综合行政执法局档案的计算机管理和规范化策略

杜晓璇

摘要：随着我国科学技术水平的不断提升，经济的不断发展，信息技术已经广泛的应用到人们的生活生产中，并发挥着十分重要的作用，综合行政执法局档案是单位运行中的重点工作内容，促进档案工作水平的提高，在事业单位工作的有序开展中具有积极的意义。所以就需要将计算机技术充分的应用到档案管理工作中，并促进其向着规范化的方向发展。

关键词：综合行政执法局；档案；计算机管理；规范化；策略

综合行政执法局的档案不仅对本单位员工的工作历程进行了真实的记录，同时也对单位大量的历史资料进行了储存，在单位的发展中占据着十分重要的位置，档案的规范化管理不仅表现在整理与存储中，同时也有识别、统计与利用等方面的内容，实现单位档案管理的规范化，是保证单位稳定运行与发展的基础，也是实现档案管理现代化的核心内容。

一、综合行政执法局档案管理工作中存在的问题

（一）缺乏正确的档案管理意识

对于综合行政执法局而言，对城区城市管理行政执法工作进行组织与协调，并组织城市管理专项活动与重大执法活动是其需要开展的主要工作内容，所以说单位中的每一各部门都会有许多的工作文件，导致大多数工作人员缺乏正确的档案管理意识，只注重基础工作的完成，而忽视档案的管理工作，造成部分重要资料没有被及时的收集与整理，对其发展在造成一定的阻碍[1]。

（二）档案管理人员的专业能力与综合素养有待提高

在综合行政执法局的日常工作中，由于工作量较大，人员的短缺，档案管理工作往往由其他岗位的工作人员兼职，从而导致在档案的管理工作中缺乏一定的时间与精力。再加上单位缺乏对档案管理人员的专业能力培训，导致相应的管理人员缺乏对档案管理重要性以及分类标准的重视，无法对价值的文件与材料进行区分，只是将档案随意的放到档案是中，没有进行准确的整理与归类。另外，有部分档案管理人员缺乏责任感，不能够按照相关的规定对档案的管理职责进行认真的履行，不能够对重要的档案资料进行保护，从而导致档案受潮、发霉、数目不明、交接混乱成为普遍存在的问题。

（三）档案管理流程缺乏规范性

在综合行政执法局的档案管理中，大多数工作人员只是将产生的档案资料进行简单的收集与整理，向档案部门移交，而忽视资料的实质性价值与资料的完成性，从而使档案管理人员的工作难度增加，增加纰漏的发生风险[2]。另外，在档案管理中还存在不严格执行档案存储工作标准的现象，移交手续缺乏规范性，导致档案丢失。

二、促进综合行政执法局档案计算机管理水平提高的

（一）提升对档案计算机管理的认识

随着我国科学技术的不断发展，传统的纸质档案管理已经被计算机代替，但是在实际工作中部分工作人员仍认为纸质档案比较占优势而对传统的管理方式进行沿袭。基于这种情况就需要加深档案管理人员对计算机管理方式的认识，让其明确计算机在档案管理工作中发挥的优势以及为工作带来的便利[3]。

（二）积极开展计算机技术培训工作

由于计算机在工作中的运用比较晚，单位中的部分员工特别是老员工的计算机技术水平较低，导致在实际的档案管理中，如管理大量考试人员的资料档案时，就会出现各种各样的问题，对档案管理水平的提高造成一定的不良影响，所以对单位员工积极开展计算机技术培训就成为必要的工作内容。首先，可以结合单位的实际情况，聘请专业的计算机人员到单位进行计算机知识内容的讲解，指导单位的档案管理人员对档案管理系统进行熟练的使用，能够对档案资料进行更改与检索等。其次，也可以让工作人员掌握其他的计算机操作与应用的知识，将理论与实践相结合，更好的提高工作人员的计算机操作水平。

（三）对计算机档案管理人才进行聘用

在档案的计算机管理中，有丰富管理经验的人才是不可缺少的，只有对专业的计算机档案管理人才进行聘用，才能够保证档案管理工作的顺利开展，所以就需要政府部门给予一定的财力支持，对档案计算机管理专业人才进行聘用，并让其担任重要的工作内容，以更好的影响其他工作人员，调动工作积极性，并促进档案管理工作的顺利开展。其次是对计算机管理人员进行培养，使其能够在计算机出现故障时，采用有效的措施进行及时的解决，提高计算机系统的安全性与可靠性。另外，还需要加大计算机管理工作的监督与控制水平，以防档案被且窃取与篡改问题的发生，对整个计算机系统造成破坏。

三、综合行政执法局的规范化策略

在单位的档案管理工作中实行工作程序与方法的标准化与规范化是提高档案管理水平的基础，所以就需要相关的工作人员不断努力与创新，严格按照档案管理标准对档案的收集、整理、著录等工作内容进行规范化的管理。

（一）积极参与系统的普查案卷

在档案管理工作中，积极参与系统的普查案卷，是实现档案管理规范化的基础工作，因为单位中大多数的档案长期没有开展全面的清查工作，并且没有对保管期限进行准确的划分，导致会存在许多重复与没有查考价值的文件，所以就需要将这些文件进行提出，提高计算机管理档案的效率。

（二）对档案进行重新组合

对单位中的档案开展重新组卷工作实际上就是将文件进行归类，将相互联系的文件组合到一起，并对档案页码、目录、标题、标题不清楚等存在问题的文件进行充分的整理，从而保证所有案卷的规范性，并在实现档案科学化管理的基础上，提高计算机管理档案的利用率。

（三）实现档案著录工作的规范化

在综合行政执法局档案的计算机管理工作中，著录是一项重要的工作内容，也是影响档案信息準确性的关键因素，所以实现著录工作的规范化，提升著录人员的责任心，树立其正确的工作态度，在档案管理水平的提高中发挥着十分重要的作用。

（四）对分类号统一管理，为检索查全率提供保障

检索是应用计算机进行档案管理工作的一项重要优势，所以为了保证检索率，提高档案管理工作开展的规范性，就需要按照《中国档案分类法》对不同的档案进行分类。并在分类的过程中强化校审力度，对分类人员出现的错误及时校正。另外，也可以将单位的各部分的工作人员组织起来，对档案分类的统一标准进行认识，保持前后标引与同一类文件的标引相同，更好的促进档案管理工作向规范化与标准化发展。

四、结束语

总而言之，随着计算机技术在综合行政执法局中的应用，实现档案规范化管理已经成为相关工作人员需要开展的重点工作内容，也是提高单位工作效率与质量的关键因素。所以就需要在工作中对档案计算机管理中存在的问题进行不断的总结与分析，并提出相应的解决策略。同时也要在提高相关工作人员专业能力与职业素养的基础上，强化档案管理的外部环境。

参考文献

[1]张艳菊. 浅析事业单位档案规范化管理及优化策略[J]. 办公室业务，2018（1）：82-83.

[2]张云娟，周密. 行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J]. 神州，2017（7）：232-232.

[3]张晓晨. 行政事业单位档案管理规范化的策略初探[J]. 人力资源管理，2017（6）：341-341.

[4]凌波. 新时期档案管理工作的规范化和标准化策略研究[J]. 长江丛刊，2018（2）：121-121.

[5]仲志诚. 如何利用计算机提升档案管理的有效性[J]. 办公室业务，2017（10）：178-178.

[6]王永辉. 浅谈强化事业单位档案数字化管理的方法和策略[J]. 科技风，2017（6）：228-228.

（作者单位：山东省济宁市泗水县综合行政执法局）