档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

林琳 赵一骄

摘要：现代化信息技术的运用，使得档案信息的存储及查询工作更加便捷化，对于需要查询的信息只要输入关键词即可。当前社会形式下，人们也开始意识到档案基础管理工作的重要性，面对社会化信息发展时代，如何能有效的做好这项工作，仍然是一个值得深思的问题，本文针对这个问题，简要做下分析，以供交流学习。

关键词：档案管理基础工作   现代化信息技术   现代档案管理   作用

一、档案管理基础工作中存在的问题

我国档案管理工作中，一些资料与国家计划经济有着密切的联系。面对新的时代发展要求，在实际档案管理工作中也会遇到各种问题。

（一）档案编号不够规范，常常出现一号多册的情况

（二）档案的标题内容填写不够合理，常常不能涵盖档案的主体内容，从而使档案在实际运用中较繁琐。

（三）档案内缺乏内容目录，对于需要查看的内容点，很难快速查找，这样就失去了档案的可利用性。

（四）许多档案的页码没有明确标注，并且一部分出现了掉码、乱码的情况，实际运用过程中存在很大问题。

（五）组卷情况相对较混乱，有部分档案是根据时间来排列，也有一部分档案是按照档案职能及文件类别来排列的。

（六）档案的页码厚薄不够均匀，一部分案卷仅有一两张页码，有的却有上百张。

通过以上存在的问题能够发现，对于综合性档案馆，保存的年限越长，那么存在的问题也就越多，这些问题在一定的时间积累下，对于管理工作也越来越具有难度。因此，就当前情况来看，对于其中存在的问题需要从实际着手解决，以免为以后的管理带来问题。

二、采取规范化的管理模式，提升整体档案管理水平

从当前档案管理经验来看，要想实现档案管理工作的规范化，就需要改善当前档案管理方式，要从档案管理的搜集、整理、鉴定及保管各个环节做好完善工作，保证各个环节都能够采用科学的方式进行。

（一）对于案卷重新梳理，做到去糟存精  档案管理工作中要想实现工作的规范化，首先需要做到档案的规范化管理，在一些档案室内，常常会出现档案的移交问题，如果没有及时进行相关整理，则很可能导致保存的档案是重复的。同时，加之社会的不断变化和知识的更替，导致一些档案的内容与当前社会信息相背离，就失去了其应有的价值，因此，对档案需要重新整理。避免在一些无效档案的整理中，浪费大量时间。

（二）对于档案进行重新组成，实现档案的规范化管理 首先对于当前档案需要重新梳理，对于那些没有必要保存的档案要及时清理掉，并按照统一的标准来进行重新规划，尽量做到相邻保存的档案具有一定关联性。在档案管理过程中，如果发现缺少页码，且没有卷内目录的档案，或者卷内的内容表达不够详尽的内容，可以采用人为方式进行重新补充，这样能够使得档案更加完整，且具有更好的收藏价值。同时，在之后的信息化管理中，对于档案数据的录入、整理也能大大提升管理效率。

（三）根据档案室的实际情况，来规范著录工作 著录是当前信息化模式下档案管理工作中的一项重要手段，也是关系到档案数据准确性及规范性的关键。当前相关档案著录法也有相关规定，但是由于各档案室内的条件存在一定的差异，加之档案管理技术也在不断更新，因此，要求档案管理人员需要在档案著录法则的基础上，结合自身档案室的实际情况来开展工作。就当前档案管理的实际工作来看，已经取得了一定的成绩，特别在信息化技术高速发展的今天，在档案管理工作中的运用，起到了良好的效果，使得档案数据的记录与查看更加便捷。

（四）档案采取统一分类号整理，保证查阅的准确率 档案管理过程中信息化技术的运用，能够使原始档案的查阅更加便捷，能够满足人的实际需求。档案管理过程中，为了保证档案查阅的完整性及规范性，实际管理过程中可以根据《中国档案分类法》中一些相关细节来进行整理。如对于物价类的档案资料整理过程中，由于其涉及到相关的行业问题较多，因此，可以统一归为J类，然后再根据相关资料特征，及关键词标识再进行合理分类。此外，在分类过程中，对于已经整理的档案还需要设立审核制度，以确保工作人员整理的档案不会出现问题。同时，还可以适时对大家进行统一培训，对于档案整理过程中采用的标准及前后标引要做到统一，从而符合档案的标准化及规范化。

