信息时代档案管理工作面临的问题及对策

孙丽筠

摘 要：随着时代的快速发展，信息化水平逐渐提高，档案管理工作作为当前非常基础的一项内容，推动档案管理的信息化发展具有重要意义。下面文章主要从信息档案管理存在的问题出发，探讨具体的应用对策。

关键词：信息时代；档案管理；信息化；管理问题

在建设档案信息管理过程中加快步伐，一方面可以推动我国现代档案管理信息化的进程，另一方面还能使档案管理朝更加有序和规范的方向发展。而实践表明，档案管理信息化的流转方式，现如今已变成档案管理向更远处发展的一种趋势，而这也是提升生产效率的重要手段之一。

1 档案管理向信息化发展的重要意义

信息化时代的到来，使得信息技术的广泛应用已经成为大势所趋。当前信息技术已经在社会的各个行业中取得了广泛而长足的应用，为人们的日常生活、工作和学习带来了巨大的变革和改善。另一方面，会计档案往往并不只包括简单意义上的机械化文件搜集及整理工作，在其管理的过程中，它还代表了相关档案管理人员劳动与智慧的结晶。将信息技术大规模的应用在档案管理工作中，不仅可以有效提升档案管理工作的效率和水平，还可以减少工作人员的工作量，将劳动力解放出来，从而取得经济效益上的进步。同时采用计算机和网络技术对档案管理进行文件收集和整理等管理工作，还可以避免重复劳动，造成人力浪费；可以节约物资成本，将成本降到最低，还能保证档案管理工作的质量。此外，在对档案管理进行数据分析的同时，还有可能产生新产品的灵感，有利于新产品的研发，从而获得更好的经济效益和社会效益。

2 档案信息化存在的问题

2.1 档案管理人员信息化意识薄弱

在全面建成小康社会的今天，越来越多的岗位比以往更需要知识性人才。档案管理工作也不例外，如今的档案管理绝对不是简单的收集档案，摆放档案这么简单。一方面，部分档案管理工作人员的年龄普遍偏大，信息化意识有待提高，缺乏档案管理的有关电子信息知识；另一方面，部分档案馆确实相应的提高了硬件设备，优化了电子化、信息化的质量，却忽略了对其员工的信息化意识和技能的培养，专业的信息化咨询与分析人才也很稀少，致使管理人员普遍存在信息化意识弱、信息化专业知识不足、服务意识和技能落后有待进一步提高，不能很好的提供更快捷、高效、优良的档案服务，严重阻碍了许多档案馆信息建设的发展步伐。

2.2 管理信息的体制及规划的落后

首先，我国档案管理在体制方面较为落后。在空间分布方面档案资源是互相分离的。他被权限和资金所限制，从而不能在全国范围内进行统一规划和设计。其次，档案信息化存在相当程度的不确定性，我国的档案数字化正处于不断变化和发展的建设当中，如此也就导致，在对档案数字化管理系统进行设计时存在诸多问题，进而导致我国信息化档案不够全面和真实。

2.3 电子档案鉴定责任不清

电子档案鉴定指的是通过鉴定内容判断档案的价值。档案的鉴定在档案管理中是一项艰巨的任务。对于电子档案的鉴定，需要相关部门共同完成，这项工作耗时耗力，具有一定难度。然而，对于电子档案的管理还不成熟，对于鉴定责任不够明确，使得的电子档案鉴定工作不能得以实施，一直保持停滞不前的不利状态。在这样的情况下，造成需要鉴定的档案越来越累积，使得管理难度愈加明显。

3 信息时代档案管理的提升对策

3.1 加强工作人员对档案管理信息化建设的认识和责任意识

档案的信息化管理具有效率高，时效性强等优点。因此面对其带来的双重影响，需要档案管理员具备极强的工作责任心和任务感。相关单位部门要加强档案管理员信息化建设意识，将档案管理建设工作摆在一个突出地位，抓好并监督其实施的全过程。其次，对于相关单位领导来讲，要从自身做起，提高自己的信息化建设意识，关注本单位档案管理发展的实时动态，同时了解国内外最先进管理技术与经验，敢于接受新技术，在提高自身能力的前提下，重视相关工作团队的意识培养和能力锻炼。最后，要提高对档案管理工作人员的思想认识，不断革新，开发自身，严格按照最新规定办事，确保相关工作顺利开展。

3.2 有效利用档案，强化利用档案信息资源的水平

有效利用档案，是发挥档案价值的重要体现。档案管理部门通过将档案资料数字化，利用网络形成档案管理的网站，而档案使用者借助网络，经过查询、办理相应手续后可获取所需的档案信息资源。这样便于档案管理部门不仅可以满足档案使用者的需求，还能提升管理人员的工作效率和服务质量。为强化档案信息的利用水平，管理人员应构建档案信息管理系统平台，在配置各种硬件与软件设施的基础上积极研制适应管理系统的软件，还要将档案信息的录入、整理分类等工作规范化、标准化，并对各种电子文件进行整合，便于使用者查询。为保证档案信息的安全性，管理人员需将室藏文件设置一定的浏览、查阅等使用权限，还要对查阅者的身份进行网上验证，同时在档案管理过程中懂得如何挖掘档案信息数据，并不断更新网络化管理手段。

3.3 拓寬档案管理服务的范围，创新管理服务

在信息化时代下，对档案管理进行创新，就应该拓宽管理服务的范围和途径。首先便要求档案管理的有关部门要基于网络技术的应用，拓展一个查询功能，以方便管理部门的人员可以直接通过该功能进入服务渠道，继而获取自身所需的档案信息和数据。此外，针对信息化基础的应用，档案管理部门还应该设置一个完整的档案信息网络，并在确保网页内容和结构的设置都科学合理的基础上投入档案管理使用，这样一来更有利于档案管理部门的人员以及科研工作人员通过该网络有效的查询所需的信息数据。由此看来，这种服务功能的拓展为档案管理人员带来了极大的便利性。此外，在拓宽档案管理服务范围的同时，也不要忽视对相关法律法规的重视程度，在建立档案信息网络的过程中应该严格遵守相关规定，在内容和结构的设置上确保合理与合法性。

3.4 建立健全信息化档案管理体系

规范化信息档案室建设标准与要求，明确数字档案资源建设、档案实体与信息安全、质量管控及数据验收等方面的任务和要求，不断健全信息化档案管理体系及其相关管理制度，在实现档案信息完整性、真实性和可读性的前提下，不断加强档案载体的多样化、信息收集方式的多样化、档案服务的标准化和人性化，扩充档案管理工作的内涵。

3.5 提升硬件水平

档案管理部门必须认识到：信息化工作离不开硬件支持，因此，各地档案管理部门必须提升自身硬件水平，如为档案管理室安装中央空调、抽湿机等，以此来确保档案管理室的室内条件达标。同时，档案管理部门还必须为工作人员配置性能卓越的计算机，以便满足档案信息化工作的需要。此外，为建立健全档案安全管理工作机制，预防重大自然灾害和突发性事故的发生，做好应对灾害引起危害的应急处置措施准备，加强档案的安全保障和救灾能力，档案管理部门应该结合本单位档案工作的实际情况，制定档案安全管理应急预案。

4 结语

总而言之，随着信息技术的融入，人类社会发展对信息资源的需求越来越迫切，己经成了不可多得的战略性资源，档案管理信息化建设还有很多方面需要改进，它内容广泛、体系庞大，在应用中还需要不断的完善与创新，制定与之相关的制度体系，提高我国档案信息化的整体水平。

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