关于解决人事档案信息公开问题的几点意见

李洪山

摘 要：隨着我国市场经是体制的确立和完善，人才流动日益频繁，加之人事制度改革的推进和《政府信息公开条例》的出台，对人事档案信息公开的呼声越来越高。笔者从档案法律、法规与《政府信息公开条例》不一致、人事档案管理现代化问题等方面，对实行人事档案信息公开提出自己的看法。

关键词：人事档案信息公开问题；意见；建议

人事档案作为组织和人事部门用人治事的工具，长期以来由组织上掌握和使用。它是组织考察、了解员工的重要手段，是组织、选拔使用干部的重要依据。虽然人事档案记载着的信息与个人息息相关，但它一直离公众很远，始终在高度保密的环境中运转，个人没有机会和权利使用。在战争年代和计划经济时期，这种传统的人事档案和人事档案管理工作曾发挥了相当重要的作用。但随着我国市场经是体制的确立和完善，人才流动日益频繁，加之人事制度改革的推进和《政府信息公开条例》的出台，对人事档案信息公开的呼声越来越高。笔者认为，如果要实行人事档案信息公开，就必须解决好如下问题：

1 人事档案管理现代化问题

利用计算机技术对人事档案进行信息存储、查找，进而实现档案信息的网络化管理，是当前人事档案管理工作研究的重要课题。建立人事档案信息数据库是人事档案信息化建设的基础工作，是人事档案提供利用与开放的基础和前提。随着人事制度改革的不断深入及人事代理制的实行，人员逐步由“单位人”向“社会人”转变，人员流动日趋频繁。因此，笔者建议，一是建立全国通用可靠的人事档案信息网，为今后实现信息资源数字化、信息载体多样化、信息共享整体化打下坚实的基础。二是建立人事档案全文数据库。通过大型扫描仪把利用频率高、利用价值高且易磨损的档案材料传输到计算机中，档案使用部门和个人可根据需要从全文数据库中调出有关内容，通过屏幕查阅并根据需要进行摘录、打印等，努力做到人事档案信息资源的共享，既方便了使用者，又大大提高了人事档案利用工作的效率和质量。

2 人事档案信息的安全保障问题

一是人事档案原本的安全。人事档案有着自身的特殊性，原始记录是其特有的本质属性，如当事人的亲笔手稿、审核人的签名和公章等具有法律凭证作用，而且每本案卷具有唯一性，一旦受损就难以弥补。因此，在对人事档案信息进行数化转换时，必须加强原本档案的安全保护。二是人事档案信息在电子网络环境中的安全要保证。人事档案信息公开必然要借助电子网络的快捷，但网络环境中的人事档案信息依然要面对多种安全隐患。对于电子文档来说，信息与载体是可以分离的，这种分离性使电子文档随时面临着被修改、盗窃、甚至被销毁的危险。此外，预防和杜绝因计算机硬件或磁盘故障、系统安全、病毒威胁、介质设备的故障、操作失误等原因造成信息数据丢失、损坏的现象发生，以确保人事档案信息的安全。

3 传统人事档案管理体制与人事档案信息服务社会化、开放式之间的矛盾问题

针对传统人事档案管理体制的种种弊端，笔者认为，如果建立人事档案社会化开放式管理模式，每个人是社会人而不只是单位人，每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，与户籍制度、人事代理制度协调运行，那么许多问题都会迎刃而解。可见，在社会主义市场经济条件下，建立一种社会化的开放式人事档案管理模式是非常必要的，在模式构建时，可从以下几方面入手：一是提高全社会的档案意识和思想观念是实现人事档案信息公开制的基础。因此，要创建人事档案信息公开制就必须认真贯彻落实《政府信息公开条例》，确立人事档案信息公开原则。对权利享有人—信息利用者进行宣传教育，提高他们的民主法制意识，提升他们参与管理以及维护自身合法权益的能力。赋予民众在档案利用中享有更大的自由，在全国上下创造一种利用档案的良好氛围，激发公民利用档案的热情。二是根据人事工作的发展，广泛、及时、准确、真实、完整地收集在新的人事工作中所生成的人事档案材料，开拓档案新形式，不断丰富档案信息，完整、客观、真实地反映档案当事人的情况，减少信息老化，避免信息失落。三是建立全国通用可靠的人事档案信息网和人事档案管理中心。采用各种现代的信息技术使人才信息共享，减少不必要的管理成本，让公民通过更便捷的途径获得高效满意的服务，从而提高人事档案存在的价值。此外，要建立人事档案信息的快速互动回应机制，提高人事档案管理效率。

4 人事档案信息开放过程中个人隐私权保护问题

人事档案开放既要维护个人的知情权，又要保护个人的隐私权。通过主动接受公民的举报、投诉，向社会公布档案行政执法的监督电话，设立举报箱，建立各种监督检查组，杜绝侵犯个人隐私权保护公民知情权，提高人事档案管理水平。同时，也要加强信息公开过程中管理人员的监督。个人隐私是指个人不愿意公开或不愿意让他人知悉的个人秘密。个人隐私权是指公民享有的私人生活安宁与私人信息依法受到保护，不受他人非法侵扰、知悉、收集、利用和公开等的一种人格权。人事档案信息包含着个人隐私，在进行信息公开中要做出谨慎的界定，既要让人事档案信息能全面地反映个人的德、能、勤、绩，又不可把个人隐私披露出去，侵犯人事档案当事人的个人隐私权，造成不必要的法律纠纷。有关部门可以结合实际情况，进一步确定开放审核程序，建立授权制，审慎鉴定开放信息。人事档案中涉及个人隐私的部分，如涉及个人家庭出身、健康状况、工资收入、各种评价等内容的档案，必须经地当事人的认可才可开放利用。个人的隐私材料不可透露给无关人或机构，只能提供给需要知情的合法利用者。管理人员掌握着信息的运作、发布、安全诸多要素，一旦管理人员本身出现问题，后果不堪设想。因此，对人事档案管理人员也要进行权限监督和控制。

5 档案法律、法规与《政府信息公开条例》不一致问题

现行的档案法律、法规中关于档案公开利用的条款大多是在上个世纪制定实施的，限于当时的社会环境和档案的社会意识，这些条款在公民的知情权保障等方面考虑不多。例如，中组部《干部档案工作条例》的第31条规定“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。这样的规定与《政府信息公开条例》及现代社会发展趋势是相悖的。因此，必须首先解决《政府信息公开条例》与档案法律、法规不一致问题。立足公开、规范先行，努力完善人事档案管理制度，对缺乏和不合理的地方进行修订；建立信用档案的规范管理和失信惩罚机制，同时对档案管理行业进行监督和管理；变革传统的人事档案控制理念，给人事档案的相对人以必要的知情权；明确规定人事档案的相对人可以通过授权方式，查看本人的人事档案信息内容；建立违法责任追究制，对应公开而不予公开、应当保密却公开的有效责任人追究其相应的法律责任。