企业档案管理工作的新思路探索

吕姗姗

摘 要：档案管理工作作为一项基础性工作，其质量的高低不仅反映了档案服务水平，也反映了一个企业的发展风貌，因此，规范档案管理工作、提升档案管理工作的质量是各行各业需要充分重视的问题，不应该被忽视。本文主要强调了企业档案管理工作的必要性，从安全、信息化建设、意识、人员素质等方面分析了档案管理工作存在的问题，并根据这些问题提出了相应的改善措施。

关键词：企业;档案管理工作;新思路

近年来，各大企业的信息化意识已逐步增强。与过去很长一段时间相比，各大企业已逐步重视起企业档案管理工作，并投入更多的资金、人力与技术，对档案管理系统加以建设。但是，在档案管理系统的建设过程中，问题层出不穷，需要各大企业树立长远目光，做到统筹兼顾，从源头上解决问题。

一、加强企业档案管理工作的必要性

企业档案是详细、准确地记录企业各项活动的信息资源，是重要的企业文化，对企业经济有着良好的促进作用，有利于实现企业的可持续发展。加强企业档案管理工作极具必要性，具体分析如下：首先，企业档案的主要内容为大事记、组织沿革等，能够清晰地反映企业的发展历史，通常以手稿、录像的形式呈现，几乎不会存在随意篡改的可能性，因此，企业档案可成为企业管理者进行科学决策与管理的重要依据;其次，企业档案不仅记录着企业的发展轨迹，同时还监督着企业的各项经营活动，对企业行为有着约束作用，能够从根本上改善企业的管理状况，以促进企业自身的长效发展;与此同时，21世纪是知识信息时代，各类信息都潜藏着巨大的经济价值，而企业档案则是至关重要的信息资源，只要得到了合理的开发与利用，则能够为企业创造良好的经济效益;此外，加强企业档案的管理工作为企业的创新与发展提供了新的可能性，其原因在于档案管理工作是对企业运营过程中产生的重要文件进行汇总、分类整理、立卷，也是对企业成功经验以及失败教训的有效总结，在此过程中，企业的管理模式会得以优化，管理手段也会实现创新。

二、企业档案管理工作现状与问题

（一）缺乏档案管理意识

就当前而言，部分企业普遍缺乏档案管理意识，主要体现为三大方面：一方面，对企业档案的认识出现错误。无论是管理阶层，还是底层员工，都简单地将企业档案定义为人事档案，认为企业档案管理工作就是人事工作，却不知企业档案几乎囊括了所有的企业历史行为，是企业重要的决策依据。另一方面，没有意识到企业档案管理工作的重要性。一些企业将盈利作为唯一的目的，不愿意招纳专业的档案管理工作人员，甚至为了短期利益而盲目地将档案管理资金挪为它用，这是最为错误的做法。此外，为了应付国家相关部门的检查，部分企业存在“重管轻用”、“重形式轻内容”的档案管理行为，它们虽然做到了妥善保管纸质档案，却没有将纸质档案及时转化为电子档案，也没有将档案信息进行合理的分类、整理、编号，这严重阻碍了企业内部的资源共享。一定程度而言，这些错误的档案管理行为使得大量的档案信息被闲置，造成了严重的信息资源浪费。

（二）档案管理人员力量薄弱

大部分企业并没有专门招聘或培育档案管理人员，而是随意地将退休的转岗人员或后勤人员调至档案管理岗位，表面看来，这样可以有效地缓解企业的资金紧张问题和下岗员工再就业问题，但实质而言，这样的做法通常会带来极大的负面影响，具体分析如下：一方面，现有的档案管理人员多为半退休的中老年人，他们学习新事物的能力相对较弱，难以在短时间内吸收一些新型的档案管理技术，这将严重阻碍档案管理工作的顺利开展;另一方面，现有的档案管理人员调动频繁，企业难以对档案管理人员进行集中培训，这使得档案管理人员的档案管理水平参差不齐，企业始终无法形成相对成熟的档案管理模式;与此同时，现有的档案管理人员大多已经拥有职业倦怠情绪，加之档案管理工作相对枯燥、无味，他们的工作热情很难重新燃起。

（三）信息化建设薄弱

目前，由于企业资金投入不足，企业沿用的依然是人工与纸质管理相结合的档案管理模式，这样的管理模式缺乏计算机信息技术做支撑，存在着诸多弊端，譬如数据流失、档案破损、档案编号索引混乱、档案利用率低等。大多数企业都存在信息化建设薄弱的问题，其主要原因多为资金投入不足，使得企业无法吸纳档案管理专业人才，也无法引进先进的档案管理技术及设备。一定程度而言，合理地加大资金投入是加强档案管理信息化建设的关键所在，也是促进企业现代化发展的关键所在。

