信息化时代档案管理的安全问题探析

摘 要：信息时代的来临，使网络技术和信息技术的应用范围不断扩大，但同时也给一些管理工作带来了巨大的挑战，档案管理工作就是其中之一。虽然信息技术和网络技术的应用提高了档案管理工作的效率，使其工作流程更加的便捷，工作方法更加的丰富，但利用信息技术对档案进行管理，网络信息技术本身存在的一些安全问题也必然会被带入到档案管理工作中。因此，本文以档案管理工作为立足点，通过对信息时代中该项工作安全问题的简单分析，从而就如何解决各类安全问题提出相应的对策，以期在提升档案管理效率和水平的基础上，保证档案信息的安全性。

关键词：信息化时代；档案管理；安全问题

在信息时代中，档案管理工作同以往相比最大的变化就是信息变化速度在不断的加快，档案信息已经由原来的纸质变为数字化的形式。在此种状况下，社会各界人士对于人们档案信息安全性的关注度也在不断提高。由于受到网络信息技术安全性的影响，使现代档案管理信息安全一直都是影响该项工作质量的关键因素。因此，找出当前档案管理工作存在的安全问题并提出相应的解决方法势在必行。

1 档案信息管理的安全问题

1.1 合法性和真实性问题

从传统档案管理工作的角度来看，由于在档案管理部门中归档的各类档案都属于用纸质媒介记录的档案资源，所以，单位内负责档案建立和归纳的工作人员，必须要先核实档案资源中的各类信息，在确定信息没有错误之后再盖章和签名，确保单位内归档的所有档案资源在内容的真实性与合法性。但在对档案资源进行信息化管理之后，受网络信息技术本身不安全性的影响，使得其本身的真实性与合法性也成为档案管理信息化必须要关注的问题，采用怎样的处理方案来保证档案资源的合法性与真实性，就成为我国负责档案管理的部门必须要认真思考与应对的问题。

1.2 信息资源存储和传输问题

作为经过信息化技术进行处理之后的档案资源，当前档案资源在信息的存储方式和运输方式方面，同以往由纸质媒介承载的档案信息资源相比不同，现代档案资源本身是由数字化信息作为承接媒介的，这种媒介的特殊性，要求档案资源必须要借助网络平台完成传输，利用数据库的方式对档案信息进行存储[1]。在这种存储模式下就出现了一个重要的问题：如何避免信息化的档案资源信息在数据库存储和网络数据化传输的过程中，不会出现被黑客恶意盗取或者是篡改信息内容的问题。

1.3 病毒威胁

网络技术和信息基础的出现，为现代社会公众人们日常生产和生活过程的开展提供了较大的便利，但同时也带来了一个比较突出的问题。即各类不同的网络病毒也应运而生，这些病毒的存在也诱发了各类计算机和数据库的安全问题，对计算机传输档案资源和数据库存储资源信息的安全性造成了极大的威胁[2]。因此，作为我国的档案管理部门，其在促进自身档案管理工作信息化建设的过程中，应当着重提升自身档案管理中信息系统网络的安全性，以此来避免由于受到病毒入侵问题的影响，造成信息系统中存储的各类档案信息资源产生无法被弥补的损失。

2 解决档案管理安全问题的对策

2.1 利用技术加强防范

在信息化时代，我国档案管理部门要想保证工作的安全性，就必须要从做好技术方案措施方面入手，借助加密技术的方式来对档案信息资源的安全性进行有效的保护。所谓的加密技术，指的就是借助特定算法对于档案信息资源的源文件展开加密处理，以此来将源文件变为不能够被直接读取的一种计算机代码。这样一来，当使用者在访问这些经过了加密处理之后的档案信息文件时，就必须要输入正确密钥才能够顺利访问，从而确保数字化处理后的档案信息资源具有较高的安全性。在档案管理部门中的工作人员对于经过数字化转化的档案信息资源进行传输时，也可以借助加密传输的模式，以此来确保即便部分数字化档案资源被非使用者截取，也会因为缺少密钥无法顺利读取文件中的内容。其次，档案管理部门可以借助权限控制法时档案信息资源安全性能够得到提升，这主要是由档案管理部门根据档案信息设定其数据库和信息系统的访问权限，若信息使用者本身不具备访问条件，就不能够正常的访问信息内容，从而最大化避免一些无关的ID进入到档案信息系统中[3]。档案管理部门需要针对访问者身份的不同设定访问权限等级，以此来确保不同秘密级别程度的档案信息资源能够就此得到最大化的保护。最后，档案管理部门可以借助安全监督控制技术对信息系统设定防火墙，避免黑客和其他人员非法访问档案信息的管理系统，并避免机密级别高的数字化档案可以从系统中输出出去。

