信息化条件下的档案管理与服务创新

丁小剑

摘 要：近年来，科学技术在不断发展进步，计算机技术的普及对各行各业都产生了一定的影响。在信息化的条件下，我国的档案管理工作若要保障提供给人们的服务质量，必须要加大对信息化档案工作的管理力度。随着科学技术的不断创新，计算机的运用范围不断扩大，传统的档案管理与服务已经不能满足人们对档案服务的需要，也难以跟上现代化发展的步伐，因此为了提高服务的质量，应该将档案管理与信息化条件相结合，实现档案管理的现代化和专业化。本文对信心化条件下的档案管理与服务创新进行了简要分析。

关键词：信息化；档案管理；服务创新

1 信息化档案管理的优势

1.1 电子文件管理问题

信息化条件下的档案建立大多数是以电子文件的形式呈现的，这种文件形式主要是通过数字化方式来进行记录的文件，从电子文件的本质上来看，其与传统的纸质文件存在着明显的差异性，因此管理形式也需要进行改变，档案管理过程中需要给予足够的重视，更好地适应信息化发展为行业形式所带来的变化，满足社会发展的客观要求。实现由传统的模拟形式向着数字化进行转变，在信息化档案管理的进程中需要解决三个问题：一是电子文件具有一定的复杂性，这一特性主要体现在编码格式、载体材料和读写方法上，这也让电子文件的保存面临着很大的风险；二是电子文件所具有的法律效力问题，数字化信息的真实性存在着风险，想要实现对管理方式的创新，需要结合获取到的信息内容来实现可行性的要求；同时数字化信息的档案建立主要通过编码形式来形成的，所以人们在进行信息处理、传输的过程中，需要完成数字化信息存储的根本目标。为了实现这一要求就要充分运用好信息技术设备来进行编码处理，数字化信息的发展，主要是依赖源数据内容的整理，结合数据的具体格式，通过软件、硬件设施进行系统化地处理，实现存储和显现的双重要求。

1.2 电子文件管理措施

为了实现电子文件数字化信息内容的真实性，能够长期进行保存，随时通过网络的便利性进行查询，在管理工作开展的过程中，做到以下几个层面：首先需要结合当前的相关法规规定来对电子文件的格式和类型进行合理的划分，并且在这一过程中要尽可能地选择一些便于通行的文件格式，能够从根本上降低格式种类的复杂性，全面提高电子文件保存时长。相关管理人员要做好对电子文件系统的规范化管理，对整个流程进行合理化控制，并以此作为依据提高电子文件应用的真实性，建立系统化的数据管理形式。全面提高电子材料的使用寿命是完成电子文件管理、存储、传递的基础性要求，结合信息化应用的软硬件环境来对数字化的信息内容进行备份。电子文件的主要载体是光盘，光盘具有记录密度高，信息存储量大的特点，能够实现非接触式的记录，数据传输的效率高，存取和阅读的速度快，文件内容更具有安全性，保存好的文档不会被修改，但是要应用这种储存形式就要建立优秀的管理机制。

2 档案信息化工作中遇到的问题

2.1 重视程度不够，思想观念滞后

档案管理信息化与传统档案管理模式相比，在工作内容与形式上呈现出新的特点和规律，档案管理应与时俱进、更新观念，力争与信息化建设发展保持步调一致。目前一些单位在档案管理中没有引起足够重视，只是把档案管理信息化视为档案存储、使用方式的改变，没有将档案信息化建设作为一个综合系统工程来思考谋划，导致未能有效发掘和充分发挥档案管理信息化服务职能的作用。

2.2 财力投人不够，基础设施落后

信息化基础设施建设是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。要加强档案管理信息化建设，应首先具备一定的硬件条件，配备服务器、计算机、路由器、扫描仪、打印机等信息化设备。但是有些单位在这方面资金投人不足，出现硬件设施配备不全，或是规格不同不能互相兼容，导致其信息共享和信息服务的质量不高。

