编制《企业文件材料归档范围和保管期限表》的创新探索

郭士飞

摘 要：《企业文件材料归档范围和保管期限表》是企业科学界定文件材料归档范围，准确划定档案保管期限的重要依据。企业科学编制文件材料归档范围和档案保管期限表，对推动企业档案资源建设具有重要意义。

关键词：10号令；归档范围；保管期限

当前，我国社会主义市场经济体制建设进入新的历史发展时期，在这个关键时期，国家档案局颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号，以下简称10号令），随后又下发了《关于贯彻实施<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>的通知》，要求各企业完成本企业《文件材料归档范围和档案保管期限表》的编制工作，这是贯彻实施10号令的关键和重要环节。在编制保管期限表的过程中我们在方法与技巧方面进行了新的尝试与探索。

1 贯彻实施10号令，编制《企业文件材料归档范围和保管期限表》的重要意义

企业档案是企业经营、生产、科研、技术和管理等活动的真实记录，在规范企业管理、辅助生产经营、维护企业权益、完善法制经济、解决企业纠纷以及追踪产品质量等方面的作用日益增强，使企业档案成为企业内部控制、科学管理坚实基础，成为依法经营、开展各项业务的重要依据。10号令是一部新的形势下企业档案业务建设的重要规章，是企业科学界定文件材料归档范围，准确划定檔案保管期限的行动指南，对企业科学编制文件材料归档范围和档案保管期限表，推动企业档案资源建设具有重要意义。

2 10号令的基本内容与《企业文件材料归档范围和保管期限表》的编制要求

10令包括两部分，一是《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》二是《企业管理类档案保管期限表》。与以往有关企业文件材料归档范围和档案保管期限的文件相比，在形式和内容上都有较大的变化，完全打破了以往的0～9大类的概念，开启了全新的企业档案管理模式。

10号令要求结合企业生产组织方式、产品和服务特点，编制企业归档范围和档案保管期限表，归档范围横向要覆盖企业所有机构设置或职能部门，纵向要包括从企业的设立、发展到解散的全过程文件。10令还规定《企业文件材料归档范围和保管期限表》需报上级主管部门和档案行政部门审批。

3 《企业文件材料归档范围和保管期限表》的内容构成和编制方法

分析10号令的第十二条可以得出，企业档案包括两部分，一部分是管理类档案，另一部分是生产技术类档案（包括生产、科研、建设项目）。按机构或职能编制管理类归档范围表，按生产和服务类型编制生产技术类归档范围表，最后汇总成企业的总表。

档案员积极配合职能部门相关人员在系统分析工作流程、职能及其生产技术环节的基础上，梳理管理过程和生产过程中形成和接收的文件材料，全面掌握各生产技术环节中产生的所有文件材料的内容与构成，特别注意业务创新和业务流程变化而产生的文件材料编入归档范围；编制过程中广泛听取管理人员、工程技术人员的意见，确保编制效果和质量。全面分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值，兼顾国家其他有关法律、法规对档案保管期限的要求，统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，准确界定文件材料的归档范围和确定档案保管期限。

4 《企业文件材料归档范围和保管期限表》编制步骤

制定归档范围必须从企业实际出发，按照部门职责进行。既不能由档案室大包大揽，也不能由职能部门各行其是，需要职能部门和档案室互相配合。由档案室牵头，档案人员吃透10令的精神，掌握编制要求，熟悉职能部门职责，与职能部门多次沟通确定归档范围。在编制过程中按照以下步骤进行：

第一步：部门职责分析。依据企业标准《部门分工规定》、企业部门职能调整文件等分析职能部门的基本职责要求。

第二步：简化10令《企业管理类档案保管期限表》。此表为四级层垒制编号，简化到第二级，表由342条简化到114条，归档内容的表述基本相当于部门职责，比如：13.5条“财务工作文件材料”对应的职能部门就是财务部。将简化表中的归档范围与职能部门基本职责对应。

第三步：将简化表分解发给相对应的职能部门，要求职能部门按照《部门分工规定》的职责填报履职过程中制定、接收、经办的文件，形成管理类归档范围表。

第四步：档案室根据职能部门反馈内容做相应调整，将总表和上级主管单位制定的归档范围按照职能分解发给相关的职能部门，要求各职能部门对照上级主管单位的归档内容检查重要文件无遗漏。

第五步：与生产部门沟通，掌握生产部门在工作中形成的记录及表格，形成生产技术类归档范围表。

第六步：根据反馈意见和历年归档文件，档案员进行必要的修改。

第七步：档案员将 “管理类归档范围”与 “生产技术类归档范围”合并。汇总成为《企业文件材料归档范围和保管期限表》

第八步：档案部门逐一与职能部门讨论确定文件归档范围和管理类档案保管期限表，形成定稿。

5 编制《企业文件材料归档范围和保管期限表》的注意事项

在制定归档范围之前，档案室认真研究了上级主管单位的归档范围，即华能集团和华能山东公司制定的归档范围，华能集团与山东公司主要是管理机构，归档内容主要属于管理类文件。企业文件归档范围除了管理类文件，大部分是生产技术类文件。如果将上级单位的归档范围直接发给各职能部室，有的部室可能会照抄照搬，而生产一线部门则没有参照。

编制归档范围表要贴近工作实际，去掉那些空泛的表述，落实为部门正常履行职能过程中产生的文件。比如：为了提高可操作性，避免出现“重要”“一般”的字样，按照行政级别区分为省级、市级；按照主管级别划分集团级、山东公司级和厂级；按照数额分为200万以上，20万以下等。

对各类归档文件材料保管期限确定时，坚持以人为本、与时俱进、科学发展的原则，将与机构、人员、责任、 财务、制度有关的档案的保管期限定为永久。

6 《企业文件材料归档范围和保管期限表》的持续修订

《企业文件材料归档范围和保管期限表》是档案管理的一项基础性管理工作，只有不断完善更新才能与企业发展同步。机构改革，职责调整以及临时性工作都产生不同的文件，档案员应及时关注企业的机构调整和工作安排，及时跟进了解情况，对归档范围做出相应调整。

参考文献

[1]《中国档案》杂志2015年第3-7期 10号令解读系列文章 作者：蔡盈芳 单位：国家档案局经科司