试论信息化条件下会计档案电子化管理问题

孙海媛

摘   要：随着计算机信息技术的不断发展，企业工作已经全面进入信息化，会计档案管理也进入了电子化管理时代。在信息化条件下，传统手工记账时代已经一去不复返，取而代之的是无纸化财务信息共享空间，这种情况下，企业会计档案电子化管理问题也引起了广泛关注，本文对信息化条件下会计档案电子化管理进行了详细的分析和阐述，首先阐述了信息化条件下会计档案电子化管理的基本特征，接着提出了信息化条件下会计档案电子化管理中的问题，最后针对问题，提出了相应的解决对策，以供同行商榷。

关键词：信息化时代  会计  档案管理  电子化

中图分类号：F230                                   文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）11（b）-0170-02

1  信息化条件下会计档案电子化管理的特征

（1）对环境要求高。电子档案的管理对空间大小的要求不高，分类与查阅也相对简单，但是存储于硬盘或光盘这些介质中的信息，需要一些适宜的环境条件来保证信息的完整性。

（2）电子文档易篡改。电子化会计档案信息的集中度很高，几乎都是存储于磁介质中。相比于传统纸质档案，最大的区别在于一旦被篡改，不容易被发现，大大降低了档案信息的真实性。

（3）具有共享性和高效性。电子化会计档案管理工作都是依靠相应的计算机软件完成，所以在管理效率和信息整合速度方面都比传统方式快很多，具有明显高效性。绝大部分财务信息都可以通过网络向外传递，会计信息的价值得到了充分的利用，提高了档案信息的共享性。

2  信息化条件下会计档案电子化管理中的问题

（1）存储环境不理想。由于传统档案都是纸质的，对其的存储较为简单，而电子档案比较特殊，所以对电子档案的存储要求也较高。现阶段，很多企业对电子档案的存储不够规范，存储方式陈旧，所以电子档案信息丢失和被篡改的可能性也越来越大，存储方式不恰当，存储介质受到温度、磁场、湿度等的影响，最终导致了电子档案信息的不真实。在有的企业中，对电子档案的管理权限没有做出相应的规范，对操作者也没有进行规范，所以电子档案面临的处境很危险。

（2）缺乏完善的档案管理制度。目前，企业中都已经进入了信息化的阶段，但是在对会计档案的管理工作中，仍旧延续传统的档案管理制度，而没有根据信息化的发展步伐对制度进行调整，对电子档案的管理始终处在探索中。企业中对于电子档案的认识不够全面，认为只要有管理制度就可以，没必要进行调整。而在实际的工作中，由于电子档案是完全区别于传统纸质档案的，而管理制度如果不更换，则会形同虚设，没有任何的约束力和控制力。所以电子档案信息的不完善，不规范等，都会在日常工作中显露出来。

（3）数据备份工作不够及时到位。无论是传统的会计，还是进入信息化条件下的会计，会计档案都是记录企业中所发生的一切经济业务信息，而会计档案的备份工作显得尤为重要，对会计档案进行备份和完善，是规避会计风险的有效途径。但是在实际工作中，由于会计档案管理人员对会计电子档案的认识不够全面，没有认识到会计电子档案备份的重要性，所以在很多情况下都会出现会计数据丢失和不真实的现象。

（4）缺乏专业的计算机操作人员。企业进入信息化条件下，会计电子档案工作人员，除了要具备专业的会计知识和技能外，还要熟练掌握计算机的相关操作，而在操作计算机的过程中，由于计算机和网络本身的特性，也给会计档案电子化管理带来了诸多的问题，如：黑客入侵、病毒威胁等，这些都会对会计档案信息造成一定的影响，所以对计算机的日常维护也非常重要。而在现阶段，企业中维护计算机的专业人员较为匮乏，往往都是计算机出现故障后，才会找专业人员进行检修，所以这也增加了企业会计信息泄露的可能性。

