事业单位档案管理信息化建设的问题分析与策略研究

刘招容

摘要：在当前这个新的历史时期，我国经济发展速度与日俱增，与此同时我国的经济体制改革工作也在不断深入。当前的经济大环境可谓各行各业你追我赶、与时俱进，因此，作为事业单位各项工作中一项重点——档案管理工作也势必要跟上时代步伐，积极地进行改革创新。事业单位的工作，与档案息息相关，因此优秀的档案管理工作对于事业单位来说，意义重大。但是，现阶段我国事业单位的档案管理工作还存在较多的问题，很多管理理念和方法缺乏科学的依据，信息技术的应用也非常不足，这个同档案管理重视不足有很大的联系，相关人员意识浅薄，没有正确意识到档案管理的重要意义。本文就国内事业单位的档案管理工作出发，从中发现目前存在的问题和不足，并且有针对性的进行讨论，找到对应的提升策略，以此来提高事业单位的档案管理信息化水平，全面提升档案管理效率。

关键词：事业单位;档案管理;信息化;提升策略

引言

档案管理的工作，不仅仅停留在事业单位，很多大型的机构和单位都会在日常的工作当中涉及到档案管理。不同于其他的企业和公司以盈利为目的，事业单位的原则是服务于国家与人民，事务涉及到社会生活的各个方面，在国家机构中发挥着巨大的作用，因此档案管理的优秀与否，对于我国的社会和经济发展，都会造成不同程度的影响。在影响事业单位发展的各项因素中，档案管理工作的质量已然成为了一个重点，就事业单位而言，档案管理对于其决策制定、人事管理也有着重要的参考价值。因此事业单位也有必要采取一些相关措施进一步优化自身档案管理工作。近些年来，互联网的高速发展，很多优秀的档案管理软件也从众多软件当中脱颖而出，高新技术也不断引入档案管理工作当中，推动档案管理信息化进程加快。

一、我国事业单位档案管理的现状以及存在的问题

（一）事业单位的管理层对档案管理工作相关制度不够重视

根据我国事业单位目前的提拔制度，员工要想达到管理层，是需要通过工作能力和自身努力来提高自己的水平，这样管理层当中的人，他们工作能力、专业素养都很高，但是现阶段，他们都有着相同的认知误区，那就是档案管理工作不重要，对于这项工作和制度没有予以应有的关注，对其也没有进一步了解下去的意愿。这就导致事业单位中的档案管理工作并没有做的充分到位。除此以外，事业单位的考核往往侧重于理论知识和学识学历，他们认为，拥有丰富知识和学历的人，便能够在实践中充分利用所掌握的知识，以此来实现高效的工作，因此单位的领导人，往往只重视人才的引进与培养工作，而档案管理工作则交给其他的人负责。这种想法和做法实际上是存在很大问题的，档案管理工作不仅仅在事业单位本身具有重要意义，同時与国家和人民的利益息息相关，这也就意味着档案管理工作需要得到应有的重视。

（二）事业单位的档案管理信息化建设缺乏统一性

现阶段，很多事业单位在管理活动当中都不同程度上引进了一定的信息化技术，涉及到很多的软件。但是，还存在的问题是，这些软件缺乏统一的标准，并且不同软件之间存在着隔阂，难以有效整合。这对档案管理这种复杂的工作而言，更是为其信息化进程造成了不小的阻碍。

二、优化事业单位档案管理信息化建设工作的策略分析

（一）加强对档案管理工作人员的培训

首先，针对上文所述的第一个问题，那就是事业单位的管理层没有对档案管理予以足够的重视，事业单位需要组织定期地、专业化的培养，丰富相关人员的专业知识，拓展信息化方面的知识与技能，促进信息化进程。目前，有很多档案管理人员，他们无法与时俱进，依靠老旧的知识理论重复着低效、没有意义的工作，无法及时更新自己的知识水平，运用传统的、简单的电脑知识来进行管理工作，实际上还是依靠人工来进行信息化的处理，而信息化迟迟无法实现。这种人工为主的处理方式，往往会受到人工因素的影响，导致其中出现问题，同时也存在着效率低下等问题。信息化管理有着效率高、错误率低等优点，要远远胜于传统的人工为主的档案管理办法。因此，事业单位需要通过培训的方式，引导员工认识到信息化管理的优势，组织培训活动保证相关的员工掌握先进的知识和技能，为档案管理实现信息化奠定扎实的基础。

（二）提升档案管理的信息化水平

单位的领导人需要定期关注档案管理状况，发现其中的不足之处，有计划地要求相关部门和人员进行改正，同时督促引进先进的信息化技术保证单位的档案管理效率，对所需的设备定期进行检测和更新。对于相关人员，也需要了解他们对于目前工作的认识，对涉及的知识和技能进行考察，保证档案能够时刻保持独立、安全和完整。

（三）尽快完善档案管理的相关制度

事业单位根据自身的实际情况，有针对性地建立适合本单位的档案管理制度，通过该制度来有效引导档案管理人员的行为，指导他们的工作，同时在这个制度当中加入科学的考核指标，来激发管理人员的工作热情，提高工作效率。人事管理人员需通过对应的指标，定期对档案管理人员进行考核，以此作为依据进行职位调整，职称评定等过程，保证他们能够以最好的状态来对待工作，保证档案管理的信息化进程得到工作人员和领导层双重保障，以此平稳发展。

（四）充分结合传统的档案管理与信息化管理

档案管理工作的信息化构建与完善不是一蹴而就，而且特别是那些大型的事业单位，他们所涉及的人和事务都很多，因此档案管理事务繁杂，难以在短时间内做出巨大的调整，信息化的需求也无法在很短的时间内得到有效满足。因此，不同的事业单位可以根据自身的实际情况，来进行信息化建设，在传统管理办法的基础之上，分步、分点来进行调整，有计划地实施信息化管理改革。与此同时，档案管理的主体是从事该工作的员工，因此也需要着重关注这些人的专业素养，更新他们的工作观念，以此来探讨出适合自身状况的管理办法，促进信息化建设。

（五）更加重视档案管理的信息化建设

事业单位的领导层需要从思想和行动上，都要对档案管理的信息化建设予以高度的关注，要认识到档案管理对于单位、国家和人民的重要意义，重视档案的保密性、安全性。要求档案室的选择要处在相对安静且安全的地方，对门窗进行加固，保证平时不受到外人的侵扰;档案管理办公室周围的消防设施需要设置完备，定期检查，保证档案的安全;工作人员进入档案室时，需要经过相关人员的审批，对自己进入的目的和事项进行登记和说明。

结语

伴随着时代的发展，信息化进程加快，事业单位的档案管理工作也要与时俱进，加入到信息化的进程当中。档案管理工作不仅仅与档案管理人员相关，开发和利用事业单位的档案资源，对于事业单位的决策制定、人才培养等方面都有着重大的意义，如果想要真正落实改革工作，将档案管理的效果真正发挥出来，不仅要在制度层面进一步予以优化与落实，还必须切实推进档案管理的信息化进程，只有这样才能促进单位不断完善，为人民提供优质的服务，推动社会发展。

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