浅谈基层单位档案安全管理措施

2019-04-07闫广军

科技创新导报 2019年32期

闫广军

摘要：为提高档案安全管理水平，维护档案信息安全，要采取措施提高档案安全管理意识，通过不同途径提高管理人员业务能力和综合素质，依据国家法律法规制定并完善档案管理制度，制定档案安全管理应急预案，做好档案保密工作，严格档案信息化管理方式，提高档案管理和利用水平，充分发挥档案的功能，切实促进基层单位健康发展。

關键词：档案管理安全管理管理措施基层单位

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2019）11（b）-0133-02

档案安全管理是档案工作的重点，保障档案安全是档案管理工作的核心和关键。基层单位运行过程能形成具有重要保存价值的档案，其中的文件、资料和信息有时涉及保密问题，也有可能泄露档案信息甚或造成档案丢失，出现重大安全管理事件。加强并提高基层单位档案安全管理水平，不仅有利于促进国家档案事业发展，也有利于基层单位的长远发展。各单位必须根据实际，以针对性措施有的放矢地维护档案信息安全，提高档案安全管理水平。

1 提高档案安全管理意识与管理人员的业务能力和综合素质

1.1 提高档案安全管理意识

基层单位档案管理部门必须重视安全管理，不仅需要得到领导的重视，更需要全体员工共同负担责任共同参与，全体员工尤其是领导档案安全管理意识决定档案安全管理工作水平。档案管理人员必须与领导沟通交流，说明档案安全管理的重要意义和作用，切实提高全员档案安全管理意识。

基层单位档案管理部门必须不断学习档案安全管理法律法规，在不同场所以不同的方式向全体员工开展档案安全教育活动，使其熟悉档案安全管理的重要性并掌握相关知识和技能，使全体员工达到提高档案安全管理意识的要求和目的，不断增强责任感和使命感，切实重视档案信息安全管理工作，从思想上行动上将档案信息安全放在档案管理工作的首位，切实保证档案信息安全。

1.2 提高档案管理者业务能力和综合素质

基层单位档案管理人员的业务能力与综合素质直接影响档案信息安全管理水平，人是最为关键的首要影响因素。这要求基层单位应切实加强档案安全管理队伍建设，通过管理人员愿意接受的不同的途径和不同的形式开展教育活动，使之掌握档案安全管理措施和基本技能，不断提高其档案安全管理水平。

因档案管理人员缺乏足够的档案安全保密意识和严谨的工作作风，可致档案信息泄露、误删除、丟失等安全问题的出现。因此，档案管理人员应自觉参加单位或上级档案管理部门、档案学（协）会的培训和继续再教育，主动提高自身的学历水平并学习相关前瞻性知识和技能，夯实档案信息安全管理的基础理论和计算机知识和基本技能，以个体带动全体档案管理者和全体员工，提高档案安全管理意识和基本能力，做到科学安全管理档案，确保不发生档案信息泄露和档案丢失的安全事件。

2 制定并完善全档案管理制度和应急预案

2.1 制定并完善档案管理制度

制定并不断完善和切实贯彻档案安全管理制度是保证档案安全管理的关键。基层单根据国家相关法律法规和单位实际制定与档案安全管理有关的档案归档管理制度、档案保密管理制度和档案保管管理制度并严格执行，要有明确的职责责任体系，实行统一领导分级管理，明确每名管理人员的责任，保证各个环节都有责任人，确保档案安全管理工作的有序开展。

2.2 制定档案安全管理应急预案

防灾減灾档案管理规范是档案管理部门为避免突发性灾难事件对档案造成损坏而建立的，特别应对识别技术风险、环境风险、人为风险、管理风险以及包括日常灾难、自然灾难在内的常规风险等平时难以预测的突发事件予以规范，尽管如此仍可能因突发事件对档案带来毀灭性破坏。档案安全管理不能仅仅停留在上述措施上，应本着“预防为主、防治结合”的原则，注重制定与建立档案安全管理应急预案，通过学习并严格贯彻执行应急预案，增强档案管理人员应急意识，在适当的时机适当的场所组织开展档案安全管理应急演练，以便科学从容地应对各种灾难性档案安全突发事件，将损失尽最大力量降到最低程度，切实维护和保障档案信息安全。

3 档案信息保密措施

3.1 做好档案保密工作

档案管理人员身份特殊，知密深，知密多，知密早，肩负着保护档案信息安全的重大责任。这要求档案管理者要有强烈的责任心和职业道德，当其参加各种社会活动时未时刻保持警惕，可能在不知不觉中将一些尚未公开的密级档案信息泄露出去。

有效利用档案信息是密级档案保密的根本目的和出发点。如果长期处于“保而不用”的死档状态，那就失去了档案保密的意义及其存在的社会价值，必须在严格执行保密法规基础上得到合理有序应用，这样才能促进档案事业发展，切实发挥其在促进基层单位健康发展和促进当地经济社会发展中的重要作用。

3.2 档案信息化管理方式

迅猛发展的信息技术加快了档案信息化的进程和步伐，高新技术逐渐在档案信息管理工作中得到广泛应用，数字化档案管理形成的电子档案加重了档案信息安全问题，这要求我们必须严格档案信息化管理方式，提高档案管理和利用水平。

档案管理机构应积极引进并合理应用先进的科学技术，以现有的管理系统和操作，根据不同目的形成档案信息并规范管理，提高档案管理工作质量。在档案信息管理过程中，管理人员应秉持良好的工作态度和职业道德，严格遵守国家相关法律法规，严格执行档案管理系统不同用户操作权限，不违规操作，正确处理好档案保密与利用的关系，切实保障档案的完整性与安全性，提高档案信息化管理程度，大幅度提高档案信息有效利用率，为利用者提供优质服务，满足其不同需求。

为做好档案信息保密工作必须利用软件管理、漏洞检查等先进的科学技术手段保证网络安全，并不断利用新出现的其他先进科学技术，不断完善，确保档案信息安全。档案管理人员必须严格按照计算机操作说明规范操作，进行档案管理的二次审查处理，避免出现人为的工作失误，提高档案信息安全性。

面对电子档案载体的多样化，为保证电子档案信息安全，档案管理人员应采取密码访问控制、系统防火墙等措施;为避免电子档案失去保存价值，要以其他载体备份已有电子档案信息，以便能用适当的软件进行阅读。

要为电子档案信息设定用户权限，保证无全县用户无法打开电子档案信息。在将档案信息发送会给目标对象时，保证文档的状态为可控加密或只读，做到无法被复制转发档案信息，当被第三方打开时也无法阅读、使用。要对电子档案信息进行外部授权和加密处理，保证操作日志的完整性。

进行移出、调阅、销毁保密档案信息操作时，必须严格按照相关规定办理，在相关领导签字批准后严格执行登记审批手续，未经同意前任何人不得调阅密级档案。

综上所述，档案全面科学化安全管理，有利于基层单位规范化标准化科学化档案管理工作的顺利开展，在档案管理人员的努力工作下切实提高档案管理质量，真正发挥档案在基层单位健康长远发展的作用。

参考文献

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