长沙火宫殿有限公司人力资源管理信息系统应用探析

姜卉

摘 要：随着互联网时代的到来，在现代科技信息技术应用广泛的大背景下，人力资源管理信息系统是未来人力资源发展的趋势。建立高效人力资源管理信息系统并应用到實际工作中成为企业人力资源管理所要重视的问题。本文以长沙火宫殿为例，针对其目前应用所出现的问题提出对策，为相关企业和部门提供参考。

关键词：长沙火宫殿;人力资源管理;信息系统

在企业的日常管理与发展中，人力资源管理在企业中的角色会不断变化。同时作为人力资源管理辅助工具，人力资源管理信息系统也随着人力资源管理者角色的转变而不断改良并应用于工作中。企业通过人力资源管理信息系统的数据精确分析与规范管理，提高人力资源管理效率，使企业整体得以稳定发展。

一、人力资源管理信息系统研究概述

人力资源管理信息系统（HRMIS， Human Resources Management Information System）是指现代科学网络信息技术与人力资源管理相结合的一种新型管理方式。通过人力资源管理信息系统，能优化人力资源管理日常工作，提供更加专业、客观、精确的数据分析以降低错误率，提高工作效率，一定程度上减少人力成本，为人力资源管理工作由单一传统事务型向多元新兴战略型发展提供助力。

二、长沙火宫殿人力资源管理信息系统的应用现状

长沙火宫殿是一家餐饮公司，公司旗下有总店、分店、品牌连锁等，员工数量约900名，基层人员占比约75%，员工流动性大。随着企业的发展扩大，为了有效的进行管理，公司在2016年引进了人力资源管理信息系统，目前信息系统还在应用的初期。

（一）中高层管理者未使用人力资源管理信息系统

长沙火宫殿有限公司的管理中，公司中高层管理人员还暂未参与人力资源管理信息系统的使用。管理层作决策时仍然是沿用传统方式，依靠实地调研，人工收集与分析数据等作为决策依据。极少会关注到人力资源管理信息系统所整合的资源信息，制定公司发展战略时，也未将信息系统分析数据作为决策依据。

（二）信息繁杂工作量增大

长沙火宫殿有限公司员工数量多，层级复杂。员工信息变化多样，人力资源部无法时时追踪更新。另外员工信息都是用word和Excel文档保存在电脑里或者以纸质文件的方式保存在档案柜中，再手动录入到人力资源管理信息系统中。这种方式虽然信息有双重保障，不易丢失。但对于人力资源管理工作来说人力资源系统并没有起到简化工作流程的作用，反而增加负担HR的工作负担。

（三）人力资源管理信息系统功能未全部启用

目前长沙火宫殿人力资源管理信息系统的应用还在初级阶段，仍有一些功能和区域未完全启用。其中员工基本信息管理与薪资管理功能使用程度较高，员工培训管理和组织结构管理只涉及小部分功能，合同管理功能未启用。此外，人事异动与员工管理功能有重叠情况，办理员工离职手续较烦琐。没有启用的功能模块，仍然以传统的方式手工操作。

（四）人力资源信息系统管理权限混乱

公司所有管理者都有权限可以查看公司的所有信息，如公司的组织构成、所有人员的人事信息，员工工资明细等。所有管理者都有权限可以任意修改、删除、导入导出信息。甚至存在多个管理人员共享同一个管理账号和密码。信息系统管理不严格，导致信息泄露等问题。

三、长沙火宫殿人力资源管理信息系统应用中存在的问题

（一）管理信息系统未有效发挥决策支持作用

目前长沙火宫殿在人力资源管理信息系统的应用上，只停留在表面操作功能，没有深入挖掘潜在功能。特别是作为管理层，在需要做一些重大决定时，没有考虑到人力资源管理信息系统中的信息量庞大，拥有传统模式所难收集的客观性数据，并能精准分析数据作为参考。造成人力资源管理信息系统未发挥出其决策支持工具的作用，不利于企业的长期发展。

（二）员工信息管理滞后准确率低

长沙火宫殿员工约900人，庞大的员工数量导致员工信息多数在入职时录入人力资源管理信息系统后再次修改难度大，员工个人信息更新不能同步到系统，信息滞后准确率低，造成管理不便，沟通困难，甚至影响企业发展。例如员工更换手机号码后，系统中仍然是员工旧号码，发生突发事件无法联系。

（三）人力资源管理信息系统功能利用程度低

长沙火宫殿在引入人力资源管理信息系统时，投入大量人力物力。如定期的系统维护，使用人员的工作对接，购买系统的资金等。公司预期在引入人力资源管理信息系统后，不但能提高HR工作效率，降低人力成本，更重要的是能从人力资源角度进一步促进公司可持续性稳步发展。实际上系统功能仅能满足HR对于员工信息管理维护和员工入离职、结算工资等日常操作。培训管理、报表管理等功能模块形同虚设，造成人力资源管理信息系统功能的利用率远低于预期效果。

（四）人力资源管理信息系统数据信息缺乏保密性

长沙火宫殿的人力资源管理信息系统使用的是B/S结构，所有管理者通过浏览器登录就能进入系统看到信息，且后台没有账号登录的历史记录，无法确切知悉操作人及操作目的。B/S结构安全性和稳定性差，无法保护系统中员工个人信息，公司的资金技术，人力资源等重要信息，也没有针对此问题做出相应的保密措施。因此一旦被竞争对手打探到重要信息，将严重影响公司在行业的竞争力，造成巨大损失。

