试论财务档案管理工作

戴婧超

摘要：财务档案是各级财务部门在工作中直接形成的具有保存价值的原始记录，是反映和记录单位经济活动情况的历史证据。本文论述了财务档案管理的重要作用，揭示了当前财务档案管理和人才队伍建设中存在的问题，研究提出了一些对策和措施。

关键词：财务档案管理;人才;问题与对策

财务档案是各级财务部门在工作中直接形成的具有保存价值的原始记录，是反映和记录单位经济活动情况的历史证据。近几年，各级体制机制改革迈出了历史性步伐，各方面建设也最得了巨大成绩。单位管理工作必须要与之相适应，财务档案管理作为管理工作的组成部分，必须要有新作为，绝不能成为一块短板。

一、当前财务档案管理存在问题

近年来，各级财务档案管理的正规化水平有了长足提高，普遍设置了财务档案室，安装了防盗和消防系统，使用了档案管理系统软件，指定有专人（兼职）管理，制定了完善的档案管理规章，能够严格落实归档、借阅、移交、销毁等有关要求。但是，各单位之间、各层级之间仍然不同程度存在发展不够平衡的问题。主要表现有：

1.档案归集整理不及时

在一项专项任务完成或一个会计年度结束后，有的没有及时收集、整理、装订应归档的财务资料，财务档案资料分散存放在个人手中，甚至有的财务人员工作调动，岗位轮换时，忽视了手中财务档案资料的移交，有些资料被随意销毁或被个人带走，以致查阅使用历史资料时无处可找，给工作造成被動。

2.档案移交工作不严格

有的单位在年终档案归档或财务人员离开工作岗位时，档案移交随意，无交接手续，无移交清册，造成日后产生问题时，责任无据可查。在单位撤销、合并、分立，办理交接时，重经费资金，轻档案资料。有的被撤销单位，档案资料接收滞后，有的仍存放在被撤销单位，加上办公地点重新规划搬迁，原档案管理人员工作变动，造成有些财务档案无人问津。

3.档案销毁工作不规范

由于现行档案鉴定销毁规章制度不易操作，再加上工作人员对档案销毁制度不熟悉，致使不知道档案应该何时该销，由谁来销。也有的单位担心有些债权债务、基建项目等完成或未完成事宜有反复，怕担责任，怕麻烦，宁可过期保存也不敢销毁，造成财务档案保管期过长，无人来销，无人敢销，过期保存档案越来越多，以致于该归档的档案无处存放。

4.档案管理人才队伍较弱

由于受编制员额等因素限制，各级财务部门都是人少事多，绝大多数单位的财务档案管理工作都采取财务人员兼职的办法来解决。因此，不同程度存在思想上不重视、业务上不懂不会、工作上不得力等现象。

二、加强财务档案管理的建议

1.高度重视制度建设

要想彻底解决当前财务档案管理中存在的问题，必须从建章立制入手。第一，明确财务档案管理密级划分标准。要根据单位级别和档案内容科学确定密级。例如：财务档案中工薪、住房、保险工作档案涉及人员信息，作为一个密级等级;财务档案中各类报表有经费的投向投量信息，作为一个密级等级;大项工程、科研项目预决算，作为一个密级等级;还有大量的经费文件资料可以根据情况定密级，也可以不定密级。第二，出台财务档案管理办法。借鉴各行业档案管理工作中的成功经验，健全完善能够满足信息化条件下财务档案管理的制度、标准和措施，尽快出台财务档案管理办法，对财务档案管理职责权限、管理方式、内容界定、移交销毁、档案信息化管理、检查制度做出明确规范。第三，出台财务档案管理考评细则。根据财务档案管理办法，对财务档案的形成归档、内容界定、移交程序、销毁鉴定、保管方式、设备设施等方面做出具体的、易操作的评价标准，使财务档案管理有法可依，彻底改变目前财务档案日常管理工作缺乏制度约束的问题。

2.切实加大档案管理力度

做好档案管理工作必须坚持高标准严要求。第一，切实加强档案资料的收集整理、立卷、归档、借阅、销毁等管理工作。各级财务部门在年度终了和重大专项工作结束后，要把财务资料的收集整理作为一项重要任务，有布置，有督促，有成果。要严格落实档案资料的鉴定、归档、保管等规定，杜绝任何单位和个人擅自把档案资料据为己有。要严格履行档案借阅、销毁审批手续，杜绝擅自借阅和销毁处理档案。第二，切实重视设备设施的配置和管理。要设立专用财务档案室，杜绝办公室用房与档案室混用，杜绝因无专用档案室造成档案资料分散在个人手里存放。第三，切实加强档案管理工作的督促检查。各级财务部门要将下级财务档案管理作为财务检查考评的重要内容，坚持以查促管，以考促管，及时发现和纠正存在问题，推动财务档案管理正规化水平不断提高。

3.大力加强人才队伍建设

加强和改进财务档案管理工作，关键是档案管理人才队伍要有强烈的责任感和胜任本职的能力。第一，切实把好档案管理人员的入口关。要把有档案管理知识、懂得信息化技能，以及政治过硬、忠于职守、爱档敬业、任劳任怨的人才安排到档案管理岗位上来。第二，加强档案管理人员的技能培训。要定期组织档案管理人员对档案管理、财经知识、保密规定、信息技术等多方面知识的学习培训，提高档案管理的实际能力。第三，着力提高档案管理人员的创新能力。近几年，财务法规、标准变化越来频繁，各项经费标准年年有调整，各种报表内容每年都有更新，而且标准越来越细，项目越来越多，当前传统档案管理手段和方法已不能满足当前财务管理工作的需求。档案管理必须与时俱进，提升管理层次，向信息化程度中要效益。

三、结语

总之，财务档案管理是一个系统化程度非常高的工作，其中还存在很多隐性的问题，加强财务档案管理工作不仅是档案工作的重点，更是单位财务工作公正、公开的有力保障。我们只有深刻把握住财务档案管理工作的特点和存在的不足，潜心研究财务工作当中存在漏洞的预防策略，才能充当好财务工作监督者的角色，为领导决策提供真实、有效的服务。

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