电子档案的开发与利用

陈海燕

随着信息技术的发展，特别是网络化办公在各业务领域内的普及与深化，电子文件已经或正在替代传统载体的文件，成为日常信息处理工作中的主体。但是，国内档案界对电子文件的归档策略，目前只有电子文件与纸质文件的双轨制管理，其余的都交给了信息技术部门，由其进行系统备份来确保电子文件的信息安全和长期利用。

所谓电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以件为单位。档案的最终价值体现是利用，电子档案的利用工作与纸质相比有很多不同之处，必须了解电子档案的相关特性。

1 电子文件与纸质文件的共存状态

从电子文件诞生开始，在相当长的时间里将会与纸质文件共存于世，它们的共存状态及其原因复杂多样，大体上可以归结为以下两类情形：

第一类是先有纸质文件，之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本，这就是纸质文件的数字化过程。纸质文件的数字化通常有两个时间点：一是单位收到外来文件后立即实施数字化，使文件在现行期即有纸质和电子两种版本；二是对已经归档的纸质档案实施数字化。

第二类是在业务活动中用计算机直接生成电子文件，但出于对文件证据要求或长久可读的考虑，又将电子文件转换成纸质文件。这种转换也有两个时间点：一是在计算机系统中完成文件制作，或经由网络传输的电子文件接收后，以纸质文件形式输出生效；二是在归档时或归档后为电子文件制作硬拷贝。

根据上述情况，我们可以把纸质文件与电子文件的共存状态归结为“双套制”和“双轨制”两种类型。

2 针对公司现状纸质档案的不足之处

2.1 纸质档案利用的借阅、归还手续落后

除了电子档案可实现网上流转借阅，其余的纸质档案借阅利用通常还是以传统的方式，在档案借阅本上手工登记，并由借阅者本人签名。这在时间上是一种浪费，也限制了档案利用率的提升空间。

2.2 人工调档费工费时

现阶段，档案库房大多安装了密集架来存放档案，较之以前的档案柜之类的档案装具，体现了档案工作的进步。但是，许多档案工作人员还依赖以往的人工查找调取档案的方式，较费工費时。

1）前期人工标识的工作量很大。为了查找档案便捷，每一件的档案盒上都要贴上标识，密集架外侧也要贴上清晰的检索标识。如我公司库房中档案的存放，是以年度为单位，作为大类标识。这种标识的制作、黏贴和印章，需要花费大量的人工。

2）查找步骤繁多。为了查找某个档案，先要知道该文件的名称，然后再按年度或文件号，来确定需查找的档案，再入库找标有此年度的密集架，再按照流水号查找该档案所在的具体位置，查找过程较复杂繁琐。

3 电子档案的特点

3.1 办公效率大幅提高

信息化的飞速发展使得档案管理从手工操作转化为计算机管理、信息化管理，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子和数字形式；文件材料的归档由手工操作变为由计算机处理。基于计算机的文书管理按件随即整理归档，减少甚至避免了文件归档的手工作业，显著提高了文书管理的效率。另一方面，在传统管理中，在文件归档整理后若要对文件管理信息进行修改处理，就必须对文书档案进行拆卷重做，这样必然费时费力；而采用计算机操作就不会出现该问题，文件管理信息的修改只需通过键盘操作就可以，信息更改方便快捷。此外，纸质文书档案转变成电子版的文献信息，加上网络技术的应用，使得文书档案资源随时可供检索，大大提高了查准率。总之，电子档案信息化管理大幅提高了管理效率。在以往传统的文件和档案管理工作中，要求文件书写规范、字迹工整，收集完整、齐全，档案分类、统计准确无误，结果又费时又费力。应用计算机信息化处理手段后，文件起草、办理、传递、收集、整理、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，单位的办公效率得到极大提高。

3.2 文件和文字信息得到充分交流和共享

在传统的手工操作管理中，好多的文件和档案难以实现信息共享，大量有效信息都闲置在文件柜中，造成资源浪费。随着电子档案的运用和普及，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案的外部（目录）管理到内部（目录和全文内容）合并管理。随着计算机及网络技术的进一步发展，可以实现档案信息与载体分离利用，实现电子档案信息系统与其他信息系统互联共享，可以为利用者提供文件和档案中历史与现实的信息记录，从而极大地提高档案信息的共享程度，提高档案利用中的查全率和查准率。

3.3 大大提高文件移交的速度和可靠性

日常公文办理过程中，工作人员之间移交的文件可能会发生遗忘、丢失等情况，这是因为传统的传递方法是人与人的直接交接，使得文件传递质量受到时间和距离的等的影响。在应用计算机网络技术的条件下，可以直接通过网络进行文件处理，将电子文件直接转为电子档案，大大提高了文件传递的安全性、准确性和时效性。

4 电子档案的保存与维护

保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。

4.1 保证电子档案载体物理上的安全

一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温度、湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准等。