（五）规范档案题目，保证检索准确率 档案的分类号能够保证档案信息检索的查全率，而档案题名则能很好保障档案检索的查准率。因此，档案实际管理工作中，单纯保证档案的查全率是不够准确的，还要保证档案查询的准确率。文章规范题名即在掌握档案要点与原则的基础上，填写资料题名中要规范机构简称，避免出现检索的数字含糊不清、文不对题等情况的发生。

三、加快数据准备工作，推进档案管理现代化进程

（一）档案管理工作中分清层次，做到循序渐进  档案管理工作中，其主要的目的就是发挥其自身的价值，能为社会发展贡献力量。当前采用现代化信息技术的模式，就是为了提升档案的利用效率，使其价值更大化。综合性档案管理工作中，要想全面實现信息化管理模式，那么需要对于档案进行重新排序，对于一些在社会利用价值较高的档案可以优先整理。这样的话不仅能够加快档案信息化利用性进程，而且在信息化技术的模式下也能提高档案的利用效率，供更多人查阅使用。

（二）分层次进行著录，减少资源浪费 档案实际著录工作中，可以从三个层次着手，即对于反应问题单一且可利用价值不高的档案进行案卷级著录，对于同一卷内具有多个文件且又排列在一起的档案进行文件组合级著录，而对于那些重要性文件或者反应问题较复杂的文件可以进行文件级著录。采用这种档案著录方式，不仅能够明确档案内的实质性内容，而且也可以减少档案著录条目，大大结省了著录时间，也节省了大量的人力、物力。

（三）结合传统档案，做好档案的分类 对于档案内容丰富，且具有较高利用价值的档案，在进行著录中可以直接在档案的全引目录中进行标引，而对于那些特殊形式的档案，如房档、案件等，可以将档案的相关人名、地址和时间录入信息系统中，然后再统一进行信息分类编号。这样不仅能够充分利用档案目录的原有基础，而且能够减少著录环节，大大提升著录效率。

四、档案基础性管理工作完善的相关措施

（一）提高档案管理工作人员的整体素质

档案管理工作中，工作人员的个人素质直接关系到档案管理的好坏，因此，提升档案管理人员的素质是关键。首先，要积极调整工作队伍的年龄结构，努力吸取一些年轻优秀档案类人才，为整体队伍注入新生力量。同时，也要做好老员工的培训工作，充分提升老员工自身工作素质，并让其发挥工作中的带头作用，并在行为方式上起到良好的模范作用。此外，还要督促员工加强档案管理知识与现代化信息技术知识的学习，争取做到以技术促进发展。

（二）加强档案管理工作

首先加强档案管理措施，是保证档案整体质量的关键，档案管理的首要目的在于规范与实用。因此，员工在实际工作中，要认识到档案管理的目的，并充分认识到自身的工作职责。作为领导而言也需要充分发挥自身的督促作用，确保档案管理工作落到实处。同时，需要从实际情况出发，根据具体问题采取合理的应对措施，并对档案管理中的各个环节做好相应的规范，让员工做到有法可依，以达到管理的目的。

（三）加快档案管理工作的现代化进程

计算机信息化技术在档案管理工作中发挥着重要作用，尤其在档案的信息化检索中，大大提升了档案的利用效率。同时，档案管理工作中可以通过与档案分类号编制、档案关键词提取及档案目录编制等有效配合，并经过目录、索引及关键词等方式，提升整体管理水平，加快档案管理信息化进程。具体到实际档案管理工作中，首先需要将数字化网络技术运用到档案管理工作中，以提升整体档案管理的效率。然后，在信息化技术上不断加入多元化信息方案，来提升整个档案信息管理质量。

五、结语

综上可知，做好档案信息化基础工作，提升档案的可利用价值。不仅需要从基础性工作的内容上进行改观，同时作为档案管理的工作人员也需要加强自身工作职责，提升自身认识，在传统档案信息化的基础上，充分认识到当前信息化技术的优势，并将之切实运用到实际工作中去，这样才能加快档案管理工作的现代化进程，让档案资料切实为社会主义的发展做出贡献。

参考文献：

[1]高建.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].现代经济信息，2018，（11）：87.

[2]林明艷.档案管理基础工作在现代档案管理中的重要性[J].现代国企研究，2018，（08）：79.

[3]李菲菲.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用分析[J].才智，2018，（31）：213.

（作者简介：林琳，研究生学历，副研究馆员，现就职于黑龙江护理高等专科学校，组织人事部。）