论大数据背景下的档案管理工作

马领晓

摘 要：当前，档案管理工作面临着众多的挑战与机遇，为了大数据时代持续发展档案管理工作，应有效应用信息技术与大数据技术，不断调整革新传统档案管理工作方法。为此，本文主要探讨了大数据背景下档案管理工作，以供参考。

关键词：大数据；档案管理；创新

1大数据背景下传统模式档案管理面临挑战

1.1理念落后、流程繁杂

传统的档案管理是为了方便进行档案的查找和使用，更注重于档案的收集和管理，在应用方面技术不完善，管理混乱，大部分是通过人手进行规划并做好标记的，但在大数据时代下，信息越来越多，档案数量越来越庞大，对许多的文件档案没有办法进行很好的规划。此外，传统档案管理模式流程过于繁杂，每一环节的人工工作量极大，在管理中不仅耗时、耗力，还容易出现错误，这都严重影响新形势下的档案管理的发展。

1.2数字档案数量日渐庞大

随着技术手段的不断发展，各行各业都产生大量的数字档案，这些数据无法利用传统的档案管理模式进行很好的管理，传统管理方法无法处理数据量庞大的数字档案，必须运用到大数据管理模式，便于今后对档案的保管、调阅和查找等。

1.3管理人员综合素质有待提升

传统模式下的档案管理人员，因不需要进行先进技术设备的操作和相关软件的使用，在档案管理的发展过程中，逐渐无法适应新形势下对于档案管理人员者综合素质的要求。传统模式中，档案管理人员了解档案管理基本概念，熟悉相关工作流程即可上手档案管理工作，然而随着大数据时代的到来，档案管理模式的创新发展对于档案工作人员提出了新的更高要求。

2大数据背景下档案管理工作应对措施

2.1完善现有档案管理制度和设备

首先，应结合大数据背景下，利用数据信息技术现有优势，针对现行的档案管理工作制度和管理体系作出相应的调整。要让大数据技术和现有档案管理制度相结合，利用新技术代替传统的档案管理手段，让制度跟上技术的步伐，制定、细化各类档案与大数据相结合的情况，做到因档案类别不同，档案管理具体方式不同。其次，要及时更新档案管理部门的软、硬件设施。软、硬件设施作为档案管理部门的基础，其作用不可忽视。要对现有的资源进行整合处理利用，加强硬件基础设施的配备，构建现代化的档案储存模式。同时，单位要重视档案管理工作，适需加大投入力度。档案管理部门要积极与大数据公司进行对接，设计、优化出符合单位需要的档案管理软件，提高档案管理工作的效率与服务能力。

2.2提高档案管理人员相关管理能力

首先，应设置相关技能、知识培训课程。有关档案管理部门应通过组织学习、培训等形式，提高现有档案管理人员的计算机技术和信息技术知识，重视档案管理人员的专业能力、操作能力和服务水平的提升。因为在大数据背景下，档案管理工作的手段和方式在不断改变，专业化倾向更加明显。其次，积极引进专业化人才。档案管理部门要根据需求，引进专业化人才。政府、用人单位也应积极和高校进行协商、合作，培养出适应档案管理需求的应用型、复合型人才，同时也应为档案学等相关专业学生给予实习机会，使其在进入社会后能快速适应国家机关、企事业单位的档案机构和信息部门相关工作，更好地服务档案事业。最后，合理优化档案管理部门人员结构。要根据档案管理部门所服务的对象现状，调整相应的档案部门管理人员结构，做到从基层服务人员到技术性人才灵活配备，使档案管理队伍与实际工作需要相匹配。同时，还应注重青年人才引进工作，根据工作情况来改善现有的福利政策，以改变现有的档案管理人员年龄偏高问题，调整人员结构比例，打造有活力有能力的档案管理队伍。

2.3加强大数据背景下档案管理安全性工作保障

大数据背景下，虽然带给档案管理工作以巨大的储存空间和快捷的操作方式等一系列优势，但是同时也面临着来自网络的安全隐患。首先，要加强档案管理人员的数据安全意识。在平时工作中让其形成良好的操作习惯，如及时更新杀毒软件、更新系统补丁等，定时查杀病毒，杜绝恶意软件入侵。其次，要积极与大数据公司的技术人员进行对接。多进行技术交流，不断增强档案管理人员的危机处理能力和手段，提高单位档案数据的安全性。最后，要制定严格的档案数据安全保障制度。档案部门要认真制定好档案数据安全保障制度，做到从档案数据收集、整理、调取等各个环节来规范工作流程，明确档案数据突发情况处理程序，做到穩中有序、安全快捷的档案服务。

3 大数据时代档案管理的创新策略

3.1 强化资源聚集

在大数据时代，档案资源的概念正在从传统的狭义定义向“大档案观”转变。档案部门必须有意识地收集各种形式和巨大价值的各种数据资源。因此，档案部门要与不同的数据所有者合作，鼓励各社会组织和个人参与档案资源的建设，不断完善档案资源的建设。不断变化的互联网资源档案和档案资源的多样化要求档案部门改变档案资源的收集方式，并收集更多更高质量的档案资源。例如，及时访问网络上的存档资源并及时存档用户文件。档案管理需要逐步掌握使用科学的计算机技术和先进的档案管理理念，逐步形成智能化、信息化、数据化的电子档案接收和管理工作机制，进一步加强构建和优化档案资源的能力。

3.2 深化行政能力

目前，我国正在全面深化行政体制改革，为档案管理体制的改革和完善提供了契机。在大数据时代，档案行政机关应当改变行政职能，明确档案管理部门的性质，在社会力量的帮助下改变服务方式，加强法制建设，提高业务指导水平和专业人才培养；并加强与机构的合作。包括与档案创建者、用户、中介、网络服务提供商和数据公司的协作。从而建立以人为本，务实高效的档案管理制度。

3.3 创新服务内容

“数据本身毫无价值，它通过数据提供服务提供真正的价值，而数据就是一种服务”。为了从多种资源中挖掘出更多有价值的资源，档案部门必须不断开放档案资源，优化档案资源服务，不断强化人性化，个性化，智能化，知识化的档案资源服务理念，建立知识库。最大化服务档案资源系统的价值。在大数据时代，微服务、远程网络服务和云存储云服务等各种新兴媒体的应用将成为档案服务的舞台。

3.4 健全安全防护

在大数据时代，不稳定的互联网环境对档案资源的安全构成了重大威胁。为了保证档案资源的安全，解决档案资源管理的安全隐患，档案管理部门要不断完善档案管理的安全体系。要不断加强国家各级综合档案保障建设，改善档案存放条件，完善档案保障责任制，建立专业档案数据管理队伍，加强技术防范，不断提高安全性。建设档案信息系统备份系统，归档大数据存储备份中心执行异构备份和存储。

4结语：

总之，随着我国社会经济的全面发展，各类档案信息必将呈现爆炸式增长，这给档案管理工作提出了极大的挑战。然而挑战与机遇是并存的，为适应大数据时代的发展趋势，档案管理创新研究是必不可少的重要环节。

参考文献：

[1]刘阳.大数据时代档案管理模式变化研究[D].湘潭大学，2015.

[2]张欣.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察，2014，01