如何做好新时期事业单位人事档案管理工作

蔡成奎

摘 要：人事档案成了人才信息的重要承载，也是人才信息的源泉。人事档案能够十分清晰地反映出人才的个人经历、工作表现、奖惩情况和行为轨迹，是人才选举的重要途径。在人事档案管理的过程中，完善人事档案管理工作，对人才资源开发产生了十分重要的作用。在人事制度改革力度不断加大的背景下，事业单位人事档案管理变得越来越重要。从人事档案管理工作开展的必要性出發，优化其工作的具体策略，可以为提升人事档案管理工作的水平提供稳定的基础。

关键词：事业单位；人事档案管理；措施

1 事业单位人事档案管理的必要性

1.1 人事档案的基础性价值和意义

在事业单位进行人才聘用的过程中，能够提供相应的帮助。同时，在实际管理中也可以结合员工的实际工作情况开展评判工作。在对个人人事档案的分析过程中，会对以往工作经历进行分析和研究，随之开展综合性分析。由此，事业单位才会合理地运用人才。

1.2 人事档案在决策中的作用和价值

在事业单位发展的过程中，要从绩效考核、员工考核等层面出发，这些内容和职工的利益存在很紧密的联系。一般来说，在人事档案之中会对职工业绩和工作成效进行详细记录，事业单位在对这些内容进行调阅的时候，就会从客观性的角度对职工进行评价。由此，事业单位的决策就会变得更加科学和合理。事业单位中的人事档案对职工的不同阶段进行全面的记录，不管是事业单位工作内容的变更还是信息的变换都可以成为重要的依据。尤其是在单位进行干部选拔的过程中，能够获得真实和有效的信息。

1.3 人事档案在职工成长跟踪中的作用

事业单位通过人事档案就会对职工的成长有一个清晰的了解，在其中找出职工的优点。这样，人才在培养和分配上才会有效，职工人才价值才会得到有效的彰显。事业单位对人事档案进行合理的管理和运用，就会实现人力资源的合理优化，对人力资源信息进行共享，让人才进行合理的流动。

2 当前事业单位人事档案管理工作存在的问题分析

2.1 对人事档案管理不够重视

因为受传统理念影响较大，之前事业单位人事档案管理工作相对较片面，只重视个人政治面貌、受教育程度、家庭背景以及社会关系等基本资料收集，这些已无法满足当前社会发展的新需求。目前部分企业对人事档案管理工作依旧认识不全，未意识到该项工作的重要性，认为档案管理工作不过是资料收集和归档工作，未给予信息化建设高度重视，上述这些都会影响我国人事改革的进程，不能满足新时期背景下的管理需求。

2.2 人事档案神秘性严重

一直以来，事业单位人事档案管理都秉承封闭式管理原则，过度强调人事档案管理的保密性与政治性，未重视人事档案管理的其他作用，如社会化作用。另外，事业单位档案管理意识缺乏，思想保守，没有积极宣传档案管理的服务性，不能为企业员工提供有效服务。在工作中会发生档案查阅难的问题，为此事业单位内部员工对人事档案充满了敬畏感与神秘感，不能便利地获取个人档案。

2.3 信息化建设力度不足，未实现信息共享

目前，事业单位在信息数据库建设方面缺少资金投入，在实际建设中还有数据录入不全、更新不及时、检查不到位的问题。此外，因为网络的不稳定性，部分计算机病毒、网络犯罪还会影响档案数据库的整体安全。另外，人事档案数据同网络建设形式不一致，导致人事档案管理的规范性不强，使人事档案信息共享受阻，严重制约档案信息化建设的步伐。

2.4 人事档案管理者的综合素养有待提高

在互联网迅速发展的背景下，人事档案管理慢慢实现了信息化处理，这便需要档案管理者的综合素养提升到新高度。从整体看，企业人事档案管理队伍的综合素养还相对低下，管理人员的业务能力与道德素养都亟需加强。因为缺少应用型档案管理人才，加上对档案管理者的培训力度不够，导致事业单位具备计算机技能与专业知识的人才少之又少，无法满足新时期事业单位人事档案管理的需求。

3 加强事业单位人事档案管理工作的措施

3.1 强化制度建设，不断提升事业单

位人事档案管理工作的规范性和信息化建设水平进一步理清事业单位人事档案管理工作的具体目标、任务和要求，针对如何优化人事档案管理机制，积极学习和借鉴先进组织等方面的经验，结合政策和事业单位自身实际情况，建立清晰完善的人事档案管理制度体系。对各类资料如何进行信息采集、归档整理、人事档案资料如何填写等方面严格把关，建立分类整理、动态归集机制，切实夯实人事档案管理台账，做好备份管理，提升科学化规范化管理水平。同时要积极借助现代信息技术，建立完善的人事档案数据库体系，加强纸质档案和电子档案的有效衔接，借助现代扫描设备等建立完善的人事电子信息档案，进一步完善信息化基础设施建设，优化人事档案管理网络化平台，实现资源全面共享。要明确职责分工，确保各级有关部门有专人负责，全员联动，还要考虑人事档案管理电子软件的兼容性和连续性以及安全性，加强数据安全动态防护，提高人事档案管理安全化智能化管理水平。

3.2 加强政策宣传，提高对人事档案管理工作的重要性认识

要加强国家有关政策的深入研究和宣传，结合事业单位自身的实际情况，针对如何做好人事档案管理工作进行全员意见征集和研究，提高各级领导对人事档案管理工作的科学认知，将人事档案管理工作纳入到事业单位日常行政管理工作的一部分来进行部署和落实，同时要加大对人事档案管理工作扶持力度，加大基础设施投入，加强对日常人事档案管理工作的检查、指导和监督考核，征集干部职工针对如何健全人事档案管理体系，提高人事档案利用价值的举措和建议，激发全员积极参与意识，共同营造良好的工作格局，为不断完善和健全人事档案形成整体合力。

3.3 提高档案管理人员的专业素质

随着社会的不断进步，事业单位的人事档案管理工作也应该顺应时代的发展潮流，不断进行改革和创新，在此过程之中，就需要提高档案管理人员的专业素质，加强人事档案管理的专业队伍建设，不断增强档案管理人员的实际操作能力。除此之外，还要加强对档案管理人员的专业培训，帮助他们更好的了解和掌握档案管理工作的内容和流程，逐步掌握现代化的档案管理手段，从而不断的提高档案管理工作的质量。

3.4 加强人事档案管理工作的信息化建设

在时代不断进步、社会快速发展的今天，对人事档案数据信息的需求也随之增加。现阶段我国人事档案的数据信息数量呈现的是不断增长趋势，急需相关人士与事业单位建立以电子档案为主的信息化管理系统。详细一点来讲也就是，在事业单位中应该全面实施人事档案在计算机辅助下的管理机制，以利用先进技术与先进设备将汇总好的档案管理数据信息输入计算机中并将其存储其中。在事业单位需要时可以在此利用计算机将所需资料通过视频或图片的形式将其展示出来，以达到高于纸质档案查找与应用的效果。同时也可以实现数据档案与纸质档案并存的目标。

4 结束语

综上所述，对于事业单位长远发展来讲，加强人事档案管理十分重要，其不但能够保证人事档案的实效性，还能提高事业单位整体工作效率。基于此，相关人员需加大人事档案管理力度，让其存在的价值在事业单位日后发展中发挥出最大化。

参考文献

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