高校图书档案数字化建设研究

化秀玲

摘要：高校图书档案是文化的重要载体，但当前的高校图书档案管理工作发展比较滞后。高校图书档案管理工作必须不断适应经济社会和现代信息技术的快速发展。加强高校图书档案数字化建设是高校图书档案管理工作有效发展的一条可行之路，其对高校图书档案管理工作有重要的意义，有利于原始档案资料的保存，有利于高校图书档案资料在更大范围和领域内的传播、应用、发展、交流，能够切实提升高校的文化软实力，从而使高校不断为地方经济和文化发展服务。

关键词：高校图书档案数字化;文化传播;文化高地

文化兴则国运兴，文化强则民族强。时任河南省委书记谢伏瞻在河南省第十次党代会上提出，未来五年河南要打造“三个高地”，其中之一就是要加快构筑全国重要的文化高地。加快构筑全国重要的文化高地，实现中原文化高地建设，这充分体现了河南省委对文化建设的热切盼望、高度重视，有利于推动河南由文化资源大省向文化资源强省转变。

高校的图书馆、档案馆是文献信息的重要集散地，是一个专门收集、整理、保存和传播文献的科学机构、文化机构、教育机构以及科研机构。图书馆、档案馆保存着丰富的文化遗产，推进高校图书档案数字化建设，对地方经济发展而言，在消除数字鸿沟，推动知识创新、信息交流、人才培养、素质教育、决策咨询、信息收集、知识信息转化等方面具有重要的作用。加快高校图书档案的数字化建设，促进文化传播，能够提升高校文化软实力，助推中原文化高地建设。

一、高校图书档案管理现状

（一）现行的高校图书档案管理工作发展比较滞后

从内容来看，当前高校图书档案大多数是文本档案，也有少数电子信息档案，这些档案都需要及时归档和保存。然而，随着高校的迅速发展，招生数量的扩大和学科建设等都使高校在学生管理与活动等方面产生大量新的档案，同时，高校为学科服务的图书档案资料也在急剧增多。以华北水利水电大学为例，统计数据显示，学校每年增加的各类图书、国内外电子资源文献、光盘等数量超过10万，档案馆每年新收集到的各学院、团委、学生处、财务部门等各类档案达到几十卷。而且，这些数量庞大的图书档案还是以不同形式存在的，除了常见的文本资料，还包括大量的音像资料、数字资料等。此外，大量图书资料的存在要求有更大的储存空间，这也是当下很多高校在图书档案管理工作上面临的问题。

（二）高校图书档案的利用率快速增长

高校图书档案的主要服务对象是广大师生。近年，许多高校扩招，急剧增加的学生数量使得图书档案的利用率快速增长，而很多学生对图书档案使用更多的是数字化的图书档案。据统计，高校的数字化图书档案在查询、下载和打印等方面的需求都有明显的增长，这也对高校图书档案数字化建设提出了更高的要求。

（三）高校图书档案的使用范围不断扩大

高校图书档案曾经在很长时间内都只为本校广大师生和相关部门服务。当前高校的图书管理工作的范围已不仅局限于本校师生，高校图书馆联盟的发展，也使本校图书档案资源面向联盟学校学生开放。逐渐对外开放的态势加大了高校图书档案管理工作的压力，对图书档案管理工作提出了更高的要求。另外，随着高校服务社会发展趋势的加强，越来越多的公众需要到高校图书馆查阅资料。这对高校图书档案管理工作来说，也是一个庞大的服务群体，图书档案在这样的背景下也不断扩大其应用和使用范围。为此，高校图书档案非常有必要加快数字化建设。

二、高校图书档案数字化建设的注意要点

（一）高校图书档案数字化的开放性

高校图书档案数字化建设最重要的目的是使图书档案管理适应时代的发展变化和需求，使图书档案资料发挥更大的作用。因此，图书档案数字化后除了更好地为高校师生服务，还应尽可能地实现图书档案资料的开放和共享。在图书档案数字化建设过程中，高校要做到数字化资源在网站系统的及时更新和分享，从而为高校师生和社会大众提供便捷的图书档案资料的查阅、下载等服务，提高数字化后的图书档案的利用效率，最大限度地体现其使用价值。

（二）高校图书档案数字化的安全性

高校有着海量的、各种类型的图书档案，这对图书档案数字化建设来说是一项庞大的、长期的工作。为了确保高校图书档案数字化建设的有序进行，除了要做好图书档案的保管、保密工作，高校还应保证数字化建设所涉及的软件和硬件设施的安全。从数字化建設的硬件要求来看，主要是要求相关的硬件设备要符合国家有关标准和要求，能够满足图书档案保管的各项要求，同时要具有强大的数据应用功能。从数字化建设的软件要求来看，则要确保软件系统的设计合理、完善，如能实现数据库安全、自由地连接、下载等，对图书档案资料分级别地进行保密等。只有做好高校图书档案数字化建设的各项安全工作，才能真正实现图书档案数字化建设的意义。

三、高校图书档案数字化建设的具体措施

随着现代信息技术的不断发展，很多行业和领域都以逐步发展和提高数字化水平来满足现代化发展的新需求。为了紧跟时代发展步伐，提高高校图书档案的管理质量和管理效率，高校必须开展图书档案数字化建设，具体可以从以下三个方面入手。

（一）建立健全高校图书档案管理制度

为了做好图书档案的数字化建设，高校要先从图书档案的管理制度入手，只有建立健全图书档案管理制度，做好纸质图书和纸质档案的完善管理，才能为图书档案的数字化建设奠定基础。因此，高校在纸质图书档案的采购、采编、收集、归档、保存、借阅等各个环节要有规范的流程管理。同时，对于图书档案管理人员，高校也要进行规范化管理，确保管理人员在管理纸质图书档案保存、借阅等各个环节的工作无误。

