案管理信息系统的运行状况展开全面检测，并实现网络攻击自动预警以及对计算机病毒的自动防御，提高档案管理全过程的安全性。另外，在档案信息化趋势下，档案管理工作的技术更新速度变得越来越快，对于科技的依赖性也越来越强，因此企业还需加大在技术引进与创新方面的投入力度，使自身能够持续掌握最为先进的档案管理技术手段。

2.3 重视档案管理人才培养

檔案管理信息化不仅提高了各种设备设施的科技水平，同时也对档案管理人员提出了更高的要求，从目前来看，我国档案事业虽然在近些年得到了良好的发展，但档案管理行业的人才培养体系却并未得到完善，高水平、高素质的档案管理专业人才仍然处于十分稀缺的状态，根本无法满足企业档案管理工作的人才需求。受此影响，很多企业的档案管理人员普遍存在着缺乏专业培训、工作水平较低的情况，这不仅影响了档案管理工作的开展，同时也使得企业文化建设受到了阻碍。因此在企业文化建设的视角下，企业必须要将档案管理人才的培养纳入到档案管理工作的核心工作内容中来，从人才引进、培训教育、工作制度等多方面入手，建立完善的内部人才培养体系，从而培养出更多能够满足档案管理工作要求的档案管理人员。首先，在人才引进上，要准确把握档案管理信息化这一重要趋势，调整人才选聘策略，在招聘专业档案管理人才的同时，大力吸收掌握信息技术与计算机操作技能的技术型人才，为未来的自动化办公、档案信息大数据分析等工作做好准备。其次，则是要根据企业内部实际情况，对档案管理人员展开针对性的培训。例如档案技术人员的素质相对较高，培训成本也比较高，因此应鼓励其以自主学习为主，并对其中部分表现优秀的员工提供学习进修的机会；而普通档案管理人员的综合素质往往无法满足实际工作要求，因此应以集中培训为主，组织其学习档案管理理论以及现代档案管理技能与方法，从而使其综合素质与工作能力能够得到尽快提升[4]。除此之外，由于档案管理工作对保密性、严谨性有着较高的要求，因此对员工职业道德素养以及工作责任感的培养也是十分重要的。最后，为保证员工的工作积极性，企业还要制定合理、完善的工作绩效评估机制，并将工作绩效与员工薪酬待遇联系起来，从而保证档案管理人员能够积极投入到培训学习以及日常工作中来，并自觉对自身工作行为进行约束。

2.4 完善企业档案管理制度

现代档案管理工作虽然在工作量上有所减少，但其工作内容的复杂程度却要更高，因此企业要想保证档案管理工作的有效性，就必须对各方面的档案管理制度进行完善。首先，企业要根据档案管理工作的具体内容，建立明确的档案管理工作标准，将档案收集、档案分类整理、档案保管、档案利用服务等各项工作的流程与细节确定下来，为档案管理人员的日常工作提供指导，从而使档案管理工作得到进一步的规范。例如在档案收集工作中，很多企业对于图片、视频等形式的档案资料并未制定明确的收集标准，因此经常会出现图片清晰度较低、视频格式错误等情况，从而大大降低了档案收集效率，但如果能够在档案管理工作标准中对这些要求进行明确，那么就可以有效杜绝类似问题的发生，为后续档案管理工作的展开提供支持。其次，在工作制度上，由于很多企业对档案管理工作缺乏重视，因此档案管理人员在工作中也存在着较大的随意性，为此，企业还需建立严格的工作制度，将各部门、各岗位的工作责任明确下来，并严格按照工作制度与档案管理工作标准进行考核，一旦有员工存在违反工作制度的行为，应立即根据情节严重性对其进行惩处，而对于工作表现较好的员工与部门，则要予以嘉奖。此外，基于档案管理工作保密性的特点，企业还要围绕档案管理的行政监督工作，建立相应的档案管理监督制度，加大档案行政监督力度，从而为档案信息安全提供保障。

2.5 深入挖掘档案文化价值

从企业文化建设的角度来看，档案管理工作并不仅仅是对各种档案资料的收集、整理与存储，其核心工作内容仍然要以档案信息的利用为主，也就是说，所有前期档案管理工作都是为档案利用而服务的。因此，企业在档案管理工作中，必须要对各种档案资料的潜在文化价值进行深入挖掘，并以推动企业文化建设为目的，将档案资料运用到各项具体工作中来，从而提供档案信息利用率，将档案资料的文化价值充分发挥出来。例如对于以企业经营活动为内容的档案资料，就可以与新闻媒体的相关宣传资料相结合，对企业精神、企业价值观念进行宣传；而对于以企业工会活动为内容的档案资料，则可以体现企业的人文关怀，并塑造出更为良好的企业形象，这些对于企业文化建设是非常有利的。

3 结束语

总而言之，企业档案管理工作能够在企业文化建设中发挥出非常重要的作用，而要想让这作用在实际工作中得到充分发挥，则还需要从人才培养、基础设施建设等方面入手，采取合适的档案管理工作策略。

参考文献

[1]岳振廷.企业档案管理推动企业文化建设路径探析[J].浙江档案，2018（10）：62-63.

[2]殷贵琼.浅谈企业档案文化在企业文化建设中的作用[J].办公室业务，2018（09）：99.

[3]周妍，刘艳英.企业文化的终极体现：档案管理——浅谈如何做好企业档案宏观管理[J].黑龙江档案，2017（05）：42-43.

[4]王理珩.档案在企业文化中的支持作用[J].中国核工业，2017（08）：46-48.

作者简介

蔡佳菲（1984-），女，汉，上海，本科，研究方向：档案。