企业电子档案“单套制”管理研究

李利方

摘 要：本文采用政策分析法和文献分析法，对企业实施电子档案“单套制”管理制度在制度层面和技术层面的分析，指出企业实施“单套制”具有可行性。认为企业实施电子档案单套制管理制度是一种有益的创新，能够给企业的胆敢管理带来巨大积极的影响，并为企业电子档案“单套制”管理的研究与实践提供思路。

关键词：电子文件；电子档案；单套制；档案管理

2016年4月，我国《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》正式出台，该纲要提到：“档案部门应积极应对新技术、新业态、新模式发展对档案工作的要求和影响，创新档案管理理念和管理模式；迎合经济发展新常态的基本需要，创新档案利用服务模式，在实现档案公共服务质量的同时提升用户的满意度。”这份“规划纲要”吹响了档案管理创新的号角，促使我们必须更快的实现档案管理的现代化、信息化、电子化。

随着档案重要性的不断提高，企业逐渐意识到档案在企业发展中的重要作用。而随着企业信息化建设的不断推进，电子档案在档案总量中的比重也越来越大，利用的频率也越来越高。如何解决电子文件归档和电子档案的管理问题，成为企业档案管理部门所面临的巨大挑战。而电子档案的“单套制”管理便是在这样的需求中产生的，按照《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》的描述，电子档案“单套制”是指电子设备生成的档案仅以电子方式保存，并保障电子档案安全、可靠、有效，形成在线归档、保存、移交，利用的长效机制。

企业实施电子档案“单套制”管理能提高生产效率、节省成本，但同时也受到法律制度、长期保存等问题的制约。本文对企业实行电子档案“单套制”管理进行制度层面和技术层面的分析，以期为企业电子档案“单套制”管理的研究与实践提供思路。

1 企业电子文件、电子档案管理的法律依据

在制度上，2014年美国在文件管理立法方面的动作令人瞩目，经过酝酿和规定程序，通过了一部法案，为数字环境中的文件管理改革提供了有力的法律保障。2014年11月26日，美国总统奥巴马签署了H.R.1233号法案——《2014年总统与联邦文件法修正案》。该法案聚焦电子文件管理，提出NARA与OMB应加强协作，推动《总统备忘录》的实施。该法案针对电子文件管理做出以下更新：1）扩展联邦文件定义使其包括电子文件；2）明确联邦电子文件将以电子形式移交国家档案馆；以新出台的法律为依据，联邦政府对其他法典中关于机构文件、档案运行职责的有关规定也相继进行了修订，形成更加合乎现实要求的法规体系，确保联邦机构文件管理政策和实践改革有法可依。

目前，我国国家层面的关于“单套制”的相关政策暂未出台，但在《国家电子文件管理“十三五”规划》中明确提出了开展电子档案“单套制”管理试点建设的要求。同时，在正在修订的《档案法》征求意见稿第64条规定：“符合国家电子档案形成和管理规范要求的电子档案具有与纸质档案同等的法律效力。” 两个政策中相关条文的规定对于实施电子文件“单套制”归档提供了明确的政策引导与支持。

有些地区性的相关政策已经出台，其中上海自贸试验区已经制定了《上海自贸试验区管委会保税区管理局电子文件归档范围和电子档案保管期限表》《上海自贸试验区管委会保税区管理局电子文件归档整理操作细则》《上海自贸试验区管委会保税区管理局电子档案长期保存管理规范》等电子档案管理制度。这使得档案馆电子文件“单套制”管理有章可循，更为规范。

而浙江省也发布了《浙江省人民政府办公厅关于印发浙江政务服务网电子文件管理暂行办法的通知》，该通知确定了政务服务网电子文件管理的原则、职责分工以及形成、办理、归档、移交、保管、利用、考核、监督等的基本思路。

因此，企业可以依托相关法律和试点单位发布的相关“单套制”管理制度，制定出符合企业自身业务类型和发展所需的制度，为企业电子档案的“单套制”管理奠定坚实的基础。

2 实现电子文件和电子档案单套制管理的创新探索

电子档案的管理规范和标准应该摆脱纸质档案的烙印，根据电子档案的特性制定相应的管理办法与管理标准，规范管理行为。“单套制”管理破解了电子文件归档和电子档案管理难题，能积极推进无纸化办公和文档一体化建设，突破了传统工作理念和规则束缚，其创新探索包括以下几个方面：

2.1 模式创新

电子档案的“单套制”管理实现电子公文处理与电子文件归档、电子档案管理流程的对接；强调全员归档职责，实现即时办结即时归档；强调档案服务功能，实现电子档案信息共建共享。电子档案管理系统应用电子签名、日志管理、操作审计等技术，集成电子档案数据采集、格式转换、离线备份等系统工具，能有效解决电子文件接收难、电子档案管理难、利用难和长期保存难等问题。

2.2 技术创新

在“单套制”模式下，对海量的、不同格式的电子档案的管理需要设计专门的电子档案管理系统，技术要求更高。当前使用的档案管理系统大部分是“双套制”管理模式的产物，其主要管理对象的设定是纸质档案。再者，许多先进的技术尚未在档案管理系统的设计中普及应用，导致已有的档案管理系统并不能完全解决电子档案的安全问题和管理问题。