（二）科学合理安排高校图书档案的数字化进程

高校图书档案主要服务广大师生以及社会公众，而图书档案数字化建设又是一项庞大的工程。因此，为了确保图书档案数字化建设的有序开展，高校应该从图书档案的服务对象即广大师生及社会公众出发，科学合理安排高校图书档案的数字化进程。其进程安排可分为以下几个步骤：首先进行数字化处理的应该是最具有保存价值的，且保存无多的图书档案;其次是具有保存价值且保存期限要求较长的图书档案;再次，数字化处理一些广大师生和社会公众经常使用的、需求比较大的图书档案;最后，完成所有图书档案的数字化处理。显然，科学合理地安排高校图书档案数字化处理工作，能够提高数字化处理的效率，提高高校图书档案数字化建设的质量。

（三）充分发挥高校图书档案的使用价值

长期以来，高校图书档案管理都是片面注重对图书档案的妥善保管，而忽视了档案使用价值的发挥，使图书档案应有的价值和作用没有充分发挥出来。图书档案实现数字化后，高校在数字化图书档案的管理上应该主动转变之前的思想，使数字化图书档案能够真正为广大师生和社会大众提供咨询、查阅、下载等服务，提高数字化图书档案的使用效率和使用价值。图书档案管理人员也要主动转变传统观念，紧跟数字化管理要求，能够积极主动地为有需求的用户提供服务。在对图书档案的日常管理中，图书档案管理人员也要做好图书档案的分类等科学管理工作，以方便用户能够快捷便利地寻找到所需要的资料，进一步提高数字化图书档案的使用价值。

四、图书档案数字化对文化高地建设的影响

高校图书档案数字化建设，非常有利于文化传播，对打造中原文化高地的影响主要表现在以下四个方面。

（一）有利于保存珍贵的图书档案

图书档案记录着重要的原始文献资料，是文化保存和文化传播的重要载体。然而，大多数档案都是有且只有一份原件，一旦损坏，就很难修补，这很容易造成无法挽回的损失，因此，保护档案原件特别是一些珍贵的图书档案原件至关重要。高校图书档案实现数字化后，图书档案的原件便可以不再提供查阅服务，或者可以大大减少原件的查阅使用次数，如此则使档案原件得到较好的保护，有利于长期保存。

（二）有利于提高图书档案的使用效率

通常情况下，若需要查阅档案资料，查阅人员往往需要亲自到档案馆或图书馆进行查阅。但由于档案馆的地理位置、开放时间等方面的限制，查阅者需要花费很多时间、金钱和精力，这显然是不太方便的，并且高校拥有的图书档案往往数量十分庞大，若是按平常的查阅方式来寻找，查阅者的查阅效率也会比较低。而经过数字化处理后的图书档案，可以向需要查阅档案资料的使用者提供这些档案原件的扫描信息和图像，不仅在使用上快捷便利，还扩大了这些档案资料的使用范围，甚至可以在同一时间供不同国家和地区的查阅者使用。显然，数字化处理后的高校图书档案非常有利于文化的传播和发展。

（三）有利于扩大图书档案资料的影响

传统的档案传播方式主要是通过手工抄写或是印刷生产。然而，手工抄写方式所获得的档案资料是极少数的，而批量印刷也有一定的限制，无法做到档案资料的广泛传播。特别是一些珍贵的图书档案资料，更是只收藏于某几个档案馆里且只供馆内查阅。显然，这不利于档案资料的传播和交流。数字化处理后的图书档案资料却能有效地解决这一问题，以华北水利水电大学为例，校图书馆和档案馆合并管理后，共同推出了微信服务。广大师生和用户通过App能够非常便捷有效地查询、查阅到相关图书档案信息，下载、阅读、使用都非常方便，若有人需要使用纸质原件，可以再到图书档案馆进行取件。使用者只需登录相关的网站或系统，便可下载打印需要的档案资料，这大大提高了图书、档案资料的使用价值，也有利于图书、档案文化的进一步传播。

（四）有利于档案资料在其他领域的使用

档案资料作为原始文献资料有着相当高的真实性和价值意义，在很多领域都需要应用档案资料。比如，在学校教育上，高校和教师可以将这些珍贵的影片资料、文字资料等作为课堂教学素材，教师可以在课堂播放开国大典上毛主席的建国宣言，影像的直观冲击能使学生真切感受到那段岁月，激起学生热爱祖国的热情，收到教材内容所达不到的效果。又如，在现今的影视剧中，特别是历史剧中，档案资料的保存可以为这些历史类题材的影视剧提供真实可靠的参考。比如，查阅档案资料可知，我们所熟悉的玉米、番薯等都是明清时期才传入中国的，那么唐宋时期甚至更早出现玉米、番薯等情节便是违背史实、需要纠正的。这些档案资料在学校教育、影视作品等中的应用，无形中也使档案信息所包含的文化通过学校教育和影视作品得到了传播。

五、结语

高校积极开展图书档案数字化建设，是时代发展的要求，数字化建设使图书档案的应用范围进一步扩大，使用价值得到极大提升。这不仅有利于原始档案资料的保存，更有利于高校圖书档案资料在更大范围和领域内的传播、应用。图书档案数字化建设的推进，将有力地提升高校文化软实力，更大限度地发挥文化建设的教育职能，有利于构筑中原文化高地建设的信息重地，使高校成为中原文化高地建设的重要宣传阵地，促进文化发展，为中原文化高地建设做出重要贡献。

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