四、长沙火宫殿人力资源管理信息系统应用存在问题的原因分析

（一）管理层对人力资源管理信息系统缺乏有效认知

在企业中，企业管理者需要有长远的眼光看待问题才可以让企业更长久的发展。企业的人力资源是否合理，人才的储备是否充足等，企业的人力资源管理系统的应用情况也需要有中高层的重视与参与。在此之前，长沙火宫殿高层将重点放在经营上，忽视了人力资源的管理。同时，第一长沙火宫殿的管理层平均年龄偏大，无法快速接受新兴事物，适应人力资源管理信息系统需要一段时间。第二管理层没有专门培训学习相关知识和实际操作，对系统了解程度有限。因此管理层对人力资源管理信息系统缺乏有效认知，在决策时无法运用到人力资源管理信息系统作为支撑。

（二）管理人员与员工之间信息沟通渠道单一

长沙火宫殿员工多数为初中学历，普遍素质不高。员工没有經过专业的培训，人力资源管理信息系统操作流程对于他们来说过于复杂，不能参与到系统中，使用系统完善自己的个人信息，特殊假在线申请，反馈意见和建议等。企业管理者想要了解员工情况时，只能通过与员工面对面逐个调查询问。员工想调换部门，病假孕假申请或者对工作有任何情况反映，都需要经过烦琐的手续后才交由人事部处理。人事部和员工双方的沟通渠道单一且复杂，没有有效利用人力资源管理信息系统增加新的沟通渠道以促进双方信息交流。

（三）管理信息系统与公司实际不匹配

长沙火宫殿在系统应用的初期时，企业管理人员没有缺乏对公司情况的合理分析判断，在于系统工作人员沟通对接时，人力资源管理信息系统没有根据公司情况来修改相应功能，造成信息系统与公司实际不匹配。公司使用过程中，系统功能之间存在重叠或功能达不到企业管理要求，公司不适用的系统功能被闲置等情况。

（四）未根据数据重要性对其分类设置安全保护

长沙火宫殿在人力资源信息系统录入数据时，为了便于管理者的搜索查找等，没有对数据进行分类管理，也没有根据数据重要程度的不同设置相应的安全保护措施，导致管理者缺乏对重要数据的安全保护意识，没有做到安全操作，安全管理，导致公司存在数据泄露等隐患。

五、长沙火宫殿人力资源管理信息应用的优化对策

（一）提高管理层对人力资源管理信息系统的使用意识

管理者将先进的系统引入后需要有先进的思想意识与之匹配。对人力资源管理信息系统的功能模块和具体操作不够了解就盲目引入，无法发挥其作用促进公司发展。首先中高层管理应该主动学习关于人力资源管理信息系统知识，提高自身参与意识，熟悉系统操作。再次应加强管理队伍的建设，在长沙火宫殿公司内部开设人力资源管理信息系统相关培训课程。人力资源管理系统不但能优化管理者日常工作流程，更重要的是进一步发挥系统数据整合功能，帮助中高层制定企业战略性目标。

（二）建立员工自助服务平台

通过在人力资源管理信息系统里建立员工自助平台，每位员工都可以在电脑端和手机端登录工号查看自己的信息，发现信息有误及时申报和完善，实时更新与即时反馈可提高员工信息的精准度。另外，员工还可以在系统内办理入离职，提交休假申请，岗位调动申请等。同时，管理人员也可通过平台发布重要通知，保证每位员工第一时间获知消息。建立员工自助服务平台能优化流程，节约时间，信息得到及时更新，促进了双方的沟通交流，提高人事工作效率。另外自助相关流程尽量简单容易操作，如果有个别员工确实无法操作，可由主管代为更新反馈。

（三）加强系统工作人员与管理人员的沟通协作

对于人力资源管理信息系统的使用需要由系统工作人员主讲，针对管理人员组织专门的培训课程。管理人员将公司实际情况与公司对于系统应用的期望效果与系统工作人员沟通对接，系统工作人员根据反映的情况修改系统功能，直至系统与公司实际情况相匹配，能最大限度的发挥系统各功能的作用，同时将系统功能之间紧密联系，简化功能重叠部分。

（四）设置多重安全保障措施

人力资源管理信息系统后台根据信息重要程度设置不同等级的安保措施，例如公司财务情况、经营战略布局、核心人才信息设置一级安保措施，一般管理人员无法查看。普通员工个人信息、培训信息、工资信息设置三级安保措施，一般管理人员有需要时可查看修改。系统后台会显示每个用户账号登录的时间、IP地址、操作记录等并保留，有异常情况及时阻止并冻结账号。

科技飞速发展的今天，各类管理软件的不断涌现，人力资源管理信息系统成为一种潮流被应用于企业的日常管理中，其科学合理性使企业内部的结构不断优化。但需要注意的是初始人力资源管理信息系统并不是为某一企业量身打造，需要根据在每个企业的应用情况做出不断地修改和优化。同时企业应重视系统的应用，加强对员工的培训，保障系统应用过程中的安全与稳定。逐步实现人力资源信息系统为企业长期战略发展服务。

参考文献：

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[2] 华秀平.人力资源管理信息系统的功能拓展与趋势研究[J].现代信息科技，2018，2（7）：124-128.

[3] 扶淑荣.人力资源管理信息化的实践分析——以人力资源信息管理系统为例[J].人力资源，2018（8）：141-142.