浅谈EPC项目管理中的沟通与协调

刘 敏，胡 雄

(1．湖北省化学工业研究设计院，湖北武汉 430074;2．中国五环工程有限公司，湖北武汉 430223)

EPC项目建设是一个复杂的系统工程，需要参与各方密切合作才能顺利进行。目前，工程EPC已成为各工程公司的主导业务，EPC项目的管理越来越受到关注。随着国家产业结构的调整完善、市场竞争的加剧、业主要求的苛刻，对各总包方的管理水平提出了更高标准的要求。本文结合多年EPC项目管理中的切身体会，谈谈EPC项目管理中如何为实现管理目标进行有效的沟通与协调。

1 沟通、协调的含义

所渭沟通，就是人与人思想和信息的交换;所谓协调，即配合得当，和谐一致。简单地说，沟通就是交换意见，协调就是交换条件，沟通是基础，协调是目的，二者紧密相连、密不可分。信息社会中，人与人之间、组织与组织之间都需要进行沟通与协调，在互通信息的基础上实现互相理解、达成共识，促进既定目标任务的完成。

2 EPC项目中沟通与协调的重要性

著名组织管理学家巴纳德认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起，以实现共同目标的手段”［1］。沟通是组织协调的手段，是解决组织成员间障碍的基本方法。协调的程度和效果常依赖于团队参与者之间沟通的程度。在总承包项目管理中，沟通与协调是进行有效管理的纽带，是在人思想和信息之间建立的联系，它对于项目顺利进行并取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。

2．1 没有沟通，就没有感情

人都是讲感情的，无论团队内部还是外部，没有正常的情感沟通交流难以让所有与项目相关的人都心甘情愿的主动从项目目标顺利实现角度去考虑问题，去充分发挥主观能动性创造性地开展工作，去为项目顺利推进提供支持和便利。

2．2 没有沟通，就没有战斗力

从管理的对象看，主要是人力资源和财物资源，管理实质上是对各种资源的整合。沟通既是整合资源的有效手段又是促进资源快速整合的催化剂，沟通能够实现人与人之间的信息交换，从而实现资源的有效配置，最大限度地优化资源利用效率。目前，EPC项目业主出于自身经济效益和政绩的要求，给予总包单位的合同工期都很紧张，同时附加有高标准、严要求。合同签订后，总包单位的项目经理部在项目实施的过程中，一方面靠充分挖掘、合理配置内部资源充分调动团队成员的积极性和集体智慧朝着合同约定的目标努力;另一方面，在项目团队内部资源确实无法满足项目实际需求的情况下，需要寻求公司相关部门的支持来充实团队力量。项目团队内外资源的整合，都需要通过有效的沟通来实现，没有很好的沟通，团队就没有凝聚力和战斗力;各部门、各项目都会有种本位主义思想，不会主动急你所急、想你所难，没有很好的沟通，谁都不会在你承担的项目面临困难的时候给予无私的支持。可以说，有效的沟通，是项目团队战斗力的保障。

2．3 没有沟通，就没有效益

作为工程公司，经济效益理所当然是企业生存与发展的条件和追求的目标。一个EPC项目的经济效益如何虽与投标报价时的利润空间及合同模式有关，但要争取更好的效益主要还在于从EPC合同谈判开始到后来的合同实施过程中项目管理。在目前市场竞争日益激烈，中标后的利润空间相当有限的情况下，项目管理显得更加重要。据统计数据资料显示:企业管理者实际上70%的时间都用在内外沟通上(包括各种会议、报告、谈判、谈话、约谈等)，企业中70%的向题是由于沟通障碍引起的，可见沟通的重要程度［2］。

2．4 没有沟通，就没有管理

EPC项目实施过程中，与业主方、监理方及政府相关部门等外部力量的充分沟通对项目的影响最大，直接关系到项目的经济效益:有效的沟通可以促进业主变更项目费用的及时确认增加项目利润、减少不必要的费用支出降低工程成本、提高办事效率节省工期加快工程进度、尽早拿到工程进度款项缓解资金压力提高资金的时间价值等等，可以说有效的沟通可以给项目带来效益(增加利润、降低成本)，沟通是否畅通直接影响到项目的成败。

3 EPC项目管理中如何实现有效的沟通与协调

3．1 坚持以顺利推进项目建设为宗旨，摆正位置理顺关系，用合作共赢的思想影响项目团队以外的相关各方

3．1．1 加强与政府相关部门的沟通，取得政策上的支持

EPC项目实施过程中，少不了与当地政府相关部门的沟通。有些同志害怕与政府部门打交道，但我认为只要做到了如下几点其实并不可怕:首先要有一个遵纪守法的姿态，政策强制性规定的一定遵照执行;其次是一定要吃透政策精神增加底气，特別是政策规定的基本指导思想和所指对象的基本条件，凡易引起歧义的地方要向权威部门咨询清楚;第三是以坦诚的态度言明项目及本公司的实际情况，取得相关部门的理解和支持，并为了公司的利益据理力争。