3  会计信息化下电子档案管理的对策

（1）完善会计档案电子化管理制度。企业必须根据实际情况去全面分析会计档案管理工作中的问题，制定具有针对性的详细的执行方案，建立贴合企业会计档案工作情况的管理制度和解决方案，必要时还可以学习并借鉴相关企业成功的做法和已有的管理经验。

（2）建立会计档案风险防范系统。虽然会计档案电子化管理给会计的相关工作带来了非常大的便利，但是由于计算机处于网络环境下，加之网络技术的飞速发展，信息时代下的会计档案往往存在着一定的安全隐患，网络系统容易受到黑客的入侵，病毒的侵袭等，所以企业中更应该重视会计档案信息的完整性和安全性。这种情况下，企业中应该针对会计档案的管理建立相应的风险防范体系，如建立防火墙、定期查杀病毒等，与此同时，企业中更应该加强对会计档案的管理和保存，最大限度的保护会计档案的安全。对于会计档案中较为重要的信息数据，应该设立专人专岗制，建立风险防范预警系统，对档案工作的流程实行监控，最大的保护重要档案信息的安全，降低风险发生的概率。

（3）优化会计档案电子化管理模式。由于传统的会计档案管理工作模式较为简单，所以在档案电子化管理模式下，必须要更改传统的工作模式，结合实际情况，采取较为有效的措施。首先在档案信息的存储方式上要有所改变，在信息化条件下，档案信息的存储需要通过计算机进行储存，而传统的会计档案储存不仅费时费力，同时也占用了大量的空间，而会计档案电子化管理实现了信息的集中式的存储和处理，给信息使用者提供了便利;另外，会计档案电子化管理是纸质资料向数字信息转化的过程，在传统档案存储时期，档案信息的收集和整理工作需要耗费大量的人力和时间，工作量较大，且工作效率不高，这个过程中，对相关工作人员的业务能力也提出了更高的要求，所以进入信息化时代，利用计算机的相关技术，将纸质化的会计档案转化为电子化、数字化，不仅提高了工作的效率，同时工作质量也得到了提高。最后，电子档案和纸质档案两者相比较，由于电子档案是存储在计算机或者磁介质中，不会受到磨损，且存储时间较长，而纸质会计档案如果遇到搬迁或者是存儲时间长等，可能会出现磨损或者字迹模糊等情况，所以电子档案本身可以备份，为会计档案的保存提供了可靠的保障。

（4）致力于提升档案管理人员综合素质。在信息化条件下，对会计档案电子化管理人员的要求也越来越高，不仅要掌握管理的一些内容，同时还要掌握计算机的相关知识，只有这样才能更好的从事会计档案电子化管理工作。对于会计档案管理的相关人员，企业应该定期开展培训，结合信息化发展的相关特征，开展会计相关技能和计算机知识的培训，全面提升财务人员的综合水平，最终提升会计档案电子化管理的水平。同时，对于会计档案电子化管理的工作人员，在学习新知识的同时，要结合工作的需要，应用到实际工作中，完成电子档案的管理和备份工作，规避工作中的一些风险问题，提高工作效率。另外，档案电子化管理人员也应该学习一些简单的计算机硬件和软件的维护技能，提高计算机的使用率，提高计算机的安全性能。

4  结语

综上所述，在进入信息时代后，企业应该将会计档案的电子化管理提升日程，并将其作为重要的工作内容之一。企业中全体员工，无论是领导层还是普通员工，都应该有信息化的意识，跟上时代发展的步伐，不断的学习新知识。对于会计档案电子化管理人员而言，更要根据信息化的相关内容，建立完善的会计档案管理系统，不断的提高工作的效率和质量，紧随时代的步伐，为企业的发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1] 梁燕莹.信息化条件下会计档案的电子化管理探讨[J].企业改革与管理，2019（12）：155-156.

[2] 李翠松.试论信息化条件下会计档案电子化管理[J].办公室业务，2019（11）：49-50.

[3] 龙春娥.浅析信息化条件下会计档案的电子化管理——以A公司为例[J].山西农经，2018（19）：96，98.