影响乡镇档案规范管理的因素探究

高云

乡镇档案管理规范与否直接反映乡镇档案工作开展的是否正常和有效，也体现了乡镇档案管理工作的强与弱。可以说影响乡镇档案规范管理的因素有很多，只有研究透彻了这些因素产生的原因，才能找到解决的办法，进一步推进档案管理的规范化。因此，本文对此进行了认真的分析和研究，为规范管理乡镇档案提供借鉴和参考。

1 影响乡镇档案规范管理的主要因素

1）基层档案干部队伍不稳定。一是档案员变动频繁。档案工作是清贫、枯燥、繁杂而又是一项技术性较强的工作。基层档案人员多为新上岗人员，没有长久性。人员经常处在“新手”状态，对档案工作的重要性认识不足，在还没有积累相应的工作经验时，就又发生了人员变动，新手的档案知识和业务水平普遍偏低。二是缺乏专职档案员。乡镇的大多数档案员都是文书人员兼职的，而且身兼数职，用于档案工作的时间并不多，档案工作逐渐成为副业，规范档案管理无从谈起。

2）室藏档案资源不够丰富。从目前乡镇档案工作情况来看，虽说各乡镇的档案种类有所增加，但是收集的多是些红头文件、上级文件，而经济发展、科技推广应用、专业户、农业基地建设等方面的内容很少或没有收集，大多还分散在各部门的工作人员手上。另外，电子档案和照片档案等其它载体档案收集不多或者根本就没有收集归档。

3）档案资料收集难。大部分乡镇内部有些部门的领导、经办人员认为部门的文件资料收集归档进入档案室保管后，自己到档案室查找资料麻烦，为了方便，将文件资料保存在个人手中。有的部门则强调工作特殊性，将资料自行保管，如乡镇财务档案等。还有一些组织、人事，纪检部门形成的文件材料，归档不齐全，不完整，有的甚至不归档，一是这些部门认为这些文件有一定的机密性，业务人员对移交保管不放心，二是认为归档后不方便随时使用，导致档案收集难。

4）档案基础设施不完善。一是投入不足，硬件设施比较落后。由于受资金的限制，相当一部分乡镇档案基础设施不完善，保管条件差，不能完全达到档案“八防”条件，不利于档案的管理、利用。二是信息化建设相当滞后。只有少数乡镇购买使用了档案规范化管理软件，信息化程度还比较低下，缺乏档案现代化管理手段。

5）村级建档工作开展不平衡。个别乡镇原来已建档的村由于后续工作没有跟上，近年来的材料只进行了简单的收集而未规范整理，甚至是收集不全。经济条件好的、领导重视的、档案人员有责任心的乡镇，村级档案管理较为规范。大部分乡镇没有加强村级档案的管理，村档案管理较为落后。同一个县区的不同乡镇、同一乡镇的不同村，档案工作開展的不平衡。

2 存在这些因素的主要原因

影响乡镇档案规范管理工作开展的主要原因有以下几个方面：一是乡镇领导对档案工作重视不够，认为档案工作可有可无，不是乡镇的重要工作；二是乡镇领导和档案人员档案意识相对薄弱，没有档案的形成意识、归档意识、保管意识和利用意识等；三是传统的管理体制与现行工作职责不相适应，人员机构等不固定等；四是农村档案机构没有充分发挥职能，对所属部门管理缺失；五是县级档案行政管理机构对乡镇档案工作监督管理不到位，没有进行有效的监督、指导等等。

3 解决乡镇档案规范管理的办法

如何使乡镇档案管理与新形势的发展要求相适应，转变不利因素为积极因素，使乡镇档案更好地服务全县社会主义新农村建设，经过分析研究，现提出以下几点解决办法：

1）加大宣传力度，不断增强档案社会意识。利用各种形式，通过有效载体宣传《档案法》和《档案法实施办法》，大力宣传利用档案解决实际问题的典型事例，宣传违反档案法律法规造成严重后果的典型案例等。通过宣传，来扩大档案工作的影响力，使干部职工充分认识档案工作的重要性，认识到档案工作不是可有可无的。通过宣传，增强他们的档案意识，使形成档案材料的部门和人员能严格按照《档案法》和《档案法实施办法》等法律、法规的规定，按要求及时归档，积极参与和做好档案工作，推动乡镇档案规范管理工作。