在技术上，上海自貿试验区电子文件单套制归档利用了电子签名、元数据采集、日志管理等技术，并且研发了自己的电子文件归档系统与电子档案管理系统。其目的是为了保障电子文件的“真实完整、安全可靠、长期可用”。浙江省的电子业务数据归档系统（Electronic Data Archive System ，EDAS）已经初步成型。有学者认为，电子化归档处理流程可以概括为：归类整理、数据打包、盖时间戳、移交、建立利用库。也有学者提出：要实现电子化归档需要做到前置的业务规则、统一的数据模型、混合式的数据库架构，在未来还需要改进底层的数据支撑框架和分析计算框架，要注意使用好时间戳技术、数据交换技术、四性检测技术等技术保障。时间戳技术可以使电子档案数据得到信任背书，可保证电子档案来源的可追溯性。非对称加密算法可保证电子档案的安全，杜绝黑客非法入侵。

电子档案的长期保存是一个复杂的项目，尽管国外目前已经有了支持OAIS的数字保存系统，但这些系统在普遍性、完整性上并不尽如人意。目前国内外的研究也还没有提出一个完整的数字保存技术体系。构建一个能够真正提供长期保存功能的仓储系统，并能支持格式规范、大规模格式迁移和按需迁移等积极保存策略是我们目前需要攻克的难题。

2.3 制度创新

在企业的信息化建设过程中，需要按照电子档案“单套制”的归档要求来开展顶层设计，包括推行统一的技术标准，确保企业各部门电子档案规范有序的归集到档案部门，确保各部门生成的电子文件能够符合国家电子档案形成和管理规范要求并真正具备与纸质档案同等的法律效力。

企业的电子档案“单套制”归档需要确保数据信息能让需要的人在需要时可获取、可信任和可持续再用，需要涵盖文件生命周期全过程，实现连续性。为了解决单套制的上述问题，需要建立健全一整套与档案法规、标准相衔接的电子档案管理制度，确保电子档案管理各项工作有章可循、有据可查、有规可依。

3 企业电子档案实现“单套制”管理的作用

档案管理的基础性作用，从三个方面阐述其重要意义：更好地记录企业的活动及其决策，从而提升企业的工作效能、透明度及问责性；使利用人员理解和借鉴技术行为及决策；帮助企业最大限度地降低管理成本、提高工作效率。这一阐述明示：档案管理与企业的透明、效率、问责机制及工作成本密切相关，对历史延续至关重要，在企业运行和历史传承中具有不容忽视的地位。实行企业电子档案的“单套制”管理具有如下作用：

3.1 智能化更高

“单套制”管理可以将不同载体的档案信息合为一体，从而使信息由碎片化转变为系统化，实现档案信息管理服务系统中用户、设备、档案、档案管理者之间的随时互动交流，可以催生更多智能信息的产生。

3.2 协同性更强

电子档案文献能做到本本相连，其网络存储空间做到机机相连，服务主体和人员也做到相互联系，人与档案馆机器之间也做到交互联系，构成一个人员、用户、文献、系统、档案、文库等个方位全部协同共享的局面。

3.3 时空性更强

从时间角度来说，对于传统意义的档案信息服务而言，它所提供服务的时间只有八个小时，而电子档案服务可以提供全天候的服务；从地点角度来说，前者受到来自档案实体库房的制约，不能对其他地域的档案信息进行及时的获取，而电子档案的服务则可以冲破空间的阻碍，不管何时何地，只要有无线网的支持，就能够无限化的享受便捷的档案信息服务；从方式上来讲，电子档案的服务内容更加丰富，不仅能够提供图片、文字、DVD、图表等，还能够提供任何载体化的档案信息服务。同时，还能够借助各种工具与途径对档案信息数据进行检索。

3.4 个性化更强

用户的信息需求呈现多元化发展态势，档案信息服务这个开放性的创新服务空间能对各类需求进行分析和探讨，提出针对性有效的解决方案，提高服务质量。

3.5 风险性更高

在电子文件管理过程中，纸质文件的传统风险不会消失，而电子文件特有的真实性受损、不可读取等现象会出现，而且不同特质的问题会出现复杂的关联和影响从而变异、强化成新的问题。因此，应对电子档案“单套制”管理的风险，也是我们需要解决的重要问题。

4 结语

当档案管理走出封闭，与企业发展、运行休戚相关时，对此给予任何关注和投入都会顺理成章了。我们应该将档案的利用作为核心职能，通过工作人员对于具有高价值的文件的访问来推动企业高质量发展。我们需要有效保障电子档案的凭证价值，规范电子档案长期保存，建立全新的电子文件归档和电子档案管理模式。这样便能实现电子文件归档模式由“双套制”向“单套制”过渡，电子档案管理方式从“实体管理”向“信息管理”、“知识管理”过渡；档案管理手段从“计算机辅助管理”向“系统控制”、“智能管理”转变。

企业档案管理的“单套制”还有很长的路要走，却是未来信息化社会不可阻挡的趋势。做好迎接“单套制”的各项准备，确保电子档案的安全可靠、高效利用、长期保存是我们的使命。

参考文献

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