4.2 保证电子档案内容逻辑上的准确

电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。因为电子档案来自各个方面，往往是在不同的电子计算机系统上形成的，且在内容的格式编排上也不尽一致。这种技术和形式上的差异，必然导致以后还原时所采用的技术与方法的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步带来的必然结果。因此，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其他方法和技术加以转换。

4.3 保證电子档案的原始性

对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形式的格式进行还原显示。可采用以下三种方法：一是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起，恢复时，使之按本来的面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品，这是最为稳妥的永久保存方法。

4.4 保证电子档案的可理解性

对一份电子档案的内容来说，常常有不被人完全理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案，就需要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包括元数据，物理结构与逻辑结构的关系，相关的电子档案名称、存储位置及相互关系，与电子档案内容相关的背景信息等。

5 电子档案的备份

对电子档案进行备份，当计算机信息系统受损或崩溃而导致电子档案信息丢失时，可以迅速完整地恢复数据。对电子档案备份的方法可分为常规备份和容灾备份。

5.1 常规备份

对电子档案进行常规备份，将电子档案信息备份成—个备份文件放在安全的存储空间中，当电子档案被破坏或丢失时可以用备份文件恢复到备份时的状态。因此，要对电子档案定期进行备份，保证电子档案信息随时都保持在最新的状态。为了保证电子档案的安全，还需进行远程数据备份，防止电子档案损坏而本机备份的文件丢失或无法使用的情况下，仍能远程恢复电子档案信息。数据备份必须要考虑到数据恢复的问题。常用的方法包括双机热备，磁盘镜像或容错、备份磁带异地存放等多种防护措施。使得系统发生故障后仍能对电子档案信息进行恢复。

5.2 容灾备份

对电子档案进行容灾备份，当发生自然灾害等突发灾难时，本地存储的电子档案信息损坏或丢失，甚至是无法复原。而备份文件又无法找到的时候，就可以用容灾备份来进行数据恢复，保证电子档案信息可以安全地保存下去。对电子档案进行容灾备份，就是相隔较远的两地，建立两套或多套功能电子档案备份文件，当一地因意外引起电子档案不可使用时，可以使用另一地的备份文件进行电子档案的恢复。容灾备份可分为数据容灾和应用容灾。数据容灾就是对本地关键应用数据建立—个异地数据系统，在本地数据出现灾难时，至少在异地保存着可用的关键数据。数据容灾可以是对本地数据的完全实时复制，也可以比本地数据略微落后，但必须是可用的，主要采用数据备份和数据复制两种技术。应用容灾，是在数据容灾的基础上。在异地建立一套完整的与本地生产系统相当的备份应用系统，主要技术有负载均衡和集群技术等。

6 加强电子档案管理对策、措施

随着电子文件的数量不断增长，将电子档案保管好以提供利用是档案管理者的使命，也是电子档案管理的目的所在。其中有些问题还需从国家宏观层面上研究解决，如电子档案的法律认可问题，而有些属于各单位结合实际研究解决办法，以下提出几点对策措施：

6.1 大力推进文档一体化和电子文件归档管理工作

文件归档是档案工作的基础，也是文书档案管理的重点。目前，从总体看一方面，大量开发的信息化系统形成了大量电子文件、电子数据，需要加强归档管理、科学管理；另一方面，快速发展的信息化工作为档案信息化提供了环境和可能。

作为工作重点，一是应当积极推进文档一体化技术，加快文件管理和档案管理工作环节和业务要求的整合。文档一体化最大优势是文件与档案管理信息的通融、通用和管理手段的自动化，在提高档案管理效率和精度等方面能够快速见效，因而是档案信息化建设的快捷之路，应当引起高度重视并大力推进。二是积极开展电子文件归档管理工作。在信息化条件下更要重视加强电子文件归档，单位要积极开发或应用电子档案软件系统，各类信息系统特别是对应文书档案形成工作领域、部门的文件管理中产生的有保存价值的电子文件、电子数据予以完整的归档，建立符合规范要求的电子档案并加以科学管理。

6.2 加强电子档案的安全性、保密性

信息化条件下，电子档案安全风险相对较高。风险防范的重要措施就是加强网络安全，具体措施是网络隔离，即实行内网和外网的隔离。内外网隔离是保护信息化网络安全的最主要、最有效、最经济的措施之一。内网和外网分别由独立的线路构建，两套网络线路及其传输的信息处于完全物理隔断的状态。目的在于当电子文件、档案需要依托网络进行传输时，针对不同的电子文件、档案及其安全防护的需求，选择采用适合的网络及安全技术。一般来说涉及秘密或内容较敏感的信息，应当选择使用内网，其他的信息内容则可以选择外网。

6.3 提高档案人员的技术素质

提高档案人员的信息化知识水平和操作技能，是电子档案信息化建设的必要条件。一是从硬件建设、设施使用上下工夫，通过不断改善硬环境，加强实践锻炼，提高档案人员业务技能。二是以“自学为主、培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要建立档案人员的学习激励机制以及档案人员之间的相互学习交流。