（四）档案管理缺乏安全保障

一方面，受多方面因素的制约，大部分企业都难以形成完善的档案管理制度，没有制度做支撑的档案管理工作缺乏一定的规范性、方向性，加之档案管理人员的责任意识较为薄弱，由此造成了严重的安全隐患，影响了企业的决策安全。另一方面，档案管理人员多为后勤转岗人员，他们普遍缺乏档案管理意识、网络安全意识，即使初步接触了如何制作、管理电子档案，也很难有效地防御各类网络陷阱。上文中已经提及，企业档案是企业发展的历史轨迹，记录着企业的各项经营活动，一旦被不法分子非法运用，将严重危害企业的切身利益，甚至扰乱社会的正常秩序。由此可見，企业档案管理的安全防御工作不容懈怠。

三、企业档案管理工作的新思路与优化措施

（一）加强对企业档案管理的重视程度

无论是从企业的决策出发，还是从企业的管理出发，企业档案管理工作都极具必要性，因此，企业的领导层应加强自身对企业档案管理工作的重视程度，从人力、物力、财力等各个方面扶持公司的档案管理工作，以带动全体员工共同认识到企业档案管理工作的重要性。在此大背景下，企业还需作出如下努力：第一，重新开辟档案管理人员的招聘渠道，不再将招聘渠道局限于公司内部，而应该面向全社会进行公开招聘。第二，专门设立独立的档案管理部门，力图公司的每一个部门都做到各司其职，以改变长期以来的档案管理混乱局面。第三，适当地提升档案管理人员的工资水平，完善档案管理人员的福利制度，以吸纳专业素养过硬的社会人才，为企业的档案管理部门注入新鲜血液。第四，加强与国内外优秀企业的合作，积极引进一些先进的档案管理技术、人才与设备，对传统、陈旧的档案管理技术及设备进行及时更新。

（二）对档案管理人员的专业性进行提升

上文中已经提到，档案管理人员的专业素质不高是较为突出的问题，需要得到及时解决。一方面，企业可以从源头上解决该问题，即彻底地摒弃后勤人员转岗再就业的现象，重新招纳新的档案管理人员，且必须是档案管理相关专业出身。另一方面，定期组织高质量、严要求的培训，对已有的档案管理人员进行集中培训、检测，每一位档案管理人员都必须掌握整理、归档、入库、上架等基本的档案管理流程，对不合格的档案管理人员进行二次培训和辅导，对合格的档案管理人员进行物质和精神奖励。与此同时，为本公司的档案管理人员提供更多的学习机会，定期派送他们去一些优秀公司进行实地学习，并积极引进先进的档案管理技术，与本公司的档案管理实际相结合。此外，加强档案管理人员的德育教育，提升他们的服务意识、创新意识、责任意识等职业素养，让他们充分地意识到企业档案管理工作是一项重要、光荣的任务，对企业的进步与发展发挥着至关重要的作用。

（三）增强企业档案管理的安全性

如若企业档案管理缺乏安全保障，则会对整个企业的稳定发展造成威胁。因此，各个企业都需要从意识和能力两个层面出发，切实地增强企业档案管理的安全性，具体分析如下：第一，增强档案管理人员的安全意识。一方面，企业需要构建完善的档案保密制度，约束、监督档案管理人员的一言一行，对违规者进行严厉惩处;另一方面，企业可以定期召开宣讲会，帮助他们潜移默化地强化自我的安全意识、责任意识。第二，提高档案管理人员对网络陷阱的辨别能力、抵御能力。一方面，定期向档案管理人员普及网络安全知识，并进行严格考察，对不过关者进行批评、指正;另一方面，向档案管理人员介绍一些先进的档案管理设备及计算机技术，并让他们进行实战操作，引导他们在实战操作中发现错误、改正错误、实现进步。

（四）运用集成化信息管理体系

传统的纸质档案存在诸多弊端，如纸张受损、字迹模糊、修改困难、查找缓慢等，这些弊端都会严重阻碍企业的高效发展。为改变此现状，企业需要努力构建成熟、健康、稳定的集成化信息管理体系，实现电子版档案储存与调用。在此大背景下，企业才能更加快速地完成档案录入与输出工作。一定程度而言，完善的信息管理体系需要具备以下几方面内容：第一，有序的档案管理系统;第二，配套的后期维修系统;第三，资源丰富的档案数据库;第四，正常运行的资源共享中心。在构建集成化信息管理体系的前期，企业需要適当地加大资金投入，以引进一些专业人才、新进技术与设备;在构建集成化信息管理体系的中后期，体系已经基本成熟，企业可以灵活地对其进行运用，并不断完善，以充分挖掘档案信息资源的经济价值。值得注意的是，企业还需要制定一些科学、合理的规章制度，以约束档案管理人员的工作行为，辅助集成化信息管理体系发挥出更大的价值。

四、结语

档案管理工作看似简单，实则繁杂，是一个庞大的工程，需要档案管理人员投入更多的热情、时间与精力，也需要企业投入更多的资金、技术支持。在开展档案管理工作的过程中，档案管理人员还需要挣脱传统束缚，积极运用创新手段，以更加高效地管理、运用企业档案，从而促进企业的现代化发展。

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