电子档案数据丢失的原因及处理措施

钟柳

摘 要：当今社会各行各业都离不开互联网，人们利用互联网储存电子信息，并形成电子档案加以储存。然而计算机与各企业的融合时间并不长，很多企业无法合理的储存和管理电子档案，造成了很多电子档案数据丢失。究其原因，无外乎是档案的完整度低、对电子档案数据的保密度不足以及管理软件缺乏统一性这三点。现本文通过阐述电子档案数据丢失的原因，找寻解决策略，以促进档案信息化建设全面的、科学的发展。

关键词：电子档案数据；丢失原因；恢复方法

信息技术的迅速发展和广泛应用，使人类生活发生了翻天覆地的变化。电子存储方便快捷的用时，又节约人力物力财力，深受各界人士喜爱。随着计算机进一步发展，它与各项工作的结合更加紧密，传统的纸质资料被电子数据全方位代替。由此，产生的新的门类，即电子文件和电子文件的管理。尽管电子数据可以给人类的工作生活带来极大的便利，但是电子档案信息的缺点，仍然不可忽视。

1 造成电子档案风险的主要原因

1.1 档案的完整性不高

自人类进入信息化时代，大部分企业将工作的重点设定为建立健全文件信息处理体系。工作之初，企业将过去纸质的原始文档信息直接转化为数字信息。但由于原始文档储存时间过长，信息更新慢，部分信息已经失真，这就导致录入的原始信息并不完整，甚至存在大量错误。加之，我国数字化程度并未达到顶峰，一些企业没有完整的信息录入流程，致使资料信息缺东少西。一旦出现紧急情况需要精确查找文件，计算机系统就会自动显示文件缺失。加之，电子信息通过网络彼此传递，个人对于信息的价值衡量标准不同，就会主观的修改个人认为无用的信息。再者，很多信息管理者不会主动调查信息的真伪度，也不在乎信息的更新，使得很多电子档案存在错误信息，并且长久的等不到改变。以上种种行为都致使电子档案在完整度方面存在问题，这也就造成了电子档案有很多隐藏的危险。

1.2 档案内容的保密性不高

由于数字化是开放的、互联的，如果很多电子资料不刻意的加以保护，就会很容易在网上曝光。加上我国目前电子档案数据相关法案和规章制度并不健全，就会让不法分子有可乘之机。档案内容的保密度是影响企业生存与否的关键， 电子信息由于流水化工作，在不经意间就会泄露或者丢失信息。一般来说，泄漏和损失信息的原因可以归结为无意识泄露和有意识泄露。所谓无意识泄露，是指在存储和删除文件时，文件被计算机系统周围的其他系统察觉到，系统自动接受储存。所谓有意识泄露则刚好相反，部分工作人员在没有监督和管理的情况下，因经济因素或者其他利益驱使，内心定力不强，将机密信息向熟人、朋友、顾客等泄露。此外，还有其他情况，例如不法分子通过高科技、远程监控屏幕等手段窃取信息。总之，这些情况通常是由于缺乏保密性或管理者的责任造成的。

1.3 管理软件缺乏统一性

由于电子文件和电子文件的非物质性和不稳定性，档案工作者很难将注意力从自身转移到电子文件和电子文件。因此，电子文件的原创性、完整性和真实性难以保证。但通过实地调查，发现许多组织仍在使用传统的纸质文档进行信息储存，录入信息流程不分前后，内容随机而定，这使得信息在最初阶段就存在缺失的危险。一些企业虽然进行了电子信息录入，但是后期管理不当，信息不汇总、个人随意管理。信息录取不具备针对性，电子信息又采取分散管理的方式，这必然是造成电子档案信息丢失。个人的计算机所具备的风险度不同，一旦风险来临，根本无法控制局势蔓延。当然，我国电子档案管理也一直都存在着缺乏制度保障的问题。一方面，电子档案的安全管理在实施过程中缺乏系统和标准的保障。在实施过程中没有具体统一的操作程序可以实施。操作过程具有很强的随意性。这就使得再风险发生的几率大大增加。另一方面，国家对电子档案的管理缺乏相应的法律法规管理。在早期电子信息技术传播进入我国时，并没有相关的法律法规来约定束缚网络黑客，相关的管理措施也是空白的。在近10年，我国信息化程度越来越高，出现了相关的规定，但也只是留于表面，虽然有所进步，但仍然没有达到让不法分子望而却步的境界。因此，无论是企业内部需要集中管理电子档案，专业人士专人负责。国家也要应制定统一的，高层次的管理规定，从内到外，规范整个行业。