2.2 培养和提升档案管理人员综合能力

对档案资源的信息化工作建设来讲，要想顺利实现档案资源数字化建设，我国档案管理部门就必须要构建起一直掌握了相关信息化技术，且技术应用能力相对较强的人力资源队伍。即档案管理人员在已经具备了扎实、丰富的档案管理理论知识和业务基础上，还要掌握充足信息技术操作能力[4]。为避免档案管理工作人员利用自己的职务之便滥用档案资源信息的问题，档案管理部门必须要面对部门内众多的从业人员展开有关职业道德和素质的培训教育工作，在提升档案管理人员职业伦理意识的基础上，使其能自觉保持勤勉敬业的工作态度。

2.3 做好档案管理监督工作

我国檔案管理部门负责人需要建立完善的档案管理制度，确保档案管理制度化工作的顺利展开。部门内各级档案管理部门都需要严格遵守《档案法》和《保密法》中的相关内容规定，在结合自身实际情况的基础上，出台细致的管理规则，以此来保证档案管理工作的各项责任都能够得到切实的贯彻，最大化减少日常管理工作中纰漏出现的概率[5]。此外，档案管理部门应当要安排专人来负责贯彻落实监督工作具体规定，形成常态制度，以便能够借助这种管理制度及早的发现档案管理工作中存在的各类安全问题，从而及时的解决相应的问题，进而将各类安全隐患消灭在萌芽中。

2.4 提升硬件建设水平

作为档案管理部门，其负责人必须要明确档案资源信息化建设需要依靠相关硬件设备的支撑。因此，各个地区档案管理部门在促进档案管理信息化建设的过程中，必须要从提高自身硬件设备建设水平入手，通过为档案室提供高端计算机设备和相关零部件的方式确保档案室中硬件设备建设水平符合信息化建设条件标准[6]。此外，为避免档案管理部门安全管理工作负荷相关标准，做好突发性灾害的应急处理，部门管理人员还应当同本单位实际工作情况相结合，制定相应的应急预案并配备硬件设备，降低突发性灾害对工作带来的不利影响。

3 结论

总而言之，面对档案管理工作中网络信息技术应用越发广泛的发展背景，现代档案管理的思想理念、管理手段、档案信息载体等都发生了极大的改变。面对此种情况，档案信息管理难度也在进一步增加，作为档案管理工作者要想保证档案信息的安全性，就必须要努力发掘当担管理中的各类安全问题，并做好信息安全保密工作，以此来将档案管理工作中信息技术的作用发挥出来，使档案管理工作效率得到明显的提升。

参考文献

[1]张月秋.信息化时代医院人事档案管理探讨[J].中国卫生产业，2018，15（13）.

[2]鹏阳.信息化时代背景下档案管理探析[J].农家参谋，2017（14）：224.

[3]张丽巧.信息化时代人事档案管理探析[J].兰台内外，2017（4）：74-74.

[4]纪翠林，阎丽.信息化时代背景下档案管理探析[J].现代商贸工业，2017（01）：65-66.

[5]董颖莉，杨双娥.信息化时代医院档案管理工作探讨[J].办公室业务，2017（1）：66-66.

[6]安丽君.信息化时代高职院校学生档案管理工作分析[J].办公室业务，2017（13）：59-59.

作者简介

王浩（1962-），男，汉，山东滨州人，档案管理初级，助理馆员。