浅谈国外电子文件管理模式的优势

于丽

摘 要：电子文件管理模式为电子文件管理确定了基调及整体框架，它是电子文件管理国家战略的核心组成部分。从某种意义上来说，对国外电子文件管理模式的认识实际上就是对UBC模式和Pitt模式的把握。

关键词：国外电子文件；管理模式

电子文件管理模式为电子文件管理确定了基调及整体框架，它是电子文件管理国家战略的核心组成部分。从国际范围来看，已经出现了具有代表性、影响较大的电子文件管理研究项目，如加拿大英属哥伦比亚大学主持的“保护电子文件的完整性”项目，以及以此为基础开展的“永久保护真实的电子文件”国际项目；美国匹兹堡大学主持的“文件保管的功能需求”项目。而已为国际档案界普遍认可的电子文件管理两大模式——哥伦比亚模式（下简称UBC模式）与匹兹堡模式（下简称Pitt模式）正是分别建立在上述研究基础之上。因此，从某种意义上来说，对国外电子文件管理模式的认识实际上就是对UBC模式和Pitt模式的把握。

1 对国外电子文件管理模式

对两大模式的态度从最初“一种声音”转变为“多种声音”的过程中，反思和批判的“不和谐”之音值得我们关注。维多利亚公共档案馆的《维多利亚电子文件管理战略》指出，从档案的角度看，Pitt模式和Duranti模式（即UBC模式）没有什么差别；仅仅从实施的角度来看，Pitt模式更容易执行。两大模式的反对者指出，尽管两大模式存在差异，但是两者共性居于主导地位。在他们看来，UBC模式和Pitt模式如同“皇帝的新衣”，那种认为“新衣”能够提升档案职业地位的想法僅仅是种幻觉，它只能使档案群体在文化上、社会上变得更“贫瘠”，并且从智力支持上来说更“裸露”。

国外学者的反思之声也促发了笔者对国外电子文件管理模式的思考，笔者认为，真正理解两大模式不仅需要把握它们的内容，还需要在其他几个方面深入研究。首先，需要尝试对产生不同模式的国家的文件、档案管理实践作“局内人”的审视，因为“局外人”隔岸观火式的观察，只能是对特定模式理解的“隔靴搔痒”。同样是电子文件管理为什么在这里产生的是如此的模式，而不是反之？该国档案传统、文件管理实践对电子文件管理模式产生了什么影响？ 其次，还需要对两大模式提出者的思想作分析。理论的构建和构建者密切相关，就电子文件管理而言，尤其需要考察电子文件管理研究的领头羊———露西安娜·杜兰蒂和戴维·比尔曼的思想。其中两者的教育、专业背景以及对档案理论的不同认识对电子文件管理模式的构建产生了什么影响？这些影响是消极的，还是积极的？最后，评价电子文件管理模式优劣的重要标准就是看两大模式在实践中的运用情况，事实上国外已经开展了许多电子文件实践项目来检验两大模式，比如检验 Pitt模式业已实施的项目有印第安纳大学电子文件管理项目、特拉华州档案馆和费城文件管理项目。因此为了客观评价电子文件管理模式，需要对上述项目执行情况作全面考察。

2 对我国电子文件管理国家战略的启示

1）对目前两大电子文件模式不能盲目信仰，在学习和借鉴之前需要全面、深刻认识两大模式形成的特定文件档案管理传统、模式代表人物思想、模式实践运用的状况。理论本身的有待完善性及中外实践的不同，决定了我们对待国外电子文件模式应该抱着“拿来主义”的科学精神。现有的电子文件管理模式无论是其理论构建还是实践检验，都证明了它们仍然存在着缺陷。另一方面，与西方一些国家相比，我国有“重档案管理、轻文件管理，重保管、轻利用”的档案传统，我国电子文件管理模式如何体现和适用于这种实践？ 借助于制定我国电子文件管理国家战略、构建我国电子文件管理模式的契机，如何在一定程度上扭转和改变原有实践模式，体现电子文件管理模式作为一种新模式的合理张力？新模式如何在被动适应与主动改变中取得平衡？

2）需要重新认识电子文件管理模式与传统档案理论、档案实践的关系，及前者对后者的潜在影响。研究不仅要解决“燃眉之急”，更要“未雨绸缪”，短视、实用主义的研究往往会使我们 “只见树木，不见森林”。具体就电子文件管理模式而言，关注模式是否能够直接指导实践固然重要，探究其背后隐含的东西以及在更广阔背景下的含义同样十分重要。例如，档案管理中的鉴定，从传统文件“至下而上”到电子文件的“至上而下”的鉴定方法，这种变化是否意味着对传统档案管理方法的否定？尽管说新模式颠覆传统模式为时过早，有武断之虞，但是这种管理方法上的转变却不可否认，这种转变对档案管理意味着什么？新模式对档案职业/档案工作者的生存和发展产生了什么影响？对实际工作者和研究者提出了哪些新要求（如知识、技能结构、团队构建、合作者的选择等）？这些要求和变化反过来又是如何影响和重塑档案专业的呢？

3）电子文件管理模式的选择可能并不是非“此”即“彼”，学习和借鉴外已有的电子文件管理理论的同时，应基于“档情”选择和改造适合我们的模式。国外对电子文件管理模式认识的发展和转变，也从一个侧面说明了无论是UBC模式还是Pitt模式均存在着缺陷，两者作为电子文件管理模式的合法性受到了质疑。我国电子文件管理国家战略之电子文件管理模式的选择必然要将国外已有的理论研究成果和实践经验“为我所用”，但是并不是“全盘照抄”或者是简单的“改头换面”，而是基于正视我国“档情”和对两大模式“一分为二”态度之上的学习。事实上，国外电子文件管理模式选择上也反映了基于“档情”，澳大利亚更多是以Pitt模式为基础，而美国更倾向于以UBC模式为基础。

4）电子文件管理模式不是空洞的，它不仅仅是框架和理念层面的，需要全面反映在宏观层面（目标定位、总体规划、框架）、中观层面（管理规范、标准）和微观层面（功能需求、管理系统开发等），微观层面尤其不能忽视。很多人认为电子文件管理模式主要还是着眼于宏观层面，因此微观的电子文件管理相关问题与模式关联不大，其实不然，好的模式必须能够为底层设计和具体问题的实施指明方向和提供指导。因此，从这个意义上来说，电子文件管理模式又是具体的。比如目前现有的电子文件功能需求和软件设计均突出体现了两大模式对于文件作为“证据”及凭证价值的关注，而对文件/档案文化、历史、社会价值的考虑基本缺失，因而在设计中被忽略了。功能需求不能仅以反映和维护文件证据性为主要目标，如何通过新模式强调文件的后者价值并在功能需求中加以体现，是值得我们思考的问题。