3．1．2 以分工合作的利益共同体的思想影响业主和监理单位

在项目建设投资的构成中，建设单位管理费、工程监理费用、EPC管理费均属于建设管理费，说明对于工程项目来说，三方的管理目标是一致的，是三位一体、分工管理、合作共赢的利益共同体，要说服业主、监理单位不能总站在总包方的对立面去管、卡、压，否则项目建设没法顺利进行，项目搞砸了对业主、对监理单位都是不利的。作为承担项目建设的直接组织和参与方，总包方肩负的担子最重，必须晓之以、动之以情，想方设法说服业主、监理单位在管理上以推进项目建设为目标，在满足相关标准规范的前提下为加快项目进度提供便利条件。

3．1．3 视参建的设备材料供应厂商和施工分包单位为合作伙伴

作为以设计为主体的总承包单位，除设计能够自身完成，最终要通过设备材料供应厂商和施工分包单位精诚合作才能完成交钥匙工程，在EPC管理上不能总以高高在上的姿态，要视他们为合作伙伴，给予他们足够的尊重，换位思考、主动协调为他们完成合同义务提供便利，充分调动他们的积极性为项目服务好、建造精品工程。

3．2 注重内部团队沟通与协调，树立全员沟通意识，增强团队凝聚力和战斗力

项目团队内部的协调统一是项目成败的关键所在，一是要强化内部沟通，将团队成员思想统一到服务业主、全力以赴完成项目目标上来。作为工程公司，无论前期的咨询、设计，还是后期的EPC管理，我们向业主提供的都属于服务，根据合同的约定为业主提供优质服务是我们的根本任务，可通过合同学习例会专题会议等各种会议、周报月报、会谈约谈等各种形式进行内部信息沟通，统一团队思想。二是设身处地关心员工，营造团队温和谐的团队氛围。团队和谐对项目至关重要，尤其是项目现场，大家远离家乡在外工作一般2至3个月才能回家短暂休整，工作、生活、家庭等方面都会遇到诸多困难，团队领导必须花费一定的精力主动了解、关心、协调和疏导，同时在条件允许的情况下安排好现场的衣食住行和业余文化生活，增加团队的凝聚力。三是树立全员沟通意识，培养锻炼复合性人才。沟通协调不仅仅是项目团队领导者的事情，作为总包方的项目团队成员，都时常要与团队内外人员打交道独立处理相关向题，尤其是对外交流代表着公司形象，倡导全员学会沟通与协，既可锻炼团队成员白己的综合能力，又可体现团队精神提升团队战斗力。

3．3 遵循沟通与协调的基本原则

(1)真实性原则。无论内部还是外部沟通，在通与协调工作中，作为沟通的基础与传递内容的各种信息应当确保真实可信，准确可靠。假、误的信息不仅会导致对方错误的判断决算，更会失信于人。

(2)公平性原则。总承包单位在沟通与协调过程中，不能一味只考虑自身利益，应当从大局出发，坚持公平原则，站在公平合理的立场上开展协调工作，设身处地的为他方着想，以换取对方的信任。

(3)高效性原则。由于大多数EPC项目都面临工期紧、任务重、困难大的特点，总承包单位的组织与管理工作千头万绪，沟通与协调工作也要讲究高效率，在围绕如何加快项目进度这个目标落实相应措施。

3．4 讲究沟通与协调的艺术

一场顺畅的沟通，可以事半功倍很快使双方达成共识，这就需要灵活运用好沟通协调的技巧艺术。笔者认为主要注意以下几点:

(1)坦诚相待，冷静谦和。无论对待团队内外，与人沟通必须心怀坦诚，言而可信，向对方传递真实可靠的信息，并以自己的实际行动维护信息的说服力，而且还要诚恳地争取对方所反馈的信息，尤其是要冷静谦和地听取不同意见，增进双方的信任感。

(2)目的明确，思路清晰，注意表达方式。沟通中把握好自己要表达的主要意图，使用双方都能理解的用语和示意动作，恰当地运用语气和表达方式，措施不仅要清晰明确，还要注意情感上的细微差别，力求准确无误，必要时对所传递信息的背景、依据等做出适当的解释，让对方更有效地接收所传逆信息。

(3)讲究“说”的艺术。沟通中在表达自己的意见时简明扼要，语调婉转不能太强硬，态度从容。谈话中发现对方心不在开或厌烦时，要适可而止或转移动话题，使沟通能在和谐的氛围中进行。在表达某条意见后稍作停顿观察方反应，尊重对方让其有插话的机会。

(4)注重“听”的艺术。沟通中要专心致志，善于聆听，不要随意打断对方讲话急于做出评价，不要心不在焉或表现出不耐烦，同时要解人意，体味对方的情感变化和言外之意，做到心领神会。

4 结论

EPC项目高效率的管理和经营离不开有效沟通与协调。总包方在实际操作的过程中应该注意结合项目及各参与方自身特点，灵活地、创造性地运用各种沟通方式，并进行有效的协调，充分调动各方的积极性，从而顺利地完成既定的目标任务。