2）加强档案干部队伍建设，健全档案事业组织网络。档案管理工作是一项政治性、专业性、知识性很强的工作，要求档案人员具有较高的整体素质，即要具有高度的政治观念，广博的知识面，精深的业务素质。在乡镇档案队伍建设方面，首先要建立健全档案管理网络，建立一支由乡镇机关分管领导、部门主管负责人、档案室专职档案员、部门兼职档案员组成的档案管理队伍，这是乡镇档案规范管理工作的基础。其次要配备高素质的档案人员。乡镇档案人员兼职过多，没有更多的时间和精力从本职工作，而且更换也比较频繁，影响了档案工作的正常开展，何谈规范管理。因此，必须加强档案人员的业务素质和创新能力的教育。作为档案人员，要定期接受继续教育，学习新理论、新知识、新技术，不断补充、拓展和更新科学技术知识，熟练掌握档案工作的原理和方法，熟练运用档案工作的业务知识和法规知识，掌握档案业务的操作程序，提高管理档案的技巧，对本单位档案的数量、内容、种类、价值等做到心中有数。通过进一步完善知识结构，提高创新能力和专业技术水平。

3）加强各类档案收集工作，丰富室藏档案种类。乡镇档案室是全乡镇的综合档案室，不应仅仅收集保管党政红头文件、上级文件等档案，还应该加大对其它各种门类档案的收集力度。乡镇档案工作要紧紧围绕经济社会的新发展、着眼于各方面的新需要，在做好原有领域建档服务的同时，积极做好新领域的建档服务。一方面要重视现有档案中的民生档案资源的整合与开发，综合利用好现有的户籍档案、婚姻档案、土地承包档案、林权档案、计生档案、综治档案等。另一方面要进一步拓展民生档案的服务领域，切实做好近几年新形成的新型合作医疗档案、土地流转档案、农技推广档案、村级财务档案等事关人民群众生产生活的民生档案，进行科学整合开发利用。乡镇领导特别是分管领导对档案工作在思想上要有位置，切实解决乡镇档案管理工作中存在的一些困难和问题，严格要求各有关部门将相关档案按照规定逐年移交进档案室，为人民群众利用档案提供实实在在的服务。

4）加强档案设施投入，完善档案服务功能。乡镇要把档案工作列入近期工作计划和长远发展规划，切实解决档案库房、设备、人员和档案信息化建设等实际问题，适当加大对档案事业建设的经费投入，将档案工作经费列入乡镇财政预算，确保资金足额到位。乡镇财政确实有困难的，可暂缓或想办法争取财政补助，以保障乡镇档案工作正常运转。同时，乡镇档案工作要紧紧围绕档案为构建和谐社会服务这个主题，努力挖掘档案所蕴含的历史内涵、文化内涵和思想内涵。根据需求，主动发挥自身优势，把广大人民群众的需求作为工作的出发点和落脚点，进一步整合资源，协调关系，积极宣传，真正发挥档案工作“四位一体”功能。

5）强化指导监督职能，加强建档业务指导，夯实基层档案工作。县级档案行政管理部门要加强宏观管理，强化管理职能。要根据每个乡镇的特点，采取分类指导，办培训班等形式，不断提高乡镇档案管理人员的业务技能。坚持业务标准，不断加强对乡镇、村档案工作指导工作，采取集中与分散相结合、点与面相结合的方式，扎扎实实规范乡镇、村档案。同时，要充分发挥乡镇档案员的作用，让档案员对各村进行有效的监督指导，引导村级档案管理走上规范化、制度化的道路。