2 新时期加强电子档案管理的措施

2.1 加强档案管理人员的培养

各级档案管理部门必须培养一批既懂档案业务，又懂计算机技术的专业人才。以此同时，在对全体员工进行计算机知识培训时，还要有选择的提拔培养高层次人才。在招聘时，应尽可能地选择计算机管理应用的高精尖人才，尽量让其在进入职场之前，就具备电子信息处理、软件开发等能力。入职后，让此类人才掌握档案科学的基础理论知识和档案管理知识的同时，还必须掌握建立现代化的系统的能力。并且，努力让专业人士培训非专业人士，传授相关专业知识，提高企业总体的信息处理能力。良好的工作环境加之以专业人才操作，必然使得电子档案信息化建设工作事半功倍，并且使信息丢失等隐患从根本消除。

2.2 完善电子档案的管理措施

在电子文件的形成、处理、存档过程中，信息自然会发生变化。即使有完善的信息安全技术，也必须有相应的管理措施，也难以阻止信息失真、信息丢失等隐患。电子文件和电子档案信息保护的管理措施必须涵盖整个过程，从最初的电子文档的形成、累积，再到电子文档识别、存档，整个过程，必须有一套完整的管理体系和应对特殊情况的管理措施。在电子文档管理的全过程中，信息安全管理措施可以包括以下几个方面。首先，要建立和完善相关的法律制度。例如，黑客盗取密码、制造病毒软件、恶意攻击他人计算机等行为进行法律层面的制裁；对情节较轻的行为，处以道德教育和警告。通过制定法律法规，让人们知道计算机犯罪的严重性，有效的防止计算机犯罪。其次，要建立安全管理体系。由于电子文件由人工制作，其存储、检索、传输等处理均按照人们的意愿进行，主观性过于强。因此，必须建立客观的安全管理系统来规避漏洞。安全管理体系实施过程中，要求每一个环节的参与人员，必须本人签字、录音，对相关工作进行登记说明。建立此系统，可以在电子信息出现丢失、错误时，直接找到此信息的处理人员，无关人员不能承担他人的责任。这样大大的提高了电子信息储存的安全性。

2.3 保证电子档案的完整性

电子文檔的大量累积，使得建立一套科学严谨的电子文件管理录取、储存的工作模式迫在眉睫。电子档案录入时，工作人员应有一套完整的信息收集流程。在录入信息后，应有依据的将各个信息进行分类，再将电子信息进行存档，形成电子档案，最终进行信息加密和信息备份。这就使得电子档案从一开始就能科学、有序的被录入，在后期有可以规范地进行管理。但是，电子文档和电子文件具有在线传输的特点，就是使得信息可以在全网范围内共享，且极容易被增加或减少。一旦某一部分信息被修改，就可能导致企业整体电子信息出现问题，甚至出现运行危机。因此，要严格管理接触电子信息的人员，定期轮换，避免电子文件和电子文件的信息收集在其过程中不被伪造，丢失和被盗，保证信息的完整度和安全性。

3 结语

电子档案的安全性直接影响单位或组织的利益和安全，甚至影响一个国家的文明的继承与发展。虽然国内档案界采用的电子文件安全保护措施尚有缺陷，但是只要找到问题并合理的解决问题，必然会让电子信息技术蓬勃发展。以现在的国内趋势看，此项工作任重而道远，这就需要广大档案管理工作者和信息处理人员一起探索，共同努力，争取在短时间内让中国电子档案数据储存技术更上一层楼。

参考文献

[1]单鹤舫.档案信息化与电子化的建设和管理[J]兰台内外， 2014，（1）.

[2]国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].北京：中国档案出版社，2013.