前端控制在电子文件管理中的应用

汪莉

摘 要：信息技术为电子文件的发展插上了腾飞的翅膀，越来越便捷的模式让人们越来越接受这种全新的模式。电子文件的前端控制更是走进人们的视线。它以自己身上的三个光环吸引着人们的目光。打破了后控制的落后性，迎来了电子文件管理的新局面。

关键词：电子文件；前端控制；信息管理

文件管理一直是一项精细度很高的工作。档案管理人员需要先对文件进行归档，然后在归档之后进行统一管理，这项工作消耗的时间很多，工作人员的工作量也很大。计算机网络技术的发展，电子文件开始走进人们的生活。它的前端控制模式也开始和人们发生密切的联系。

1 电子文件实施前端控制的意义

近年来电子文件的发展速度与日俱增，结合着人们对于档案工作的提前干预和提前控制的思想，人们把对文件的统一控制提前到了前阶段，这是一种符合时代要求的全新的电子文件处理的新思维。

那么什么是前端控制呢？前端控制是对于档案工作而言的，它是一种全新的模式，是指档案工作的提前介入，把形成文件，运行文件，归档管理等一系列工作系统进行，而且这些环节之间有着统一的活动标准，密切的联系，互相支撑保证正常运行，但彼此之间相对独立，可以有自己的独特性。这样一个模式能够使文件保证完整，真实和准确。所以，文件实施前端控制也是具有重要意义的，总的来说体现在以下三个方面。

1.1 电子文件的前端控制保证电子文件的内容真实

电子文件的前端控制是通过技术支撑的，“前端”体现了它的预见性。说明这一技术是在文件未形成之前就开始进行监控了。这是保证电子文件内容真实性的一个重要体现。“前端控制”具体来说是电子文件的管理是站在俯视的角度，着眼于全局，对整个文件的整理工作实施总体的设计和调控。需要归档的提前进行严密归档；需要做重点标记的做重点的标记；对文件备份留余，保证重要的文件不会缺失，不会受损。这是保证电子文件在前端控制时文件真实性的另一个表现。这种模式的诞生缩短了档案文件整理的时间，内容的真实性在一定程度上得到保证。

1.2 电子文件的前端控制保证电子文件的信息安全

电子文件确实给人们带来了巨大的便利，但是整个过程都是在我们不能真正识别到的状态下进行的，在这股暗流中，电子文件可能会因为小小的操作不当造成损坏、丢失，信息更改等情况。安全性不够，这也是档案工作人员比较头疼的一个问题。但是前端控制模式的出现，把问题提前到了开始设计和实施的阶段，每个步骤都非常清晰明确，具体的操作更让档案工作人员有章可循。比如，录入一份重要工作人员的个人信息，我们需要一系列严密的步骤，首先进行范围的分类，辨别这份文件的保存价值，明确这份信息采集的时间和进行采集的途径，甚至精细到哪种文件的草稿需要保存，哪些内容需要删除，以及这份个人信息需要存留的周期，周期结束时如何处理。如果信息的相关人员需要提取信息该如何处理等。这样的细化和严密的操作系统，使文件缩小了可流失的几率，把问题都做好，为前段的工作打下了坚实的基础。这样也保证了信息的安全。

1.3 电子文件的前端控制保障了用户的使用

一切的保管工作都是为了在需要提取信息时能够提取完整，真实的信息。电子文件是动态的和随时更新的，它的处理方式更加积极，凭借着这些优点，电子文件一路上“披荆斩棘”，成为了现代工作中我们经常使用的文件形式。电子文件由于前端控制的严密性，在文件还没有形成时就做出了技术上的控制措施。在它们设计的阶段，就已经结合了提取信息的这一需求，对用户的信息提取设计了专门的渠道，提取时间与传统模式相比短很多，对用户来说非常方便。

2 电子文件实施前端控制的具体方法和途径

选择电子文件前端控制这种模式，这就要求大胆的选择和运用，不要小心翼翼，不敢舍弃传统的文件管理观念。新的模式已经非常成熟，有着传统模式不可替代的优越性，并且把文件管理的这只调控的手，延伸到电子文件产生之前，这是一种高级的调整和控制模式，对我们现代化的电子文件运用有着不可替代的重要作用。

2.1 更新电子文件前段控制的思想

思想不只是工作人员思想的更新，更是整个文件管理系统的所有人员的思想更新。电子文件的前端控制模式要求所有的与之相关的人员都把文件的管理作为一个动态的生命过程。它不是冷冰冰的文件，而是像一个婴儿一样，从孕育、出生到成长再到生命的结束的整个过程。电子前端控制就是电子文件的孕育过程。

2.2 加强对电子文件的前端控制的管理

做好前端控制的管理需要做好以下几点：第一、管好人。信息技术在中间承担着重要的作用，但是主要的实施者依然是人，对从事此项工作的人进行管理，这是最具影响的因素之一。第二、直接控制和间接控制的相结合。电子文件的前端控制主要分为这两种形式，他们都具有自己的特点，也存在自身的弊端。所以不要只是使用一种形式，要把他们的优点结合起来。第三、创设好环境。所有的与之相关的单位，都要从内心深处接受和理解前端控制的行为，并且把这种模式严格控制和执行。

2.3 提高档案工作人员的综合素质

电子文件的产生不是随机或者偶然的，它是符合发展的，适合趋势的，在这项工作中，人员的素质直接影响工作的质量和前段控制的执行。他们要非常熟悉整个流程，对每个环节可能出现的问题有所预测，不至于在問题出现时束手无措。

3 结束语

电子文件的前端控制模式是一项伟大的创举，它的出现让档案管理工作迎来了春天。文件的处理速度飞速提高。电子文件在它生成之前就可以进行统一管理和分类，工作效率提高了很多。所以，电子文件的前端控制将会越来越受到人们的重视。

参考文献

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