探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题

摘 要：高校档案管理记录着团队以及个人的发展情况。现阶段高校的档案信息越来越多，高校面临着如何做好档案管理工作的重要问题。高校应该将现代化数字技术电子设备充分利用，在档案管理中融入数字化技术以及信息技术，使档案管理得到进一步创新，使档案管理逐渐趋向数字化，进而使高校的档案管理变得更加科学、规范。

关键词：高校档案管理 创新 档案管理数字化

一、高校档案管理创新分析

高校的档案管理是各项管理工作中的重要内容，对于高校的科研以及教学工作的有效开展起着重要作用。因此，相关的档案管理部门应该对传统的管理体制进行创新，逐渐形成现行的创新体制，进而使高校档案管理工作的质量得到有效提高。

1.思路方面的创新

（1）观念以及思想上的创新

高校要想在档案管理过程中进行创新，就需要打破常规，将原有的管理思维模式进行改变，对传统的观念以及思想进行转变，促使管理人员从多个角度去考虑问题，并且在档案管理工作开展的过程中贯穿创新理念。比如，高校的档案管理工作不仅是针对文档信息进行管理，还应该是针对查阅人员、档案管理人员的管理，将档案管理人员的观念以及思想打破，使他们更好的认识档案管理工作，将档案管理工作的归纳、收集以及整理工作有效做好。除此之外，档案管理人员还应该对查阅信息的来访人员进行管理，这样才可以使档案管理工作做得更加全面。[1]

（2）管理方式的创新

管理方式在很大程度上影响着最终管理的效果。高校使用的传统档案管理方式属于威严管理，主张决策者、领导者要树立威严，有威严才能使足够的执行力得到保障，才能使管理任务得到全面落实。随着现代化社会的进步发展，人们对尊严提起了重视，无论是管理人员还是底层人员都希望受到他人的尊敬，如果这时再使用威严管理，有可能让员工产生不满，这就会使管理工作难以得到有效展开。因此，现阶段实行的管理应该是人性化管理，将威严管理与人性化管理有效结合在一起，这样可以使执行力得到进一步提高。

2.管理模式方面的创新

档案管理属于学校办公室的分支部门，并不是一个单独的部门，没有单独的决策权，不具有执行权力。随着教育改革的进一步推进，部分学校将档案管理部门作为一个单独的部门，并赋予该部门一定的决策权力，这就使档案管理工作者拥有了主动权，档案管理人员在管理的过程中如果发现了问题可以及时进行处理。[2]

3.方法上的创新

人力手抄是高校传统的档案管理方法，随着信息技术的不断发展，数字化技术已经在多个领域中被应用，传统的人力手抄方法已经难以满足现阶段档案管理发展的需求。档案管理人员应该将数字化技术以及信息化技术进行充分利用，使档案管理方法得到进一步改革，实现信息存储、信息载体以及信息传输等方面的创新，使档案管理工作的效率逐步提高。

二、高校档案管理数字化建设过程中出现的问题

1.档案管理人员的业务素质不够

现阶段档案管理工作与专业技术挂钩，而高校的档案管理人员大部分学历比较低，没有接受过数字化技术、信息化技术方面的培训，不具备相应的专业技能，在操作过程中会出现操作不规范、不科学的情况，进而使数字化档案管理平台的作用难以得到充分发挥，甚至造成档案信息遗失。

2.管理人员的思想意识不足

现阶段的档案管理部门已经成为单独的部门，并且建立了数字化档案管理平台，但是部分管理工作人员的思想水平没有与时俱进，缺乏主动决策意识，他们的工作思维以及工作习惯仍然保持原状，这就使档案管理部门的主动性难以得到发挥，使搭建的工作平台难以发挥其工作效率。

3.网络安全存在隐患

高校建立数字化的档案管理平台使档案信息的网络共享得以实现，可以在网络中将档案信息进行高速传输，但是现在的网络环境还存在一些安全隐患，尤其在近些年经常会出现个人档案信息泄露的情况，这是现阶段档案管理部门遇到的最严重问题，部分学校因为这些问题难以将数字化档案管理平台进行开放，这就使该平台的作用难以得到有效发挥。

三、高校档案管理创新以及数字化建设的有效途径

1.档案管理工作人员思想意识需要进一步提高

高校可以定期对档案管理人员开展一些培训，可以是讲座形式的，通过培训可以使管理人员的思想意识不断提高，让他们充分认识到档案管理工作的重要性，他们的管理思想意识得以树立，进而更好的开展档案管理工作。

2.提高管理人员的工作技能

高校可以开展一些数字化技术、信息化技术的专业培训班，鼓励档案管理人员积极学习，并制定相应的激励政策，让管理人员的学习与业绩挂钩。通过这样的方式，可以使员工的工作技能得以提高，并且学会正确操作数字化档案管理平台，使档案管理的高效运行得到进一步保障。[3]

3.消除网络安全隐患

高校应该对档案管理人员的网络安全意识进行提高，在高校档案管理的网络中设置防火墙，管理人员在工作中严格遵守管理条例，按照正确的操作规范使用档案管理平台。管理人员如果发现档案管理平台出现了泄露情况，要及时上报给管理人员，管理人员与其他人员应该积极制定出相应的解决措施，进而使网络安全隱患得到得以排除。[4]

结语

新时代的发展要求高校档案管理工作进行创新，在创新的过程中应该充分利用先进技术，将数字化档案管理平台进行建立。但是数字化档案管理平台在建立的过程中仍然存在一些问题，针对这些问题管理人员以及学校应该积极进行分析，找出应对之策，使档案管理数字化中的难题得到有效解决。在档案管理创新的过程中，管理人员应该积极创新，敢于打破常规，积极献计献策，并且积极与领导人员进行探讨，这样才能使创新工作得到有效的开展，使档案管理数字化得以实现。

参考文献

[1]刘恺蓉.高校独立学院档案管理数字化建设[J].电子技术与软件工程，2018（06）：21.

[2]霍成龙.高校档案管理中的信息数字化建设分析[J].吕梁教育学院学报，2018，35（01）：94-95.

[3]郑爱军.新媒体视角下高校档案管理工作探究[J].山西档案，2015（05）：102-105.

[4]张艳.高校档案数字化管理的创新与发展[J].城建档案，2014（07）：62-63.

作者简介

曹娜 （1981.01.07—），女， 汉， 本科学历 硕士学位， 研究方向：档案管理，现有职称：中级。