2.3 队伍建设较弱，人员素质较低

档案管理信息化对档案管理人员能力素质要求较高，不仅需要具备专业的档案管理知识，还需要熟练掌握计算机技术。但目前各单位档案管理人员参加业务学习培训较少，缺乏专业知识，且知识面窄，致使档案管理人员队伍整体素质在低层次徘徊，影响了档案信息化建设的步伐。

2.4 安全防护较弱，数据库利用率偏低

档案管理信息化建设进程中，随着互联网技术的飞速发展，计算机病毒种类也不断増加，其破坏性、顽固性、生存性都很强，甚至有些电脑黑客专门攻击信息化建设相对滞后的网络，非法获取个人信息，档案信息安全面临严峻的考验。档案管理信息化建设中，虽然各单位也建了一些数据库，但是由于缺乏专业技术的维护支撑，没有严格按照国家规定标准进行规范，导致使用者不愿不想使用，数据库利用率偏低，制约了档案管理信息化建设进程。

3 信息化时代档案管理工作的创新途径

3.1 對信息化档案管理的理念进行创新

对信息化档案理念进行创新，可以给档案管理工作人员提供良好的指导思想，使其养成健康理念，促使我国档案管理往更为现代化、数字化以及质量化等方向去发展。这就要求在日常的档案管理工作当中，工作人员要以发展观作为其主要指导思想，要高度重视档案信息化管理工作，要深刻领会信息化时代所带给档案管理工作的重要机遇。与此同时，还要求工作人员具有勇于拼搏的精神和敢于创新的意识。

3.2 创新档案服务手段

首先，在对档案进行上传及收集等方面，需实施自动化。在信息化时代，我国档案管理工作核心环节为录入和收集信息，同纸质档案资源相比较，信息化档案资源则主要是依靠人工上传及下载，而在此过程中假如出现问题便会极大程度地影响信息资源的真实性，因此，工作人员需要借助信息技术和程序软件等方式，以便保证信息档案的真实有效。其次，实现资源在线查询服务。随着信息技术的到来，人们的生活得到了很大的提升，人们的工作效率也得到了相当程度的提高。以往，人们若要查询档案资料，需要去档案馆进行实地查阅，且查询的整个过程也较为繁琐。此外，所查询的资料也往往存在不完整性，因此在整个查询资料的过程中，人们往往被消耗了很大的时间和精力，而档案管理的信息化能让人们在查询档案资源的同时最大限度节省时间和精力，且真实性和完整性也能得到保障，从而提升了人们的工作效率。

3.3 提升我国档案管理工作人员的整体素质

首先，所有劳动人员均须具备职业道德，因此，档案工作人员须当具备一定职业道德方能在工作中积极投入的同时主动去总结自身的工作经验，并且在工作过程中发现问题后能及时解决问题，从而推动我国档案管理工作的创新及发展。其次，要求档案管理工作人员具有专业性。工作人员须具备一定程度的信息技术以及专业知识方能适应未来档案工作的不断发展以及社会的不断变迁，如此方能使信息时代档案管理工作得以发展及创新。

3.4 技术方面

大数据发展背景档案储存，只有创造更大的空间，对储存方式积极改变，才能容纳更多的数据信息。安全问题也是关注的话题，特别是数据系统、电气设备等，存在的安全问题十分明显。在整个环节下，都需要专业技术给予支持，加强防火墙的设立，以免档案信息被损坏。因此，引进先进技术，能在更大建设下加强大数据管理模式的应用。

3.5 国家政策

当前，各个国家都重视信息资源的建设工作，在一些发达国家，构建了相關政策，比如：美国发布的《大数据研究和发展倡议》，和澳大利亚发布的《公共服务大数据战略》。我国在的这种情况下未给予大数据具体的明确方向和策略，相关机构在积极引导方式下，还需要制定符合我国国情的发展的战略，从而为各个行业的现代化建设提供强大保障。

4 结束语

在信息化条件下，档案管理工作可以适当借鉴国外较先进的档案信息化管理工作体系，同时结合自身需求，建设出符合我国国情的档案信息化管理体系，使档案管理更科学，从而实现档案资源的优质共享，为人们提供更好的服务。

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